Die 5S-Methode: Mit diesen Schritten endlich Ordnung schaffen

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Beitragsbild 5S-Methode

Schon wieder sind die Unterlagen verlegt und die Zahlen für die aktuelle Präsentation findest du auch nicht mehr in deinen E-Mails. Klassischer Fall von schlechter Organisation. Da hilft die 5S-Methode. Denn die sorgt dafür, dass am Arbeitsplatz endlich Ordnung und Verlässlichkeit einkehrt. Wovon nicht nur du profitierst, sondern auch deine Mitarbeiter und Kunden etwas haben. Wie du die 5S-Methode in deinen Alltag integrieren kannst, verrate ich dir jetzt…

Die 5S der Methode: Was versteht man darunter?

Der Name der Methode leitet sich von 5 japanischen Begriffen ab, nach denen sich  das gesamte Prinzip richtet. Und dass die Japaner etwas von Ordnung verstehen, wissen wir spätestens seit Marie Kondo uns allen gezeigt hat, wie man wirklich aufräumt.

Die 5S-Methode stammt aus der Automobilindustrie und wurde kurz nach dem Zweiten Weltkrieg bei Toyota eingeführt. Begründer der Methode war der Ingenieur und Manager Taiichi Ohno. Der damit übrigens auch das Lean Manufacturing der US-Amerikanischen Industrie beeinflusste.

Du siehst also, es kann überhaupt nicht schaden, sich mit einer derart weitreichenden und erfolgreichen Methode auseinanderzusetzen.

5S-Methode

Die 5S der Methode: Das bedeuten sie 

Die Idee hinter der 5S-Methode ist so simpel wie überzeugend: Wer sich an diese 5S hält, wird endlich produktiver arbeiten können – schließlich ist genau das auch mit dem gesamten Prozess der Automobilfertigung gelungen.

Die Zeiten, in denen man stundenlang nach den richtigen Unterlagen oder Materialien für die Präsentation oder den Kundentermin gesucht hat, sind mit der 5S-Methode also vorbei. Doch dazu musst du natürlich zunächst einmal wissen, was die 5S bedeuten. Die Übersicht:

  1. Sort (auf Japanisch „seiri“ 整理, auf Deutsch „sortieren“)
  2. Set in order (auf Japanisch „seiton“ 整頓, auf Deutsch „ordnen“ oder „in ein System bringen“)
  3. Shine (auf Japanisch „seiso“ 清掃, auf Deutsch „polieren“ oder „sauber machen“)
  4. Standardize (auf Japanisch „seiketsu“ 清潔, auf Deutsch „standardisieren“)
  5. Sustain/self-discipline (auf Japanisch „shitsuke“ しつけ, auf Deutsch „Nachhaltig werden“ oder „Selbstdisziplin üben”)

Im Deutschen lassen sich diese Begriffe aber nicht nur mit dem Anfangsbuchstaben S, sondern auch treffend mit Wörtern, die mit einem A beginnen, wiedergeben. Daher wird die Methode hin und wieder bei uns auch als 5A-Methode bezeichnet.

Und zwar deshalb:

  1. Aussortieren
  2. Aufräumen
  3. Auf Hochglanz polieren
  4. Anordnen
  5. Anforderungen einhalten

Die Vorteile der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist natürlich nicht nur dazu da, große Betriebe vernünftig zu strukturieren. Auch für deinen ganz individuellen Arbeitsalltag kannst du die Methode nutzen.

Das ist auch durchaus sinnvoll. Denn während einige immer noch denken, dass ein wenig Chaos ganz gut ist, um die Kreativität zu beflügeln, liegt eine Studie des Fraunhofer-Instituts etwas ganz anders: Fast 30 Prozent unseres Arbeitstags gehen flöten, weil wir schlecht organisiert sind oder weil die Prozesse im Unternehmen nicht rund laufen und wir deshalb eine gefühlte Ewigkeit auf die nötigen Informationen warten. Und jetzt stell dir vor, was du erreichen könntest, wenn du nicht deutlich mehr als ein Viertel deines Arbeitstags verschenken würdest!

