Forderungsmanagement: vom Auftrag zum Geld auf dem Konto

Der Auftrag ist unterschrieben. Der Umsatz steht im System. Die Provision ist gerechnet. Und dann liegt die Rechnung 68 Tage offen, und du finanzierst still und leise das Umlaufvermögen deines Kunden.

Hier ist der Satz, den kein Ratgeber zum Thema ausspricht: Ein Verkäufer, dessen Kunde nicht zahlt, hat keinen Umsatz gemacht. Er hat ein Darlehen vergeben. Ohne Zinsen, ohne Sicherheit, ohne vereinbarte Laufzeit. Der Auftrag ist erst gewonnen, wenn das Geld auf dem Konto ist.

Deshalb ist Forderungsmanagement keine Aufgabe der Buchhaltung. Forderungsmanagement ist der letzte Meter deines Vertriebsprozesses — und der einzige, an dem entschieden wird, ob aus Leistung Liquidität wird.

Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement ist die Summe aller Maßnahmen, mit denen aus einer erbrachten Leistung zuverlässig und pünktlich Geld wird: Bonitätsprüfung vor dem Auftrag, Zahlungsbedingungen im Vertrag, laufende Überwachung der offenen Posten, ein festes Mahnwesen bei Zahlungsverzug und die Entscheidung, was mit einer Forderung passiert, die trotzdem nicht bezahlt wird. Im Rechnungswesen läuft derselbe Vorgang unter Debitorenmanagement — gemeint ist dasselbe: die Steuerung deiner Kundenforderungen.

Der Unterschied zwischen einem Betrieb mit Forderungsmanagement und einem ohne ist nicht die Software. Es ist die Antwort auf zwei Fragen: Wer ist zuständig, und ab welchem Tag? Wo sie fehlt, mahnt am Ende der Chef — unregelmäßig, emotional und immer zu spät.

Die drei Stufen — und die eine, die alle überspringen

Forderungsmanagement zerfällt in drei Stufen, die zeitlich klar getrennt sind:

• Vorbeugend, vor dem Auftrag. Bonität prüfen, Zahlungsziel festlegen, Anzahlung vereinbaren, Sicherheiten benennen. Hier kostet dich eine Entscheidung fünf Minuten und spart dir vier Monate.
• Begleitend, nach der Rechnung. Rechnung sofort stellen, offene Posten wöchentlich prüfen, bei Überfälligkeit am nächsten Werktag reagieren. Reine Ablaufdisziplin.
• Eintreibend, nach der letzten Mahnung. Mahnverfahren, Inkasso, Anwalt oder Abschreiben. Teuer, langsam, unangenehm — und in den meisten Betrieben die einzige Stufe, die überhaupt existiert.

Die vorbeugende Stufe ist die, die fast jeder überspringt — obwohl sie den größten Hebel hat und am wenigsten kostet. Danach wird jede Stufe teurer: Eine Rechnung, die 90 Tage offen ist, holst du nur noch mit Aufwand herein. Eine, deren Zahlungsziel du vorher verhandelt hast, wird meistens einfach bezahlt.

Vor dem Auftrag: die Stufe mit dem größten Hebel

Jeder Euro, den du später eintreiben musst, ist ein Euro, den du vorher nicht abgesichert hast. Vorbeugendes Forderungsmanagement besteht aus vier Punkten, und alle vier gehören in dein Angebot, nicht in dein Mahnwesen.

Bonität prüfen, bevor du lieferst

Du prüfst jeden neuen Lieferanten. Prüf auch jeden neuen Kunden, bei dem du in Vorleistung gehst. Nicht bei 400 Euro — aber ab einem Auftragsvolumen, dessen Ausfall dir wehtut.

Was du brauchst: eine Wirtschaftsauskunft bei größeren Aufträgen, den Blick in die veröffentlichten Zahlen im Unternehmensregister, das Handelsregister für Rechtsform und Vertretungsbefugnis. Bei Kapitalgesellschaften liest du in fünf Minuten aus dem Jahresabschluss ab, wie dick das Polster ist — die Eigenkapitalquote sagt dir mehr über die Zahlungsfähigkeit deines Kunden als jedes Bauchgefühl — welche Werte als dünn gelten und was eine Bank daraus liest, steht dort; die Grundlagen dazu im Beitrag zum Eigenkapital.

