ABC-Analyse: So nutzt du das Tool für dein Unternehmen

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Beitragsbild ABC-Analyse

Klassischerweise wird die ABC-Analyse für die Unternehmensführung eingesetzt, sie kann dir aber auch dabei helfen, deine Aufgaben nach Prioritäten zu gliedern oder gar Maßnahmen für die Kundenbindung zu finden. Wie du das Tool einsetzen kannst und wo Gefahren liegen, verrate ich dir hier…

 

Wie funktioniert die ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse ist ein Tool, um verstecktes Potenzial aufzudecken. Sie kann dir aber auch dabei helfen, deine Prioritäten klar zu identifizieren. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  1. Du verzettelst dich nicht mehr
  2. Du lernst, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden
  3. Du kannst dich auf deine Prioritäten voll und ganz fokussieren
 

Mit der ABC-Analyse kannst du aber nicht nur Aufgaben gliedern. Sie ist auch dazu da, um Aktivitäten, Produkte, Probleme oder gar Kunden in eine übersichtliche Klassifizierung einzuteilen.

Denn die ABC-Analyse stammt ursprünglich aus der Betriebswissenschaft und dient in erster Linie dazu, Fragen zu klären, die relevant für den Umsatz sind. Dabei belässt es die Analyse aber nicht.

Nachdem die Voraussetzungen untersucht wurden, werden daraus Maßnahmen abgeleitet, wie das Unternehmen in Zukunft weiter wachsen kann. Damit ist die ABC-Analyse auch für unsere Zwecke durchaus interessant. Schließlich lassen sich mit dieser Methode auch viele weitere Potenziale aufdecken. 

So gibt die ABC-Analyse zum Beispiel einen Eindruck

  • welche Kunden die wichtigsten für dich sind
  • welche Dienstleistungen oder Produkte den meisten Umsatz machen
  • welche Produkte oder Rohstoffe die meisten Kosten (Lagerung und Beschaffung) verursachen
 

Das Ziel dahinter: Nachdem du dein Untersuchungsobjekt eindeutig einer Klasse zugeordnet hast, kannst du leichter eine Entscheidung treffen. Und eine fundierte und begründete Entscheidung zu fällen, kann im Geschäftsalltag sicherlich nie schaden.

Zusatzgrafik ABC Analyse

ABC-Analyse und Pareto-Prinzip

Übrigens wird die ABC-Analyse auch Pareto-Analyse genannt. Sie hat nämlich einige Gemeinsamkeiten mit dem Pareto-Prinzip. Die Idee hinter dem Pareto-Prinzip lautet grob gesagt, dass 80 Prozent des Umsatzes mit nur 20 Prozent der Kunden erzielt wird.

Genau an dieser Stelle setzt die ABC-Analyse ein. Richtig angewendet, kannst du damit nämlich diejenigen Kunden identifizieren, die für dich den meisten Umsatz bringen. (Analog gilt das natürlich auch für Produkte, die am besten verkauft werden oder Rohstoffe, die den meisten Lagerplatz beanspruchen).

Mein Tipp: Schau dir den Artikel zu diesem Thema ebenfalls an. Nach der Lektüre wirst du noch besser verstehen, wo die Chancen der ABC-Analyse liegen.

 

Die Klassen A, B und C

Die ABC-Methode hat ihren Namen daher, dass der Untersuchungsgegenstand zunächst in eine der 3 Klassen A, B oder C eingeteilt wird.

