Stagnieren deine Verkaufszahlen? Willst du wissen, wie du sie verbessern kannst? Die Antwort darauf findest du im Pipeline-Management.

In diesem Artikel zeige ich dir, was das ist und wie du es optimieren kannst, um deine Verkaufszahlen zu optimieren.

In welcher Verkaufsphase verlierst du deinen Kunden und verpasst den Abschluss? Wie viele Verkaufsabschlüsse werden deine Verkäufer in der nächsten Woche, im nächsten Monat oder im nächsten Jahr erzielen?

Antworten auf diese Fragen gibt dir deine Sales Pipeline. Sie zeigt dir, wie du deinen Verkaufsprozess verbessern und deinen Umsatz steigern kannst.

Erfolgreiche Unternehmen und Vertriebsabteilungen haben immer ihre Kennzahlen im Blick und wissen, wo es super läuft und an welcher Stelle sie weiter optimieren können.

Was ist Pipeline-Management?

Pipeline-Management spielt in jedem erfolgreichen Unternehmen eine wichtige Rolle. Vertriebsleiter und Verkäufer haben regelmäßige Meetings, um sich gemeinsam ihre Sales Pipeline anzuschauen und Zahlen zu analysieren.

In meinem Artikel über Erfolgsfaktoren der besten Unternehmen habe ich bereits geschrieben: Kennzahlen spielen eine unheimlich wichtige Rolle, wenn du erfolgreich sein willst.

Und wo findest du besonders wichtige Kennzahlen in einem Unternehmen? Natürlich im Vertrieb.

Je besser die Zahlen dort sind, desto mehr Umsatz generierst du letztlich. Deshalb musst du deine Sales Pipeline im Blick behalten und schauen, was du verbessern kannst.

Besonders im B2B-Bereich bringt dir eine gut optimierte Sales Pipeline folgende Vorteile:

• verbessert den Verkaufsprozess
• ermöglicht verlässliche Vorhersagen über zukünftige Verkaufszahlen
• erlaubt dir, unterschiedliche Verkaufsstrategien zu testen und Resultate zu analysieren
• gibt dir einen Einblick in deinen aktuellen Zahlen und zeigt, wie weit du von deinen Zielen entfernt bist

Praxisbeispiel für das Pipeline-Management

Angenommen, du hast in deiner Pipeline aktuell einen Wert von 100.000 € Auftragsvolumen. Deine Umwandlungsrate von Leads beträgt 10 %.

Du kannst also verlässlich sagen: Wir werden in nächster Zeit 10.000 € generieren.

Wenn dein Ziel aber 20.000 € ist, müssen deine Verkäufer doppelt so viele Leads in Abschlüsse verwandeln.

Das Pipeline-Management gibt dir Aufschluss über diese Zahlen und zeigt dir, an welchen Stellschrauben du drehen musst, um deine Ziele zu erreichen.

Wie du deine Sales Pipeline optimierst

Im Folgenden findest du die besten Praxistipps, wie du dein Pipeline-Management verbesserst und deine Sales Pipeline für mehr Umsatz optimierst.

1. Setze realistische Ziele

Wie kannst du realistische Ziele für deine Pipeline setzen, die du letztlich auch erreichst? Zuerst definierst du, wie viele Verkaufsabschlüsse du monatlich generieren willst.

Dann rechnest du zurück, um herauszufinden, wie deine Zahlen in jeder Phase des Verkaufsprozesses sein müssen.

Einfaches Beispiel:

Du willst jeden Monat 100 Verkaufsabschlüsse generieren. Zur Vereinfachung: In jeder Verkaufsphase hast du eine Conversion Rate (Umwandlungsrate) von 50 %.

• Wie viele Verkaufsgespräche brauchst du, um 100 Abschlüsse zu generieren? Antwort: 200
• Wie viele Leads brauchst du, um 200 Verkaufsgespräche zu generieren? Antwort: 400
• Wie viele potenzielle Kunden musst du erreichen, um 400 Leads zu generieren? Antwort: 800

In diesem Beispiel musst du also jeden Monat 800 Kunden erreichen, die du am Ende deines Verkaufsprozesses in 100 Verkaufsabschlüsse verwandelst.