Und der billigste Bonitätscheck überhaupt: das eigene Konto. Wie hat dieser Kunde die letzten drei Rechnungen bezahlt? Wer zweimal 20 Tage zu spät war, wird beim dritten Mal nicht schneller.

Das Zahlungsziel ist ein Verhandlungsgegenstand

Hier liegt der Fehler, der Millionen kostet: Verkäufer verhandeln den Preis und verschenken die Kondition. Der Kunde drückt drei Prozent Rabatt heraus, und im selben Atemzug schreibt jemand „60 Tage netto" ins Angebot, weil er das immer so macht. Das Zahlungsziel ist kein Formfeld, es ist Teil des Preises.

Rechne einmal nach: 60 Tage statt 30 Tage bei einem Jahresumsatz von 3,6 Millionen Euro bedeuten rund 300.000 Euro mehr Kapital, das dauerhaft in Forderungen gebunden ist. Das ist Geld, das du dir bei der Bank leihst, damit dein Kunde besser dasteht.

Behandle das Zahlungsziel deshalb wie jede andere Kondition: Es ist verhandelbar — gegen etwas. Längeres Ziel gegen höheren Preis. Kürzeres Ziel gegen Skonto. Wer beides will, bekommt eines. Das ist dieselbe Logik wie in jeder Preisverhandlung, nur dass die meisten Verkäufer sie an dieser Stelle nie anwenden.

Anzahlung und Teilzahlung bei größeren Aufträgen

Ab einer bestimmten Auftragsgröße ist eine Anzahlung keine Unhöflichkeit, sondern Standard. Ein Drittel bei Auftragserteilung, ein Drittel bei Baubeginn oder Materiallieferung, der Rest nach Abnahme — im Handwerk und im Anlagenbau erwartet das jeder professionelle Einkäufer.

Der Nebeneffekt ist wichtiger als das Geld: Wer angezahlt hat, springt nicht ab. Und wer eine Anzahlung verweigert, obwohl sie üblich ist, hat dir gerade kostenlos etwas über seine Liquidität verraten. Bei langlaufenden Projekten gilt dasselbe in kleineren Schritten: Abschlagszahlungen nach Meilensteinen, jeweils mit eigenem Zahlungsziel. Ein Projekt, das sechs Monate läuft und einmal am Ende abgerechnet wird, ist eine sechsmonatige Kreditvergabe.

Bleibt der Eigentumsvorbehalt: Bei Warenlieferungen bleibt die Sache bis zur vollständigen Bezahlung dein Eigentum, wenn das vereinbart ist — die gesetzliche Grundlage steht in § 449 BGB. Nimm die Klausel in deine Bedingungen auf und lass die Formulierung von einem Anwalt prüfen. Das ist eine Rechtsfrage, keine Vertriebsfrage.

Zahlungsbedingungen als Vertriebsinstrument

Zahlungsbedingungen sind der am meisten unterschätzte Hebel im ganzen Vertrieb und das schärfste Werkzeug im vorbeugenden Forderungsmanagement. Sie kosten dich nichts in der Produktion, sie sind sofort änderbar, und sie steuern das Verhalten deiner Kunden direkter als jede Rabattstaffel. Drei Stellschrauben hast du: Zahlungsziel, Skonto, Ratenzahlung.

Formuliere sie eindeutig auf jeder Rechnung und in jedem Angebot. „Zahlbar sofort ohne Abzug" ist keine Bedingung, das ist eine Hoffnung. „Zahlbar bis 16.09.2026 ohne Abzug, bei Zahlung bis 06.09.2026 zwei Prozent Skonto" ist eine Bedingung — mit Datum statt Frist. Ein Datum kann niemand falsch rechnen.

