Alpen-Methode: Effektives Zeitmanagement mit Puffer

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Beitragsbild Alpen-Methode

Zeitmanagement-Methoden gibt es einige. Angefangen bei den bekannteren Ablegern wie der Eisenhower-Matrix oder der Pomodoro-Technik bis zu den Klassikern wie der To-Do-Liste. Was vielen Methoden jedoch fehlt, ist die nötige Flexibilität, auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Und seien wir doch mal ehrlich: Genau die treten relativ häufig ein. Der Ausweg: Die Alpen-Methode. Denn dieses Zeitmanagement-Tool hat einen eingebauten Puffer. Was das bedeutet und wie du die Methode anwendest, um deinen Arbeitstag zu strukturieren, erfährst du hier…

Alpen-Methode: Was ist das überhaupt?

Um Missverständnisse zu vermeiden: Die Alpen-Methode hat nichts mit dem gleichnamigen Gebirge zu tun. Gar nicht, um genau zu sein. Der Begründer hat sich jedoch vermutlich für diese Namengebung entschieden, da sich so die einzelnen Begriffe besser merken lassen. Die Alpen kennt man schließlich und kann sich daher leichter an den Namen erinnern. 

Der Name der Methode selbst ist ein sogenanntes Akronym. Das bedeutet, dass die Anfangsbuchstaben der einzelnen Wörter zu einem neuen Kurzwort zusammensetzt werden. Ufo für unidentifizierbares fliegendes Objekt ist ein weiteres Beispiel für ein Akronym.

Was aber bedeuten die einzelnen Bestandteile der Alpen-Methode?

Das Akronym Alpen bedeutet im Einzelnen:

  • A: Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren
  • L: Länge der Aufgaben, Aktivitäten und Termine grob abschätzen
  • P: Pufferzeiten für unvorhergesehene Unterbrechungen oder Aufgaben einplanen
  • E: Entscheidung treffen
  • N: Nachkontrolle der Entscheidung und Einteilung 

 

Du siehst also, die Alpen-Methode ist in erster Linie dazu da, deinen Tagesablauf zu strukturieren. Wenn du dich an die Vorgaben hältst, kannst du deine Aufgaben besser planen und so deinen gesamten Arbeitstag effektiver über die Bühne bekommen. Gerade gutes und effektives Zeitmanagement ist eine Grundvoraussetzung für Erfolg. Denn nur wer gezielt und geplant vorgeht, wird das erreichen, was er sich auch vorgenommen hat.

Das kennst du vielleicht auch aus eigener Erfahrung. Wenn du deinen Tag damit zubringst, mal hier und mal da einige Minuten an einer Aufgabe zu arbeiten, wirst du am Ende des Tages nur wenig erledigt haben. Das allein ist ja schon schlimm genug, es kommt aber noch schlimmer.

Wer jeden Abend mit dem Gefühl Nachhause geht, nicht ansatzweise das erledigt zu haben, was er eigentlich vor hatte, wird langfristig den Spaß an der Arbeit verlieren. Ist der Spaß erst einmal weg, sinkt die Motivation und Produktivität. Mit anderen Worten: Schlechtes Zeitmanagement ist ein Erfolgs-Killer, den du unbedingt vermeiden solltest. Glücklicherweise ist das auch gar nicht so schwierig…

Grafik ALPEN-Methode

So setzt du die Alpen-Methode ein

Die Alpen-Methode hilft dir dabei, einen effektiven Tagesplan zu erstellen. Du kannst dich aber natürlich nicht allein auf die Methode verlassen. Ein bißchen Eigeninitiative ist auch gefragt – wie bei den meisten Dingen. Was das bedeuten kann, erfährst du jetzt:

A: Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren

Die Alpen-Methode startet zwar damit, dass du deine Aktivitäten für den Tag aufschreibst, das musst du allerdings nicht erst am Morgen im Büro machen. Wenn du dir stattdessen schon am Abend vorher notierst, was zu erledigen ist, sparst du dir diesen Schritt am nächsten Morgen.

Auf den ersten Blick sind das vielleicht nur ein paar Minuten, über die Woche, den Monat oder gar das gesamte Jahr gerechnet, kommt dabei aber einiges an gesparter Zeit zusammen. Zeit, die du letzten Endes für andere Aktivitäten nutzen kannst. 