Wenn du 200 Verkaufsabschlüsse als Ziel hast, musst du folglich 1600 potenzielle Kunden erreichen.

Die Umwandlungsrate in jeder Phase hängt von verschiedenen Faktoren ab wie Zielgruppe, Marketing, Fähigkeiten der Verkäufer usw.

Wenn du die konkreten Zahlen aus deiner Pipeline kennst, kannst du deine Verkaufsprozesse optimieren und realistische Ziele setzen, die du verlässlich erreichst.

Dazu musst du nur an ein paar Stellschrauben drehen.

Merken: Du kannst realistische Ziele setzen und sie erreichen, wenn du deine Zahlen aus deiner Sales Pipeline kennst.

2. Leg den Fokus auf hochwertige Leads

Die meisten Unternehmen behandeln jeden Lead und jeden Kunden gleich. Sie stecken alle in dieselbe Kategorie – egal ob es sich um einen Kunden mit kleinem oder großem Potenzial handelt.

Du kannst nicht jeden gleich behandeln, weil deine Ressourcen und deine Zeit begrenzt sind.

Selbst im Gesundheitswesen gibt es eine Ungleichbehandlung. Privatpatienten bekommen schneller einen Termin und genießen viele Vorteile. Warum?

Weil sie das meiste Geld einbringen. Genauso musst du es in deinem Unternehmen halten. Das kannst du nur, wenn du weißt, welche Leads besonders wertvoll sind.

Mithilfe des Pipeline-Managements kannst du das herausfinden. Du kannst dir deine gesamten Verkaufsprozesse anschauen und sagen:

„Leads und Kunden aus der Kategorie X haben das größte Potenzial. An zweiter Stelle kommen Leads aus der Kategorie Y.“

Wenn du diese Information hast, kannst du die Energie deines Unternehmens in die richtigen Leads stecken.

Welche Kunden bringen dir den meisten Umsatz? Fokussiere dich und deine Verkäufer zuerst auf diese Gruppe.

Merken: Das Pipeline-Management hilft dir, deine Energie und Ressourcen in die wichtigsten und profitabelsten Leads zu investieren. Nutze das aus.

3. Verfolge regelmäßig deine Kennzahlen

In einer meiner Veranstaltungen sagte ein Unternehmer einmal: „Ich bin mehr der kreative Typ. Das Thema Zahlen überlasse ich anderen.“

Bei aller Liebe – das geht nicht!

Als Unternehmer musst du immer deine Kennzahlen verfolgen. Wenn du es nicht mit Zahlen hast, musst du dir die Fähigkeit trotzdem aneignen.

Deine Sales Pipeline gibt dir unheimlich wichtige Daten, die du dir regelmäßig anschauen solltest. Allen voran siehst du Zahlen wie Umsatz pro Verkäufer und Gesamtumsatz.

Es reicht aber nicht, wenn du sie ein- bis zweimal im Jahr überfliegst. Du musst dich eingängig und regelmäßig mit deiner Sales Pipeline beschäftigen.

Tipp: Analysiere mindestens einmal wöchentlich an einem festen Termin deine Kennzahlen aus dem gesamten Verkaufsprozess.

So kannst du zeitnah eingreifen, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen droht oder Zahlen rechtzeitig optimieren, um deine Umsatzziele zu erreichen.

Einige wichtige Zahlen im Pipeline-Management sind:

• Anzahl der Aufträge
• Auftragsgröße
• Erfolgs- und Abschlussraten
• Durchschnittliche Zeit bis ein Abschluss zustande kommt

Merken: Habe feste Zeitpunkte, an denen du dir deine Kennzahlen genauestens anschaust und eingreifst, um deine Ziele zu erreichen.

4. Sorge für verlässliche Prozesse

In jeder Phase deiner Sales Pipeline brauchst du Prozesse, die immer verlässliche Ergebnisse produzieren.

Warum ist McDonald’s weltweit so erfolgreich geworden? Weil es die besten Burger produziert, die man bekommen kann?