Skonto berechnen: was zwei Prozent wirklich kosten

Skonto ist teuer. Das weiß jeder, aber kaum jemand hat es einmal durchgerechnet. Also los, an einem Beispiel:

Du stellst eine Rechnung über 10.000 Euro, Zahlungsbedingungen „zehn Tage zwei Prozent Skonto, 30 Tage netto". Zahlt der Kunde am zehnten Tag, überweist er 9.800 Euro. Zahlt er am 30. Tag, überweist er 10.000 Euro. Er zahlt also 200 Euro dafür, dass er 20 Tage länger über 9.800 Euro verfügen darf.

200 Euro auf 9.800 Euro sind 2,04 Prozent — für 20 Tage. Ein Jahr hat 18 solche Zeiträume von 20 Tagen. 2,04 Prozent × 18 ergeben rund 36,7 Prozent effektiv pro Jahr. Die überschlägige Formel dafür lautet: Skontosatz geteilt durch die Differenz der Tage, mal 360. Also 2 ÷ 20 × 360 = 36 Prozent.

Diese Zahl hat zwei Lesarten, und du brauchst beide.

Aus Sicht des Verkäufers: Skonto ist der teuerste Rabatt in deinem Katalog. Zwei Prozent auf jede Rechnung sind zwei Prozent von der Marge, nicht vom Umsatz — bei einer Umsatzrendite von fünf Prozent gibst du 40 Prozent deines Gewinns her. Gib Skonto also nicht flächendeckend, sondern gezielt: dort, wo du die Liquidität wirklich brauchst, oder gegen ein deutlich kürzeres Zahlungsziel.

Aus Sicht des Einkäufers — und du bist auch Einkäufer: Skonto ziehen ist fast immer richtig, selbst auf Kredit. Wenn dein Kontokorrentkredit dich beispielhaft 10 Prozent pro Jahr kostet und der Skontoabzug 36 Prozent wert ist, dann zieh das Skonto und finanziere es über die Linie. Das ist eine der wenigen Rechnungen im Unternehmen, die immer in dieselbe Richtung ausgeht.

Ratenzahlung ist die dritte Stellschraube und die riskanteste. Sie ist ein Werkzeug für einen einzigen Fall: Der Kunde will zahlen, kann aber gerade nicht. Dann ist ein schriftlicher Ratenplan mit festen Terminen besser als eine Forderung, die stillsteht. Zwei Regeln dazu: die erste Rate sofort, und der Plan gilt nur schriftlich.

Der Mahnprozess: ein Ablauf mit Terminen

Ein Mahnwesen, das von der Stimmung abhängt, ist keins. Hier wird aus Forderungsmanagement ein Ablauf: Die folgenden Termine sind ein Vorschlag für einen mittelständischen B2B-Betrieb — die Tage kannst du anpassen, die Struktur nicht. Entscheidend ist, dass sie ohne Rückfrage laufen.

Tag 0: Die Rechnung geht raus, am Tag der Leistung

Der häufigste Grund für lange Zahlungsdauern ist nicht der Kunde, sondern die eigene Rechnungsstellung. Wer am Monatsende sammelt, verschenkt zwei Wochen. Also: Rechnung am Tag der Lieferung, digital, mit korrekter Bestellnummer, korrektem Ansprechpartner und dem Zahlungsdatum als Datum. Jede Rückfrage aus der Kreditorenbuchhaltung des Kunden kostet dich fünf Tage.

Tag 1 nach Fälligkeit: die Zahlungserinnerung

Keine Mahnung, kein Vorwurf, keine Gebühr. Eine kurze, freundliche E-Mail mit Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und der Bitte um Prüfung. Das erledigt der Innendienst automatisiert aus dem System. Oft war es tatsächlich ein Versehen, und die Sache ist nach zwei Tagen vom Tisch.

Tag 10: die erste Mahnung

Jetzt ändert sich der Ton: schriftlich, klar als Mahnung bezeichnet, mit konkretem neuem Zahlungsdatum und Hinweis auf Verzug. Und mit einem Anruf. Der Anruf ist der wirksamste Teil des ganzen Mahnwesens: Er klärt in drei Minuten, ob eine Reklamation im Hintergrund liegt, ob die Rechnung falsch adressiert war oder ob der Kunde nicht zahlen kann. Diese drei Fälle brauchen drei völlig verschiedene Antworten — ein Serienbrief liefert keine davon.