  1. Klasse A: Kunden, Dienstleistungen, Produkte oder andere Dinge, die besonders wichtig sind, gehören in diese Klasse. Du bist gut beraten, diesen Dingen besondere Priorität einzuräumen. Denn sie sind es, die den Großteil deines Umsatzes und deines Erfolgs ausmachen. Der Haken daran: Leider sind Kunden (oder Produkte…) der Klasse A rar gesät. Wenn wir uns ganz streng an das Pareto-Prinzip halten, machen sie nur 20 Prozent aller Kunden aus – das ist jedoch nur eine grobe Daumenregel. 
  2. Klasse B: Der Buchstabe B nimmt in der ABC-Analyse die mittlere Position ein. Und so verhält es sich auch mit den Dingen, die in dieser Kategorie eingeordnet werden. Die Dienstleistungen, Produkte oder Kunden der Klasse B sind nicht unwichtig, aber eben auch nicht so wichtig, wie diejenigen der Klasse A. Trotzdem darfst du die Mitglieder dieser Kategorie nicht vernachlässigen. Denn auch sie sind zu einem guten Teil an deinem Erfolg beteiligt. Nur eben nicht so stark, wie die Premium-Kunden (Dienstleistungen oder Produkte) der Klasse A.
  3. Klasse C: Die Klasse C der ABC-Analyse bildet schließlich das Schlusslicht. Hier findest du die eher unwichtigen Dinge, die dementsprechend nicht so viel Aufmerksamkeit benötigen. Auch hier nutzt zur Veranschaulichung das Pareto-Prinzip: Diese Klasse ist die größte (80 Prozent), trägt aber nur wenig zum Erfolg oder Umsatz bei (20 Prozent). Vernachlässigen darfst du Kunden, Aufgaben oder Dienstleistungen dieser Gruppe aber trotzdem nicht. Schließlich generierst du auch mit ihnen Umsatz. In der ABC-Analyse geht es aber darum, die Objekte der Klasse C weiter auszubauen und zu entwickeln. Im günstigsten Fall werden sie zunächst zu Mitgliedern der Klasse B und schließlich zu den Premium-Kunden oder -Dienstleistungen der Klasse A. Bis dorthin ist es jedoch ein weiter Weg…

Die Voraussetzungen für diese Analyse

Mit der ABC-Analyse werden Kunden, Dienstleistungen oder sonstige Angebote in verschiedene Klassen eingeteilt. Das ist natürlich nur dann wirklich sinnvoll, wenn sich Kunden und/oder Dienstleistungen deutlich voneinander unterscheiden.

Machst du dagegen mit allen Kunden oder Produkten ähnliche Umsätze, ist die ABC-Analyse nicht das richtige Tool für dich. In diesem Fall solltest du andere Techniken nutzen, um dein Business weiter voranzubringen. 

Eine weitere Voraussetzung für die Analyse nach diesem Modell ist die Aussagekraft des ausgewählten Faktors. Denn mit der ABC-Analyse konzentrierst du dich ausschließlich auf ein Merkmal. Das ist im übrigen auch ein häufiger Kritikpunkt der ABC-Analyse, den du im Hinterkopf behalten solltest, wenn du diese Modell für dein Business oder deine Vertriebsstrategie nutzt. 

Wenn du ein sehr aussagekräftiges Merkmal hast, ist es bestens geeignet, um Kunden, Dienstleistungen oder Produkte mit der ABC-Analyse zu untersuchen. Willst du jedoch mehrere Merkmale gleichzeitig betrachten, kann es sich lohnen, noch weitere Modelle zu verwenden. Denn bei gleich mehreren Merkmalen kommt diese Analyse an ihre Grenzen. 

Übrigens lässt sich die ABC-Analyse auch ausweiten. Für den Fall, dass du mehr als drei verschiedene Klassen hast, die du untersuchen möchtest, kannst du auch eine ABCD-Analyse durchführen.

Die ABC-Analyse an einem Beispiel

Um zu verdeutlichen, wie die ABC-Analyse aussehen kann, schauen wir uns den Ablauf einmal genauer an einem konkreten Beispiel an. Wir konzentrieren uns dabei auf die Kundenstruktur in einem fiktiven Unternehmen. 

Das Ziel der ABC-Analyse lautet in diesem Fall unterschiedliche Maßnahmen für die Kundenbetreuung zu identifizieren. So kannst du zum Beispiel deinen A-Kunden eine exklusivere Betreuung angedeihen lassen – denkbar wäre ein individueller Support – oder aber du überraschst deine Kunden zu Weihnachten mit ganz besonderen Präsenten oder der Einladung zu einem exklusiven Event.

 

Der Ablauf der ABC-Methode

Die ABC-Analyse läuft dabei folgendermaßen ab:

  1. Alle aktuellen Kunden werden in einem übersichtlichen Format zusammengestellt 
  2. Die Anzahl der Verkäufe,
  3. der durchschnittliche Wert des Verkaufs,
  4. der generierte Umsatz werden ebenfalls notiert.
 

Für die ABC-Analyse eignet sich eine Excel-Tabelle ganz gut. Denn damit lassen sich die Kunden nach einzelnen Kriterien filtern. Genau das ist nämlich der nächste Schritt.

Die wichtige Größe, an der wir uns orientieren wollen, ist der Umsatz im aktuellen oder vergangenen Geschäftsjahr, den du mit deinen Kunden generieren konntest. Anhand dieses Kriteriums werden nun die Kunden gefiltert und in unterschiedliche Gruppen eingeteilt. 