Die 5S-Methode will dir genau dabei helfen und das allein ist schon ein gewaltiger Vorteil dieses Produktivitäts-Tools – aber nicht der einzige:

1. Nachhaltigkeit

Die 5S-Methode setzt auf weniger Verschwendung und schlanke Prozesse. Allein das ist schon ein Grund dafür, sich mit ihr zu beschäftigten. Sie hat aber auch ganz konkrete Auswirkungen. Du findest die Hochglanz-Unterlagen für den Neukunden nicht mehr? Ärgerlich, aber lässt sich wohl nicht ändern. Dann musst du eben kurzerhand neue Unterlagen ausdrucken lassen. Das kostet dich aber nicht nur Geld, sondern verschwendet auch deine Zeit. Und als wäre das nicht schon schlimm genug, ist dieses Vorgehen nicht gerade umweltfreundlich. Die Unterlagen sind nämlich ganz sicher irgendwo. Entweder auf deinem Schreibtisch, in einer Schublade oder in einer Aktentasche. Wenn du die 5S-Methode befolgst, wirst du in Zukunft wissen, wo sich die Dinge befinden. Teure Neuanschaffungen kannst du dir somit sparen.

2. Einfachheit

Kostet es dich eine Menge Zeit, bis du deine Vertretung für deinen Urlaub eingearbeitet hast? Und wenn du krank bist, findet sich ohnehin niemand in deinen Unterlagen oder auf deinem Schreibtisch zurecht, um dich zu vertreten. Auch das ist auch mehreren Gründen sehr ungünstig, lässt sich aber ebenfalls durch die 5S-Methode beheben. Denn wenn die Methode im Unternehmen implementiert ist, kennen alle die eingespielte Struktur und können sich daran orientieren.

3. Wohlbefinden

Einen ganz offensichtlichen Vorteil hat die 5S-Methode außerdem – und das wortwörtlich. Wenn du deinen Arbeitsplatz nach den 5S strukturierst, wird es aufgeräumter und ordentlicher als jemals zuvor sein.

Das hat einen ganz unmittelbaren Einfluss auf deine Gesundheit. Denn Unordnung und Chaos stresst uns unbewusst. Hinzu kommt der ganz bewusste Ärger, wenn wir bestimmte Unterlagen wieder einmal nicht finden und längere Zeit suchen müssen.

4. Geschwindigkeit

Wer weniger suchen muss, ist schneller fertig. Statt deine Zeit damit zu verschwenden, die Unterlagen auf deinem Schreibtisch von A nach B zu sortieren und doch nicht zu finden, was du suchst, weißt du dank 5S-Methode, wo du schauen musst.

Damit hast du mehr Spielraum für wichtige Dinge, die dich deinem Ziel ein Stück näher bringen. Oder du machst einfach mal früher Feierabend.

5. Außenwirkung

Auch im Kundenkontakt macht es einen guten Eindruck, wenn nicht alles kreuz und quer durcheinander liegt. Aufgeräumte Zeitgenossen vermitteln einen seriösen Eindruck. Und das möchten Kunden sehen. Oder würdest du einem Anlageberater, der seine Unterlagen nicht findet, dein Geld anvertrauen? Eben.

Die Praxis: So nutzt du die 5S-Methode

Vorteile und Theorie sind geklärt – nun kann es ans Eingemachte gehen. Schließlich möchtest du doch sicherlich wissen, wie du die 5S-Methode für dich nutzen kannst. Und das vermutlich so schnell wie möglich. Die gute Nachricht: Du musst dich dabei „nur“ an den 5S orientieren, die ich weiter oben schon angesprochen habe. Wie dir das gelingt, verrate ich dir nun:

1. Sort („sortieren“)

Um Gegenstände, Unterlagen und sonstige Materialien an deinem Arbeitsplatz zu ordnen, kannst du drei verschiedene Kategorien wählen. Das ist übrigens die grundlegende Idee einer anderen Produktivitätsmethode, die du unbedingt kennen solltest, der ABC-Analyse.

Die Kategorien der 5S-Methode ähneln dieser Methode. Und so solltest du alle Arbeitsmaterialien in folgende Gruppen einteilen:

  • Wichtig: Brauche ich regelmäßig
  • Weniger wichtig: Brauche ich hin und wieder
  • Unwichtig: Brauche ich praktisch überhaupt nicht oder nur sehr selten
    •  

Analog zu ABC-Methode kannst du dir nach einer gewissen Zeit antrainieren, Dinge, die in die Kategorie C fallen, aus deinem Blickfeld zu schaden oder sie gleich ganz zu entsorgen.