Tag 20: die letzte Mahnung mit Frist

Eine Mahnung, die als letzte bezeichnet wird, muss auch die letzte sein. Sie enthält ein Zahlungsdatum, meist sieben Tage, den Hinweis auf Verzugszinsen und die Ankündigung des nächsten Schritts. Wer danach eine vierte schickt, hat sich selbst entwertet: Der Kunde weiß dann, dass er den Zahltermin bei dir frei wählen kann.

Tag 30: die Entscheidung

Nach Ablauf der Frist wird entschieden, nicht wieder gemahnt. Vier Wege stehen offen — dazu unten mehr. Wichtig ist: Es entscheidet jemand, an einem festen Tag, nach einer festen Regel.

Wer das im Betrieb macht

Die Stufen eins bis drei laufen ohne dich: Buchhaltung oder Innendienst, aus dem System, nach Kalender. Ab Stufe vier gehört die Sache dem, der die Kundenbeziehung hält — Vertriebsleiter oder Verkäufer, nicht die Buchhaltung. Denn ab hier geht es nicht mehr um Geld, sondern um die Frage, was mit diesem Kunden weiter passiert.

Zwei Dinge musst du festlegen, sonst funktioniert die Kette nicht: eine Liefersperre ab der letzten Mahnung, automatisch, ohne Diskussion. Und die Regel, dass ein offener Posten über der letzten Mahnstufe kein neues Angebot bekommt. Wer weiterliefert, während er mahnt, mahnt nicht — der verhandelt.

Der Ton ist der eigentliche Trick

Jetzt zum Teil, den keiner aufschreibt — und der über den Erfolg deines Forderungsmanagements mehr entscheidet als jede Software. Wer freundlich mahnt, verliert Geld. Wer aggressiv mahnt, verliert den Kunden. Beides ist ein schlechter Tausch, und beides passiert, weil die meisten nur diese zwei Möglichkeiten kennen.

Die freundliche Mahnung klingt nach Entschuldigung dafür, dass man überhaupt fragt — übersetzt: Wir sind uns selbst nicht sicher, ob wir das Geld verlangen dürfen. Die aggressive Variante klingt nach Drohung und erzeugt Trotz. Bei einem Kunden, der zahlen will, aber gerade nicht kann, ruiniert sie eine Beziehung, die zehn Jahre gehalten hat.

Es gibt eine dritte Variante: sachlich, terminiert, ohne Entschuldigung. Das ist exakt dieselbe Haltung wie in der Einwandbehandlung — du nimmst die Aussage des anderen ernst und bleibst trotzdem bei deiner Forderung. Drei Regeln:

• Keine Entschuldigung. Du hast geliefert. Du willst kein Almosen, du willst den vereinbarten Preis.
• Ein Datum, kein Zeitraum. „In den nächsten Tagen" ist kein Termin. „Bis Freitag, 12. September, 12 Uhr" ist einer.
• Immer eine Frage am Ende. Eine Mahnung, die nur feststellt, bekommt keine Antwort. Eine, die fragt, bekommt eine.

So klingt ein Anruf auf der zweiten Stufe:

„Herr Berger, unsere Rechnung 4711 über 8.400 Euro war am 2. September fällig, das Geld ist bis heute nicht eingegangen. Ich gehe davon aus, dass etwas dazwischengekommen ist. Liegt ein Problem mit der Lieferung vor, oder ist es eine Frage des Zeitpunkts? Wenn es der Zeitpunkt ist: An welchem Tag geht die Zahlung raus?"

Vier Sätze, und sie leisten vier Dinge: Sie stellen den Sachverhalt fest, sie unterstellen nichts, sie trennen Reklamation von Zahlungsunfähigkeit, und sie enden mit einer Frage, auf die es nur eine konkrete Antwort gibt. Kommt ein Datum, wiederhol es und bestätige es schriftlich. Kommt kein Datum, hast du deine Antwort auch. Und ruf selbst an, nicht die Aushilfe: Wenn ein Geschäftsführer anruft, wird zurückgerufen.

Nach der letzten Mahnung: vier Wege

Nach Fristablauf stehen vier Optionen offen. Die Entscheidung hängt an drei Größen: der Höhe der Forderung, der Frage, ob der Anspruch bestritten wird, und dem Wert der Kundenbeziehung.