Nein. Jeder Anfänger kann sich zu Hause bessere Burger machen. Das Unternehmen ist aufgrund seiner Prozesse und Systeme so erfolgreich.

Mitarbeiter von McDonald’s brauchen kaum Einarbeitungszeit. Innerhalb von ein bis zwei Tagen sind sie eingearbeitet und sind perfekt in den Prozess integriert.

Die Burger werden weltweit auf die gleiche Weise produziert und haben immer denselben, verlässlichen Geschmack.

Deshalb ist jede Filiale berechenbar und funktioniert hervorragend.

Aus demselben Grund musst du zum Beispiel einen Prozess für deine Verkäufer haben. Zum Beispiel gibst du ihnen einen funktionierenden Leitfaden an die Hand.

Du produzierst verlässliche Leads und gibst deinen Verkäufern hochwertige Kontakte, die zu Ergebnissen führen.

Jeder Verkäufer führt eine bestimmte Anzahl an Bruttogesprächen am Tag und generiert dadurch jeden Monat eine verlässliche Anzahl an Verkaufsabschlüssen.

Wenn jeder Verkäufer auf seine eigene Art und ohne dein System arbeitet, wirst du niemals verlässliche Ergebnisse erzielen.

Sorge deshalb für berechenbare Prozesse und Systeme. So vermeidest du unnötige Fehler und negative Auswirkungen auf deine Kennzahlen.

Merken: Du brauchst standardisierte Prozesse, wenn du deine Kennzahlen verfolgen und Fehler in deinem Vertrieb vermeiden willst.

5. Fasse nach

Die meisten Verkaufsabschlüsse generierst du zwischen dem 5. und dem 12. Nachfassversuch. Mehr dazu erfährst du in diesem Blogbeitrag von mir.

Wenn du also deine Sales Pipeline optimieren und das volle Potenzial ausschöpfen willst, musst du bei deinen Kunden immer wieder nachfassen.

Deine Verkäufer müssen Kunden immer wieder kontaktieren und dabei kreativ sein.

Wenn du zum Beispiel zu uns nach Bochum kommst und dir das Vertriebsteam anschaust, siehst du: Den ganzen Tag wird nachgefasst. Per Telefon, per WhatsApp, Videonachrichten usw.

Kein Verkäufer lässt bei uns wertvolle Leads vertrocknen. 

Natürlich haben wir dafür auch ein System. Jeder im Team weiß, wen er zu welchem Zeitpunkt erneut kontaktieren muss.

Denn das größte Potenzial steckt immer noch im Nachfassen. Was passiert aber in der Praxis?

Die meisten geben nach dem ersten oder zweiten Versuch bereits auf. Ein typischer Grund dafür ist:

„Ich will dem Kunden ja nicht auf den Wecker gehen.“

Das ist Unsinn!

Letztlich macht der Ton die Musik. Deine Verkäufer können freundlich nachfassen. Wie das genau geht, erfährst du in diesem Artikel von mir.

Damit es nicht zu solchen Ausreden kommt, kannst du das Nachfassen mithilfe des Pipeline-Managements systematisieren.

Dein Vertrieb weiß dann, zu welchem Zeitpunkt welcher Kunde kontaktiert werden muss.

Dabei hilft dir auch ein CRM.
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Merken: Nachfassen gehört mit zu den wichtigsten Methoden, um das maximale Umsatzpotenzial aus deinen Leads auszuschöpfen. Deshalb solltest du diesen Prozess in deiner Pipeline systematisieren.

6. Optimiere deine Prozesse regelmäßig

Du hast in deiner Sales Pipeline Prozesse, die gut funktionieren? Sehr gut. Solltest du dich also fortan zurücklehnen und nichts tun? 

Auf keinen Fall. Warum?

Alles entwickelt sich ständig weiter. Ein Prozess, der heute gut funktioniert, kann morgen schon wieder veraltet sein.

Alles in der Natur muss sich immer den neuen Umständen anpassen. Darwin hat deshalb vom „Survival of the fittest“ gesprochen.