Und noch einen weiteren Vorteil hat dieses Vorgehen: Wenn du dir schon abends aufschreibst, was am nächsten Tag zu tun ist, hast du diese Dinge vom Tisch und vor allem aus dem Kopf. Dein sogenannter Mental Load, also deine psychische Belastung, sinkt ungemein. Die Folge können ganz ungeahnte Entwicklungen sein. Denn wer an weniger denken muss, hat Kapazitäten für andere Dinge frei.

Das kann die nächste zündende Geschäftsidee sein – muss aber nicht. Auch einfach mal vernünftig auszuspannen, kann erheblich dazu beitragen, dass du dich besser fühlst und neue Lebensqualität gewinnst. Genau das kann sich wiederum auf deine Arbeit auswirken. 

L: Länge der Aufgaben, Aktivitäten und Termine abschätzen

Der nächste Schritt, den du im übrigen getrost am nächsten Morgen erledigen kannst, betrifft die Länge der einzelnen Aufgaben. Wenn du zum ersten Mal die Alpen-Methode anwendest, ist wirst du das vermutlich als gar nicht so einfach wahrnehmen. Denn die Länge von Aufgaben und Aktivitäten realistisch einzuschätzen, erfordert einiges an Übung. Wichtig ist aber, dass du dich davon nicht entmutigen lässt. Mit der Zeit wird es dir leichter fallen, wovon deine gesamte Planung und damit auch dein Zeitmanagement profitiert.

Den zeitlichen Aufwand für bestimmte Tagespunkte zu planen ist noch aus einem weiteren Grund sinnvoll: Nehmen wir an, du setzt 40 Minuten für ein Gespräch mit deinem Teamleiter an. Nach 30 Minuten schaust du auf die Uhr uns stellst fest, dass einige Punkte noch gar nicht besprochen wurden. Nun heißt es sich zu sputen, um die restlichen Punkte noch zu klären.

Was zunächst nach Stress und Hetze klingt, kann für dein Zeitmanagement durchaus sinnvoll sein. Denn dank der Alpen-Methode achtest du darauf, den Zeitplan einzuhalten. Ausschweifende Gespräche oder Tagesordnungspunkte, die mit der eigentlichen Sache nichts zu tun haben, entfallen in Zukunft. Das ist nicht nur für dich besser, auch deine Gesprächspartner werden diese Verbindlichkeit zu schätzen wissen. 

P: Pufferzeiten für unvorhergesehene Unterbrechungen oder Aufgaben einplanen

Die Pufferzeiten sind etwas, das die Alpen-Methode von vielen anderen Zeitmanagement-Methoden unterscheidet. Denn ganz gezielt freie Zeiträume einzuplanen, für den Fall, dass etwas dazwischen kommt, machen nicht viele Methoden. Die Alpen-Methoden dagegen lässt dir dazu ordentlich Zeit: 

  • 60 Prozent des Tages sind für Arbeitsaufgaben reserviert
  • 40 Prozent der Zeit sind zeitlicher Puffer für unerwartete Dinge

 

Wer einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag hat, wird daher die Vorzüge der Alpen-Methode schnell zu schätzen wissen. Kurze Gespräche zwischendrin oder eine dringende Mail, die schnell bearbeitet werden muss, sind mit diesen Pufferzeiten möglich. 

Weiterer Pluspunkt: Du kannst die Zeiten individuell anpassen. Du musst dich also nicht an die klassische Aufteilung der Alpen-Methode halten. Wenn es für deinen Arbeitsablauf besser ist, kannst du die Pufferzeiten auch ausdehnen oder verkürzen. 

Der zeitliche Puffer ist aber nicht nur dazu da, dir mehr Raum für unvorhergesehene Aufgaben zu verschaffen. Er soll dir auch Ablenkung oder kleinere Unterbrechung von deiner Arbeit ermöglichen. Denn auch ein wenig Pause muss sein, um danach konzentriert und effektiv weiterarbeiten zu können. 

E: Entscheidung treffen

Leider sind wir mit den Pufferzeiten aber leider noch nicht am Ende der Alpen-Methode angelangt. Im Gegenteil, jetzt kommt der schwierigste Part der gesamten Methode: Die Entscheidungsfindung.