• Gerichtliches Mahnverfahren. Der schnelle, günstige Weg bei unbestrittenen Forderungen. Der Antrag auf einen Mahnbescheid läuft über das zuständige Mahngericht; die Grundlage ist § 688 ZPO. Widerspricht der Kunde nicht, bekommst du einen Vollstreckungsbescheid. Widerspricht er, geht die Sache ins normale Verfahren — dann brauchst du ohnehin einen Anwalt.
• Inkasso. Sinnvoll bei vielen kleineren Forderungen und wenn du intern keine Kapazität hast. Kostet einen Teil der Forderung und gibt die Beziehung zum Kunden praktisch auf.
• Anwalt. Der Weg bei großen oder bestrittenen Forderungen und immer dann, wenn Fristen laufen.
• Abschreiben. Auch das ist eine Entscheidung, keine Niederlage. Wenn die Beitreibung mehr kostet als die Forderung wert ist, buch sie aus und zieh die Konsequenz: Dieser Kunde liefert nie wieder auf Rechnung.

Der rechtliche Rahmen, knapp

Drei Paragrafen zur Einordnung — kein Rechtsrat. Für die Bewertung deines Falls fragst du einen Anwalt, nicht einen Blogartikel.

Wann Verzug eintritt. Die Voraussetzungen stehen in § 286 BGB: grundsätzlich durch Mahnung nach Fälligkeit, ohne Mahnung unter anderem dann, wenn für die Leistung ein Kalendertag bestimmt ist. Für Entgeltforderungen greift zusätzlich eine 30-Tage-Regel nach Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis. Praktische Folge: Ein konkretes Zahlungsdatum auf der Rechnung ist mehr als Kosmetik.

Was Verzug kostet. § 288 BGB regelt die Verzugszinsen — fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmern neun Prozentpunkte. Und Absatz 5 gibt dir bei Geschäftskunden eine Pauschale von 40 Euro je Fall, zusätzlich zu den Zinsen. Der Betrag ist klein, das Signal nicht: Wer sie konsequent geltend macht, gilt schnell als Lieferant, bei dem man den Zahlungstermin einhält.

Wie lange du Zeit hast. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Der Beginn ist der Punkt, an dem es teuer wird: Die Frist läuft nach § 199 BGB grundsätzlich erst ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Das heißt in der Praxis: Rechnungen aus einem Jahr verjähren gesammelt zum Silvester drei Jahre später. Setz dir dafür einen Termin im November — nicht im Dezember.

Die Kennzahlen im Forderungsmanagement

Ohne Zahl keine Steuerung. Für dein Forderungsmanagement genügen drei Kennzahlen, und du brauchst dafür keine neue Software, nur die Liste der offenen Posten. Sie gehören in deinen monatlichen Zahlenblick neben die anderen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.

Debitorenlaufzeit (DSO)

Die Debitorenlaufzeit sagt dir, wie viele Tage im Schnitt zwischen Rechnung und Zahlungseingang liegen. Formel: Forderungsbestand geteilt durch Jahresumsatz, mal 365.

Beispielrechnung: Bei einem Bruttojahresumsatz von 3.600.000 Euro und einem durchschnittlichen Forderungsbestand von 480.000 Euro sind das 480.000 ÷ 3.600.000 × 365 = 49 Tage. Liegt dein vereinbartes Zahlungsziel bei 30 Tagen, verschenkst du 19 Tage. Jeder Tag Laufzeit bindet in diesem Beispiel knapp 10.000 Euro — zehn Tage weniger Debitorenlaufzeit sind rund 100.000 Euro Liquidität, einmalig, aber sofort.

Überfälligkeitsquote

Der Anteil der überfälligen Forderungen an allen offenen Forderungen. Liegen von 480.000 Euro offener Posten 96.000 Euro über der Fälligkeit, ist die Quote 20 Prozent. Diese Zahl schaust du wöchentlich an, gestaffelt nach Altersklassen: 1 bis 30 Tage, 31 bis 60, über 60. Die Verteilung sagt dir mehr als der Gesamtwert, weil sie zeigt, ob dein Mahnwesen wirkt oder nur läuft.

