Eisenhower-Prinzip: Prioritäten richtig setzen

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Beitragsbild Eisenhower-Prinzip

Die nächsten Vertriebsaktivitäten müssten dringend geplant werden, aber ständig klingelt das Telefon, E-Mails ploppen im Posteingang auf und dann will auch noch der Kollege aus der anderen Abteilung ganz dringend etwas besprechen. Da verliert man schon mal den Überblick. Der Ausweg: Das Eisenhower-Prinzip. Denn damit kannst du Aufgaben nach verschiedenen Kategorien ordnen und wichtiges von unwichtigem unterscheiden. Wie das funktioniert, verrate ich dir jetzt…

Eisenhower-Prinzip: Was versteht man darunter?

Das Eisenhower-Prinzip hat seinen Namen tatsächlich von dem früheren Präsidenten der USA Dwight D. Eisenhower. Wer so beschäftigt ist, wie der Präsident der Vereinigten Staaten, muss seine Zeit eben gut einteilen.

Anscheinend fand er jedoch kein Tool und keine Methode, die seinen Ansprüchen gerecht wurde. Vermutlich entwickelte er daraufhin einfach selbst die Eisenhower-Matrix. 

Kurz erklärt teilt man in der Eisenhower-Matrix und damit nach dem Eisenhower-Prinzip seine Aufgaben in verschiedene Quadranten ein: 

  1. Wichtig und dringend: Aufgaben der Kategorie A
  2. Wichtig, aber nicht ganz so dringend: Aufgaben der Kategorie B
  3. Nicht wichtig, aber dringend: Aufgaben der Kategorie C
  4. Nicht wichtig und nicht dringend: Aufgaben der Kategorie D

Dabei wird Wichtigkeit höher gewertet als die Dinglichkeit – jedenfalls in den meisten Fällen. Was damit aber nicht bedeutet, dass grundsätzlich wichtige Projekte an erster Stelle bearbeitet werden müssen. 

Auch besonders dringliche Tätigkeiten können den Vorzug bekommen. Dazu muss das wichtige Projekt allerdings eine recht großzügige Deadline haben…

Klingt alles viel zu kompliziert und theoretisch? Dann wollen wir uns das einfach mal an einem aussagekräftigen Beispiel anschauen: 

Zusatzgrafik Eisenhower-Prinzip

Eisenhower-Prinzip: So klappt die Einteilung 

Zugegeben, die Einteilung in verschiedene Kategorien kann zunächst recht schwierig anmuten. Vor allem dann, wenn du zunächst noch nicht richtig weißt, was mit den verschiedenen Kategorien gemeint ist. Schauen wir uns die daher noch einmal genauer an:

  1. Aufgaben der Kategorie A: Diese Aufgaben sind wichtig und dringlich. Und damit diejenigen Dinge, die du unbedingt als erstes erledigen solltest. Delegieren ist bei solch wichtigen Aufgaben ebenfalls keine Option, daher musst du sie selbst in die Hand nehmen.
  2. Aufgaben der Kategorie B: Diese Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht unbedingt dringend. Du kannst dir also ein wenig Zeit lassen, bis du diese Dinge bearbeitest. Vernachlässigen sollest du sie aber trotzdem nicht, denn wichtig sind sie in jedem Fall. Aus diesem Grund ist es auch ratsam, dass du diese Aufgaben selbst erledigst. 
  3. Aufgaben der Kategorie C: Diese Aufgaben sind nicht wichtig, müssen aber dringend erledigt werden. Da sie jedoch relativ unwichtig sind, musst du dich nicht selbst darum kümmern. Diese Dinge eigenen sich hervorragend, um sie an Mitarbeiter auszulagern. Dabei solltest du jedoch darauf achten, dass die Aufgaben zügig abgehakt werden. 
  4. Aufgaben der Kategorie D: Sie sind weder wichtig noch dringend. Mit anderen Worten: Du kannst sie im Zweifel vergessen. Sie werden dir nämlich nicht dabei helfen, dich deinem Ziel ein Stück näher zu bringen. In der Regel sind sie bloße Zeitverschwendung, weshalb du sie lieber gleich ganz bleiben lassen solltest. Auch Delegieren wäre bei diesen Aufgaben nur eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen, die du an anderer Stelle gewinnbringender einsetzen kannst. 