Die am besten angepasste Spezies überlebt in der Natur. Genauso ist es auch im Vertrieb.

Zum Beispiel kannst du dich ab dem Jahr 2023 nicht mehr allein auf die Kaltakquise verlassen. Warum das so ist, habe ich in diesem Artikel erklärt.

Marketing- und Akquisemethoden verändern sich ständig. Deshalb musst du dir deine Sales Pipeline anschauen und überlegen, was du optimieren kannst.

Angefangen vom ersten Sales Pitch bis hin zur Frequenz deiner Nachfassversuche musst du verschiedene Möglichkeiten austesten und deinen Prozess verbessern.

Selbst wenn du deinen Vertrieb jeden Monat nur um 1 % optimierst, hast du nach ein paar Monaten unheimliche Synergie- und Hebeleffekte.

Merken: Du kannst dich nicht auf vergangene Erfolge ausruhen und musst immer nach vorn schauen. Verbessere deine Prozesse regelmäßig, um maximalen Umsatz zu erzielen.

7. Aktualisiere deine Pipeline

Jedes gute System benötigt Pflege und Updates. Schließlich kommen immer neue Leads rein, während andere abgehakt werden oder sich in Verkaufsabschlüsse verwandeln.

Wenn du deine Pipeline nicht pflegst, wird es schnell chaotisch. Chaos ist aber Gift für deinen Umsatz.

Denn dann funktionieren deine Prozesse nicht und du lässt im schlimmsten Fall Leads vertrocknen.

Deshalb muss dein Pipeline-Management immer up to date sein.

Wie kannst du Chaos verhindern?

Zu jedem Lead und jedem Kunden musst du Bemerkungen hinterlassen. 

Du notierst zum Beispiel, in welcher Phase des Sales Cycle sich der Kunde befindet und was in der Vergangenheit besprochen wurde.

Dafür brauchst du etwa Datenanalysten, die deine Kundendaten organisieren und deinen Verkäufern die richtigen Informationen bereitstellen.

Mehr darüber erfährst du in meinem Blogartikel, in dem ich über die Gründe des Erfolgs meines Vertriebsteams spreche.

Merken: Damit deine Sales Pipeline zuverlässig funktioniert, musst du sie regelmäßig pflegen. 

8. Verkürze deinen Sales Cycle

Im B2C-Bereich hast du meistens einen sehr kurzen Sales Cycle. Im B2B-Bereich kann er aber richtig lang werden.

Statistiken sagen, dass 75 % aller B2B-Verkäufe mindestens vier Monate bis zum Abschluss brauchen. 18 % haben sogar eine Zeitspanne von zwölf Monaten und länger.

Was ist der größte Nachteil?

Je länger ein Sales Cycle dauert, desto mehr hat dein Kunde Zeit, sich gegen den Kauf zu entscheiden. Einer der häufigsten Gründe für verlorene Leads:

Du reagierst zu spät und kontaktierst den Kunden nicht früh genug. Wenn du deine Verkaufszahlen optimieren willst, musst du möglicherweise deinen Sales Cycle verkürzen.

Das bedeutet nicht, dass du alle 5–12 Nachfassversuche an einem Tag machst.

Du könntest aber die Zeitspanne der Nachfassversuche zum Beispiel von 5 Wochen auf 4 Wochen verkürzen oder deinen Kunden gleich zu Anfang mehr Informationen zum Produkt geben.

Je schneller dein Kunde bereit für eine Entscheidung ist, desto besser.

Natürlich ist das keine Garantie für bessere Verkaufszahlen. Du musst das in deinem Unternehmen testen.

Dafür musst du die Kennzahlen deiner Sales Pipeline genauestens verfolgen, wenn du neue Maßnahmen einführst.

Merken: Wenn deine Leads häufig abspringen, kann es an einem zu langen Verkaufszyklus liegen. Versuche deshalb, ihn zu verkürzen, um deine Kennzahlen zu verbessern.

9. Gib deinen Kunden mehr Infos

Wie kannst du deine Kunden aufwärmen, damit sie mehr Kaufbereitschaft zeigen?