Nun musst du dich dafür entschließen, welche Aufgabe zuerst und damit ganz dringend erledigt werden muss und welche Aufgabe noch ein wenig warten kann. Als aufmerksamer Leser kommt dir das vielleicht bekannt vor: Das ist genau das, was auch bei der Eisenhower-Matrix passiert: Zunächst werden wichtige von unwichtigen und dringlichen von weniger dringlichen Aufgaben getrennt und in die Matrix eingetragen. Mit der Matrix hast du die Aufgaben direkt vor Augen und kannst entsprechend sehen, was Priorität hat und was noch ein wenig warten kann.

Alternativ kannst du aber auch die ABC-Analyse nutzen, um die anstehenden Aufgaben nach absteigender Priorität zu ordnen. Du siehst also, es gibt genug Hilfsmittel, die dir diesen Schritt vereinfachen können. An dieser Stelle zu schludern, ist also keine Option. Vor allem deshalb nicht, weil dieser Punkt der Alpen-Methode wirklich zentral für ihr Gelingen ist. 

N: Nachkontrolle der Entscheidung und Einteilung

Auch diesen Schritt gibt es nicht nur in der Alpen-Methode. Viele andere Zeitmanagement-Tools arbeiten ebenfalls mit dieser Kontrolle am Abschluss des gesamten Vorgangs.

Und das ist auch unbedingt notwendig. Denn vor allem ohne Zeitmanagement-Tool kommt es vor, dass wir nicht erledigte Aufgaben immer weiter nach hinten schieben – oder sie stetig nach unten wandern. Vielleicht hast du einen entsprechenden Stapel von Papier auf dem Schreibtisch…

Hin und wieder hört man deshalb den Rat, das untere Drittel eines solchen Papierstapels kurzerhand nach ein paar Wochen „Liegezeit“ zu entsorgen. Denn ganz offensichtlich hast du die Informationen, die auf dem Papier stehen nicht benötigt oder die Aufgabe war so unwichtig, dass du sie auch nach mehreren Wochen noch nicht bearbeiten musstest.

 

Was soll das also? Statt deine Zeit damit zu verplempern und dich von dem stetig anwachsenden Stapel runterziehen zu lassen, schmeiß die Unterlagen weg! Die sind nämlich nur Ballast für dich – im wahrsten Sinne des Wortes.

Die Alpen-Methode möchte diesem Stapel vorbauen, indem an jedem Abend der Ablauf evaluiert wird. Bevor du abends das Büro verlässt, kontrollierst du also noch einmal deine Entscheidungen des Tages:

  • War es richtig, der Aufgabe A so viel Platz einzuräumen?
  • Sind die Aufgaben noch aktuell?
  • Welche Aufgaben kann ich streichen?
  • Was sind die größten Zeitfresser? Wie kann ich diese minimieren?

 

Übrigens hat dieser Schritt noch einen weiteren Vorteil: So kannst du schon direkt die ersten Aufgaben für den nächsten Tag festlegen und dir einen Teil von Schritt 1 der Alpen-Methode sparen. 

Die Vor- und Nachteile der Alpen-Methode

Zum Abschluss die Vor- und Nachteile der Alpen-Methode in einer übersichtlichen Zusammenstellung. So kannst du hoffentlich besser entscheiden, ob die Methode für dich das richtige ist. 

Vorteile

Nachteile

Aufgaben werden übersichtlich zusammengefasst 

Probleme, wenn Aufgaben mit Kollegen bearbeitet werden müssen

Kompakter Überblick über den Arbeitstag

Absprachen werden schwieriger

Konkrete Deadlines und Zeitlimits

Pufferzeiten nehmen zu viel Raum ein

Pufferzeiten für unvorhergesehene Aufgaben

Methode erfordert hohes Maß an Selbstdisziplin 

Zeit für Erholung

 

Weniger Stress durch Planung

 

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Über Dirk Kreuter

Dirk Kreuter ist einer der einflussreichsten Vordenker zu den Themen Vertrieb, Verkauf und Akquise, sowohl online wie offline. Er hält schon seit 1990 begeisternde Vorträge und ist Autor von über 50 Büchern & Hörbüchern.

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