2. Set in order („ordnen, systematisieren“)

Für diesen Punkt hast du einen gewissen individuellen Spielraum. Hier geht es darum, dir ein System zu überlegen, mit dem du gut arbeiten kannst. Zum Beispiel bestimmte Ordner, Ablagefächer oder eine digitale Lösung. Dinge und Materialien, die du im vorherigen Schritt in die Kategorie „Wichtig“ eingeordnet hast, sollten nach diesem System schnell und einfach erreichbar sein. Idealerweise mit einem Handgriff.

Das bedeutet aber auch, dass Objekte, die dich behindern, möglichst vom Schreibtisch verschwinden sollten. Auch für diese Gegenstände solltest du dir ein System überlegen, dass schnell und einfach umgesetzt werden kann.

Wenn es Zeit und Ressourcen erlauben, kannst du in diesem Schritt auch gleich den gesamten Arbeitsplatz umgestalten und auf richtige Ergonomie achten. Meist ist das jedoch eine Aufgabe für Menschen, die sich schon länger mit der 5S-Methode beschäftigen, da sie etwas anspruchsvoller ist. Solltest du das trotzdem planen, lautet auch hier das Ziel: Möglichst kurze Wege und systematische Ordnung. In diesem Arbeitsgang für Fortgeschrittene werden dabei aber auch Büromöbel und andere Einrichtungsgegenstände nach der 5S-Methode optimiert.

3. Shine („polieren“ oder „sauber machen“)

Damit ist gemeint, dass du in regelmäßigen Abständen reinen Tisch machen sollst – und war im wahrsten Sinne des Wortes. Gewöhn dir eine Routine an, nach der du nicht nur deine unmittelbare Arbeitsumgebung aufräumst, sondern auch Dokumente entsorgst, die du nicht mehr brauchst.

Zum Saubermachen gehört aber auch, dass Geräte, die du für deine Arbeit brauchst kontrolliert werden. Klassiker: Der Drucker. Wie oft ist dir schon passiert, dass du etwas ausdrucken wolltest, aber kein Druckerpapier mehr im Drucker war?

Das stört den Arbeitsablauf und kostet dich Produktivität. Daher kümmerst du dich in der 5S-Methode auch um diese Dinge regelmäßig.

4. Standardize (auf Deutsch „standardisieren“)

Damit dich Mitarbeiter oder Kollegen während deiner Abwesenheit vertreten können, ist ein System notwendig, aber nicht nur das. Dieses System muss zum Standard im gesamten Unternehmen werden. Denn nur so weiß jeder, nach welchem Prinzip die Ablage funktioniert oder Termine nachgehalten werden.

5. Sustain/self-discipline (auf Deutsch „Nachhaltig werden“ oder „Selbstdisziplin üben“)

Dieser Punkt gehörte ursprünglich gar nicht zur Methode dazu, sondern wurde erst nachträglich hinzugefügt. Das war auch ganz gut so. Denn durch diesen Punkt, profitiert die gesamte Methode noch einmal deutlich. Der letzte Punkt der 5S-Methode knüpft dabei an den vorhergehenden Punkt an. Denn die 5S-Methode funktioniert nur, wenn diese Schritte dir in Fleisch und Blut übergehen. Daher ist diese Methode kein Sprint, sondern eher ein Marathon. Der dir allerdings dabei helfen kann, in Zukunft organisierter, strukturierter und produktiver zu arbeiten. Es dauert natürlich seine Zeit, bis die einzelnen Punkte der 5S-Methode zum Selbstläufer werden. Das sollte dir vorab bewusst sein, dich aber nicht davon abhalten, sie umzusetzen.

Es dauert eben seine Zeit, bis die 5S standardmäßig ablaufen. Wenn sie es aber tun, wirst du den Schub an Produktivität und Effizienz deutlich spüren.

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Über Dirk Kreuter

Dirk Kreuter ist einer der einflussreichsten Vordenker zu den Themen Vertrieb, Verkauf und Akquise, sowohl online wie offline. Er hält schon seit 1990 begeisternde Vorträge und ist Autor von über 50 Büchern & Hörbüchern.

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