Indem du ihnen zu jeder Phase in deiner Sales Pipeline die passenden Informationen gibst. Je besser sie dein Produkt oder deine Dienstleistung verstehen, desto eher können sie eine Entscheidung treffen.

Das ist besonders wichtig, wenn du ein erklärungsbedürftiges Produkt hast – wie komplexe medizinische Geräte.

Finde heraus, welche Informationen deine Kunden in welcher Phase benötigen, um den nächsten Schritt machen zu können.

Wie kriegst du diese Infos? Ganz einfach.

Du fragst deine Kunden. „Welche Fragen haben Sie zu unserem Produkt?“

Wenn du das herausgefunden hast, kannst du die Infos zur Verfügung stellen, sobald dein Kunde die nächste Phase in deiner Sales Pipeline betritt.

Das ist ähnlich wie bei der Einwandvorwegnahme im Verkaufsgespräch. Du sprichst Einwände und Zweifel an, noch bevor dein Kunde sie denken oder aussprechen kann.

Auf diese Weise erleichterst du ihm die Kaufentscheidung und verbesserst dadurch deinen Verkaufsprozess.

Wenn dein Kunde dich noch nicht kennt, kannst du zum Beispiel mit Blogartikeln, Social Media-Videos und Antworten zu häufig gestellten Fragen Zweifel aus dem Weg räumen.

Im nächsten Schritt gibst du ihm vielleicht ein Gratis-E-Book, zeigst ihm Fallbeispiele oder schenkst ihm einen kleinen Videokurs.

Wenn er zu einem warmen Lead wird, bietest du zum Beispiel einen Gutschein oder eine Gratis-Analyse an.

Es kommt immer auf deine Branche und Zielgruppe an, welche Infos Kunden zu welcher Phase brauchen.

Merken: Wenn deine Kunden in jeder Phase die richtigen Informationen bekommen, treffen sie ihre Kaufentscheidung schneller.

10. Nutze ein CRM-System im Vertrieb

Du wirst niemals maximale Umsätze erzielen, wenn du kein CRM-System nutzt. Der Grund ist ganz einfach.

Ein CRM hilft dir, dein Pipeline-Management zu automatisieren, damit dein Vertrieb wie eine gut geölte Maschine funktioniert.

Deine Leads befinden sich in unterschiedlichen Phasen deiner Sales Pipeline. Mitarbeiter im Vertrieb brauchen viele wichtige Informationen, damit sie erfolgreich verkaufen können:

• In welcher Phase befindet sich der Kunde?
• Wie oft wurde nachgefasst? Wann ist der nächste Versuch fällig?
• Welche Themen wurden bereits mit dem Kunden besprochen? Wie hat er sich geäußert?
• Usw.

All diese Informationen gibt dir ein CRM-System. 

Wenn du nur eine Handvoll Kunden hast, kannst du diese Arbeit selbst übernehmen und manuell auf Karteikarten oder in einer Excel-Tabelle festhalten.

Sobald du aber mehr Kunden hast, geht es nicht ohne CRM.

Mehr dazu erfährst du in meinem Artikel über CRM-Strategien.

Merken: Jeder professionelle Vertrieb hat ein CRM-System, das den Verkäufern zum richtigen Zeitpunkt die notwendigen Informationen zur Verfügung stellt.

Fazit

Eine gut organisierte Pipeline mit effektiven Prozessen ist unheimlich wichtig für den Vertrieb und den Erfolg deines Unternehmens.

Pipeline-Management ermöglicht dir einen wichtigen Einblick in dein Verkaufssystem. Du siehst, wo deine Kunden abspringen und wie effektiv deine Verkäufer arbeiten.

Warum ist das wichtig? Weil du dann eingreifen und optimieren kannst.

Du kannst deine Kennzahlen im Blick behalten und die Prozesse in deinem Unternehmen verbessern. Dadurch erhöhst du letztlich deinen Umsatz.

Willst du wissen, wie du automatisiert mehr Leads bekommst, um dein Unternehmen zu skalieren?

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