Forderungsausfallquote

Die tatsächlich ausgefallenen Forderungen im Verhältnis zum Umsatz. 18.000 Euro Ausfall bei 3.600.000 Euro Umsatz sind 0,5 Prozent. Das klingt harmlos, entspricht bei fünf Prozent Umsatzrendite aber zehn Prozent deines Jahresgewinns — und der Umsatz, mit dem du den Ausfall ausgleichen musst, ist zwanzigmal so hoch wie der Ausfall selbst.

Die Forderungen sind eine der drei Stellschrauben im Working Capital — neben Vorräten und Verbindlichkeiten. Wer sie um zehn Tage verkürzt, hebt einmalig Geld, das vorher im Umlaufvermögen festhing, und verbessert damit direkt den Cashflow. Alle weiteren Hebel in derselben Richtung stehen in der Übersicht zum Thema Liquidität verbessern. Und wie das Forderungsmanagement in die Gesamtsteuerung deines Unternehmens eingeordnet wird, zeigt der Leitfaden zum Controlling.

Wann Factoring sinnvoll ist

Factoring heißt: Du verkaufst deine Forderungen und bekommst den Großteil des Betrags sofort. Beim echten Factoring übernimmt der Käufer auch das Ausfallrisiko und oft das komplette Mahnwesen. Das kostet eine Gebühr — und die ist der Grund, warum Factoring kein Allheilmittel ist. Sinnvoll ist es in drei Lagen: bei starkem Wachstum, wenn der Umsatz schneller steigt als die Liquidität nachkommt; bei langen, branchenübliche Zahlungszielen, die du nicht verhandeln kannst; und wenn dein Forderungsmanagement strukturell nicht existiert und du es auch nicht aufbauen willst. Nicht sinnvoll ist es als Reparatur für schlechte Margen — wer zwei Prozent Rendite fährt, kann keine Factoringgebühr tragen. Die Details zu Ablauf, Arten und Kosten stehen im Beitrag zum Factoring.

Forderungen sind ein Klumpenrisiko

Ein Punkt, den fast jedes Forderungsmanagement übersieht: Wenn 40 Prozent deines Umsatzes von einem Kunden kommen, dann sind 40 Prozent deiner Forderungen ein einziges Risiko. Fällt dieser Kunde aus, fällt nicht nur der Umsatz weg — dir fehlt gleichzeitig das Geld für Löhne und Lieferanten, das du längst eingeplant hattest.

Deshalb gehört in dein Forderungsmanagement eine zweite Sicht auf dieselbe Liste: nicht nur „Wie alt sind meine offenen Posten?", sondern „Wie verteilen sie sich auf Kunden?". Ein Limit pro Kunde, im Quartal überprüft, ist die einfachste Absicherung, die es gibt. Wie du die anderen Klumpenrisiken im Mittelstand findest und begrenzt, steht im Risikomanagement.

Die häufigsten Fehler im Forderungsmanagement

Die Fehler im Forderungsmanagement wiederholen sich in jedem Betrieb, und keiner davon ist ein Geldproblem:

• Rechnung zu spät gestellt. Am Monatsende gesammelt, statt am Tag der Leistung. Zwei Wochen verschenkt, bevor der Kunde überhaupt etwas falsch machen kann.
• Zahlungsziel nie verhandelt. Der Preis wird um jedes Prozent gerungen, die Kondition kommt aus der Vorlage.
• Gemahnt nach Stimmung. Kein Kalender, kein Zuständiger, keine feste Stufe. Also mahnt niemand, bis der Chef die Kontoauszüge sieht.
• Vier Mahnungen nach der letzten Mahnung. Damit lernt der Kunde, dass dein Termin verhandelbar ist.
• Weitergeliefert trotz offener Posten. Der teuerste Fehler von allen: Das Risiko verdoppelt sich, während du mahnst.
• Verzugszinsen und Pauschale nie geltend gemacht. Wer nichts verlangt, wird nachrangig behandelt — Kunden zahlen zuerst die Lieferanten, bei denen Verspätung etwas kostet.
• Reklamation und Zahlungsunwilligkeit verwechselt. Wer eine Reklamation mit einer Mahnung beantwortet, verliert den Kunden und das Geld.
• Keine Kennzahl. Ohne Debitorenlaufzeit weißt du nicht, ob dein Mahnwesen wirkt. Du hast nur ein Gefühl — und Gefühle sind bei offenen Posten notorisch optimistisch.