 

Die Einteilung in die Klassen A, B und C

Bei der Einteilung in die Klassen A, B und C hast du nun einen gewissen Spielraum. Denkbar ist zum Beispiel, dass du nur den wirklichen Premium-Kunden, mit denen du einen deutlichen Teil deines Umsatzes erwirtschaftest, eine besondere Behandlung zukommen lassen möchtest.

In diesem Fall solltest du die Klassen A und B so wählen, dass nur wirklich wenige Kunden in den Genuss der Spitzenbehandlung kommen. Dazu kannst du eben auch unterschiedliche Werte und Einteilungen ausprobieren und dir ansehen, wie sich diese auf das Gesamtergebnis auswirken.

Meist wird eine der folgenden Einteilungen genutzt:

Klasse

Wert 

Menge 

A

65 bis 80 Prozent Anteil am Gesamtumsatz 

5 bis10 Prozent der Kunden

B

10 bis 25 Prozent Anteil am Gesamtumsatz 

20 bis 40 Prozent der Kunden 

C

5 bis 20 Prozent Prozent Anteil am Gesamtumsatz 

50 bis 75 Prozent der Kunden

Wie gesagt: Es kommt auf deine Zielsetzung an, was du mit der Analyse erreichen möchtest. Wenn du nur einen kleinen, erlauchten Kreis deiner Kunden mit einem speziellen Angebot überraschen möchtest, wählst du die Grenzen zwischen den Klassen A, B und C enger. So dass nur 5 Prozent deiner Kunden in die Klasse A fallen.

Möchtest du dagegen etwas großzügiger sein, kannst du bis ans äußere Ende der Skala gehen und 10 oder gar 15 Prozent deiner Kunden in die Klasse A einordnen. Letztlich bleibt es dir überlassen, wie du die ABC-Analyse einteilst. 

Das macht auch den Charme dieser Methode aus. Sie lässt sich nämlich dazu nutzen, bestimmte Dinge nach ganz individuellen Kriterien einzuteilen. Und das nicht einfach nach Gefühl, sondern anhand einer betriebswirtschaftlichen Analyse.

Mein Tipp: Du weiß nicht, ob die Einteilung, die du gewählt hast, die richtige ist? Dann versuch doch einfach folgendes: Probiere unterschiedliche Grenzen für die einzelnen Klassen aus. Schau dir dann im nächsten Schritt an, welche Folgen das jeweils auf deine Entscheidung und die Maßnahmen hat.

Manchmal muss man ein wenig ausprobieren, bis die richtigen Einteilungen in die Klassen gefunden sind. Der Aufwand kann sich aber durchaus lohnen. Probier es aus!

 

Weitere Tipps für die ABC-Analyse 

Bevor du die ABC-Analyse anwendest, solltest du dir noch weitere Gedanken machen. Denn die Methode vorschnell anzuwenden, hat einen Nachteil: Unter Umständen könntest du versehentlich einen Kunden in die Klasse C einordnen, der dort nicht hingehört.

Vielleicht hat eure Zusammenarbeit nämlich gerade erste begonnen und ihr findet noch zueinander. Aus diesem Grund ist der Umsatz mit diesem Kunden aktuell noch recht gering.

Das muss aber nicht bedeuten, dass das auch im nächsten Geschäftsjahr so bleiben muss. Und genau hier liegt die Gefahr der ABC-Analyse. Wenn du diesen Kunden nun aufgrund mangelnder Daten in die Klasse C einteilst, könntest du ihn zu sehr vernachlässigen.

Die anfangs recht positive Geschäftsbeziehung kann sich dann nicht weiter entwickeln und der Kunde bleibt in der Klasse C oder  – noch schlimmer – sucht sich einen anderen Geschäftspartner.

Daher solltest du folgende Dinge immer in deine ABC-Analyse mit einbeziehen:

  1. Eignet sich der ausgesuchte Bereich dazu, die Methode anzuwenden?
  2. Ist die Kennzahl die richtige, um die Kunden (Produkte, Dienstleistungen…) zu klassifizieren?
  3. Hast du alle Daten parat, um die ABC-Analyse durchzuführen?
  4. Zeigt die Einteilung in die verschiednen Klassen die Ergebnisse, die du wolltest?

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Über Dirk Kreuter

Dirk Kreuter ist einer der einflussreichsten Vordenker zu den Themen Vertrieb, Verkauf und Akquise, sowohl online wie offline. Er hält schon seit 1990 begeisternde Vorträge und ist Autor von über 50 Büchern & Hörbüchern.

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