Eisenhower-Matrix: Beispiel aus der Praxis

Doch nun zum Beispiel: Nehmen wir an, du möchtest eine Veranstaltung für deine Kunden planen – beispielsweise zum Jahresabschluss oder zu Beginn eines neues Jahres. Dabei wirst du dich vor Aufgaben nicht retten können, denn ein solches Event ist meist recht umfangreich.

Glücklicherweise kannst du dazu das Eisenhower-Prinzip nutzen und die Planung optimieren. Nämlich so:

  1. Aufgaben sammeln: Der erste Schritt – übrigens nicht nur bei umfangreichen Projekten – besteht darin, alle Aufgaben, die zu erledigen sind, zu sammeln. Das kannst du zum Beispiel mit einer To-Do-Liste, einer Excel-Tabelle oder einem anderen Tool machen. Wenn du das Eisenhower-Prinzip in Zukunft häufiger nutzen willst, solltest du jeden Tag in dieser Art starten. Bezogen auf das anstehende Event, wirst du vermutlich folgende Dinge notieren:
      • Um Veranstaltungsort kümmern
      • Datum festlegen
      • Motto des Events bestimmen
      • Einladungen verschicken 
      • Redner aussuchen
      • Redner kontaktieren
      • Catering abklären 
      • Aushilfen organisieren
  1. Wichtige und dringende Aufgaben identifizieren: Danach startest du mit den Aufgaben der Kategorie A, also die wichtigen und dringenden Aufgaben. In unserem Beispiel sind das der Ort, das Datum und das Motto – sofern du eins haben möchtest. Denn ohne Ort und Datum wirst du gar nicht anfangen können, das Projekt zu planen. Diese Aufgaben solltest du selbst übernehmen, da du am Ende dafür verantwortlich bist, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird. 
  2. Wichtige, aber nicht ganz so dringende Aufgaben erkennen: Der nächste Schritt sind die Aufgaben, die in Kategorie B gehören. Also diejenigen, mit denen du dir etwas mehr Zeit lassen kannst: Das sind zum Beispiel die Redner. Sollten nämlich zum Beispiel deine bevorzugten Keynote-Speaker zu deinem Termin keine Zeit haben, kannst du dich kurzerhand für einen anderen Redner entscheiden. Meist gibt es gleich mehrere Speaker, die wirklich Ahnung von ihrer Materie haben. Wichtig ist die Aufgabe natürlich trotzdem. Schließlich möchtest du deine Kunden bei dem Event gut unterhalten. Übernimm die Planung daher lieber selbst.
  3. Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben ausmachen: Aufgaben wie Aushilfen organisieren oder das Catering kannst du ruhigen Gewissens delegieren. Diese Dinge müssen nämlich auch erledigt werden, sind aber nicht extrem wichtig. Natürlich müssen sowohl Catering als auch Aushilfen am Tag des Events vor Ort sein, jedoch ist das keine schwierige Aufgabe. Du musst dich also nicht zwingend selbst darum kümmern.
Grafik Eisenhower-Prinzip

Aufgaben der Kategorie D

Du wirst sicherlich bemerkt haben, dass noch ein Quadrant der Eisenhower-Matrix fehlt, nämlich die vierte Kategorie. Unserer Definition zufolge sammeln wir hier Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. In unserem Beispiel fehlen diese Aufgaben, jedoch kommen sie im täglichen Business leider viel zu häufig vor.

Denn wir erinnern uns: Aufgaben der Kategorie D, also solche, die weder wichtig noch dringend sind, können wir getrost ignorieren – vorerst in jedem Fall. Stellt sich aber die Frage, wie wir mit diesen Aufgaben umgehen können. 

Folgende Optionen hast du dabei:

  1. Stapel: Tatsächlich gibt es immer wieder Anfragen, die weder dringend noch wichtig sind, es aber vielleicht werden könnten – oder eben nicht. Wenn du dir unsicher bist, wie du mit der Aufgabe verfahren sollst, kannst du sie zunächst auf einem Stapel auf dem Schreibtisch oder in einem Ordner auf dem Desktop sammeln. Wenn du etwas Zeit übrig hast, kannst du dir diese Aufgaben wieder ansehen und, sofern sinnvoll, bearbeiten. Vollkommen ignorieren solltest du diese Dinge allerdings nicht. Denn sie liegen irgendwo auf deinem Schreibtisch – ob analog oder digital – und belasten dich damit. Denn auf die ein oder andere Weise wirst du immer wieder mit ihnen konfrontiert werden. Setz dir daher einen festen Termin in deinen Kalender, zu dem du alle paar Wochen diesen Stapel kontrollierst. Mit etwas Glück haben sich einige Dinge schon von selbst erledigt und können entsorgt werden. Andere kannst du noch dort belassen und nach und nach bearbeiten, sobald du die Zeit dazu findest. 
  2. Ablage: Falls der ungeordnete Stapel nicht dein Ding ist, kannst du die noch ausstehenden Aufgaben natürlich auch in einem Ordner abheften. So kannst du sie nach einem individuellen System archivieren und später leichter wiederfinden. Auch hier bietet sich das oben besprochene Vorgehen an: Schau nach einigen Wochen ( zum Beispiel ein Mal pro Quartal) den Stapel durch und entscheide, wie du mit den Unterlagen verfahren möchtest. 
  3. Papierkorb: Solltest du zu den eher mutigen Zeitgenossen gehören, kannst du Dinge, die in die Kategorie D gehören, auch einfach kurzerhand entsorgen. Nur in den seltensten Fällen sind das nämlich Aufgaben oder Dokumente, die wirklich etwas zu deinem Erfolg beitragen. Im Gegenteil, viel häufiger sind sie einfach nur Zeitfresser. Da es uns aber häufig schwer fällt, Dokumente ohne weiteres zu entsorgen, braucht es etwas Übung. Wenn du es aber irgendwann schaffst, dich schnell und unproblematisch von diesen Dingen zu lösen, wirst du mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben – und das wiederum ist der Grundstein für deinen Erfolg.

Kritik am Eisenhower-Prinzip

Wie bei allen Dingen gibt es natürlich auch in Bezug auf das Eisenhower-Prinzip Kritikpunkte. Häufig wird gesagt, dass die Matrix zwar ein gutes und nützliches Tool ist, Aufgaben in bestimmte Kategorien oder Quadranten einzuordnen und so zu einer Rangfolge zu kommen. Der Nachteil liegt jedoch darin, dass nicht klar ist, nach welchen Kriterien Aufgaben in die verschiedenen Kategorien eingeordnet werden.

Wer entscheidet letztlich darüber, ob eine Aufgabe wichtig und/oder dringend ist? Das musst du im Zweifel für dich selbst klären, denn das Eisenhower-Prinzip wird dir dabei nicht helfen. 

Hilfe bei der Einteilung 

Doch es gibt einen Ausweg: Du musst die Aufgaben sehr genau überprüfen, bevor du sie in eine Kategorie einordnest. Vermutlich werden fast alle Kunden darauf bestehen, dass ihr Anliegen extrem wichtig und noch dazu sehr dringend ist.

Das ist aber nur in der wenigsten Fällen wirklich der Fall. Stell dir daher folgende Fragen, bevor du die Aufgaben in die Eisenhower-Matrix einordnest:

  1. Was passiert, wenn ich die Aufgabe an einen Mitarbeiter übertrage? Wird er oder sie in der Lage sein, das Anliegen des Kunden zu bearbeiten? Wie wichtig ist die Aufgabe, um mich meinem Ziel näher zu bringen? 
  2. Was passiert, wenn die Aufgabe ein wenig warten muss? Ist es eine Frage von Leben und Tod oder spricht eigentlich nichts dagegen, die Anfrage des Kunden erst ein wenig später zu bearbeiten? Gibt es eine bestimmte Frist, die in jedem Fall eingehalten werden muss? Muss ich zusätzlich Zeit für Feedback einplanen?

Keine Frage, das Eisenhower-Prinzip lässt sich nicht von heute auf morgen in den Tagesablauf integrieren. Wenn du es aber schaffst, das System zu verinnerlichen, kannst du dein Zeitmanagement optimieren – wie übrigens auch mit der Pomodoro-Technik oder dem Pareto-Prinzip. Denn das Eisenhower-Prinzip ist genau betrachtet ein ziemliches simples und gleichzeitig effektives Tool, das dir eine Menge Zeit sparen kann. Probier es doch einfach mal aus!

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Über Dirk Kreuter

Dirk Kreuter ist einer der einflussreichsten Vordenker zu den Themen Vertrieb, Verkauf und Akquise, sowohl online wie offline. Er hält schon seit 1990 begeisternde Vorträge und ist Autor von über 50 Büchern & Hörbüchern.

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