Häufige Fragen zum Forderungsmanagement

Was gehört zum Forderungsmanagement?

Zum Forderungsmanagement gehören vier Bereiche: die Bonitätsprüfung und die Zahlungsbedingungen vor dem Auftrag, die pünktliche Rechnungsstellung, die laufende Überwachung der offenen Posten nach Altersklassen und das gestufte Mahnwesen mit anschließender Entscheidung über Mahnverfahren, Inkasso, Anwalt oder Ausbuchung. Dazu kommen die Kennzahlen: Debitorenlaufzeit, Überfälligkeitsquote, Ausfallquote.

Was ist der Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Debitorenmanagement?

Praktisch keiner — die Begriffe werden synonym verwendet. Debitorenmanagement ist der Ausdruck aus dem Rechnungswesen und betont die Verwaltung der Debitorenkonten: Buchung, Kontenabstimmung, offene Posten. Forderungsmanagement ist der weitere Begriff und schließt die vorbeugende Stufe ausdrücklich ein: Bonität, Zahlungsziel, Sicherheiten. Wer nur Konten pflegt, macht die Verwaltung, nicht die Steuerung.

Wann tritt Zahlungsverzug ein?

Zahlungsverzug tritt grundsätzlich ein, wenn die Forderung fällig ist und der Schuldner gemahnt wurde. Eine Mahnung ist unter anderem dann nicht nötig, wenn für die Leistung ein Kalendertag bestimmt ist. Für Entgeltforderungen gilt zusätzlich eine 30-Tage-Regel nach Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis. Nachzulesen in § 286 BGB; die Bewertung deines Falls macht ein Anwalt.

Wie viele Mahnungen sind sinnvoll?

Drei Stufen genügen: Zahlungserinnerung am Tag nach Fälligkeit, erste Mahnung nach etwa zehn Tagen — immer mit Anruf —, letzte Mahnung mit konkretem Datum nach etwa 20 Tagen. Danach wird entschieden, nicht weiter gemahnt. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Anzahl. Entscheidend ist, dass die letzte Mahnung tatsächlich die letzte bleibt.

Wie berechne ich Skonto richtig?

Nimm den Skontosatz, teile ihn durch die Differenz zwischen Zahlungsziel und Skontofrist in Tagen und multipliziere mit 360. Bei zwei Prozent Skonto in zehn Tagen und 30 Tagen netto: 2 ÷ 20 × 360 = 36 Prozent effektiver Jahreszins. Als Lieferant weißt du damit, wie teuer dein Rabatt ist. Als Kunde weißt du, dass sich Skonto fast immer lohnt.

Fazit: Der Auftrag ist erst gewonnen, wenn das Geld da ist

Forderungsmanagement ist kein Buchhaltungsthema, das man einmal delegiert und dann vergisst. Es ist der letzte Meter deines Vertriebsprozesses, und er entscheidet, ob deine Verkaufserfolge Liquidität oder nur Forderungen produzieren.

Drei Dinge trennen den Betrieb, der sein Geld bekommt, von dem, der jeden Monat Kontoauszüge studiert. Erstens: Das Zahlungsziel wird verhandelt wie der Preis, nicht aus einer Vorlage kopiert. Zweitens: Das Mahnwesen läuft nach Kalender, nicht nach Stimmung — mit einer letzten Mahnung, die auch die letzte ist. Drittens: Die Debitorenlaufzeit steht auf demselben Blatt wie der Umsatz, jeden Monat.

Fang mit einer Sache an: Zieh dir heute die Liste deiner offenen Posten, staffel sie nach Alter und ruf die drei ältesten Positionen selbst an. Nicht mailen — anrufen. Du wirst zwei Dinge feststellen: wie viel Geld dort einfach nur liegt, und wie schnell sich etwas bewegt, wenn einmal jemand mit Datum fragt.

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