Mehr Effizienz mit der Pomodoro Technik

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Beitragsbild Pomodoro

Pomodoro-Technik: So nutzt du die Zeitmanagement-Methode

„Zeit ist Geld“ – das ist nicht nur ein älteres Sprichwort, sondern aktueller denn je. Nehmen wir nur einmal das Beispiel Vertrieb: Je schneller die Ware bei deinem Kunden ist, umso mehr kann verkauft werden – und vor allem kauft dein Kunde in dieser Zeit nicht bei der Konkurrenz. Richtig gut organisiert zu sein ist also eine Voraussetzung dafür, wenn du erfolgreich sein möchtest. Und dazu gehört Selbstdisziplin und das richtige Mindest , aber vor allem gutes Zeitmanagement und genau darum soll es jetzt gehen. Eine Möglichkeit, zum Beispiel deinen Arbeitstag am Schreibtisch effizient zu gestalten, ist die sogenannte Pomodoro-Technik. Ein Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden, den ich dir daher nicht länger vorenthalten möchte…

Pomodoro-Technik: Was versteht man darunter

Ich habe es schon kurz verraten: Die Pomodoro-Technik ist eine klassische Methode, um dein Zeitmanagement zu verbessern und damit auf lange Sicht erfolgreicher zu werden.

Aber Moment, bedeutet „Pomodoro“ nicht etwas ganz anderes? Ja, das tut es. Wie du vielleicht allein schon wegen deiner Besuche bei deinem Lieblingsitaliener weißt, ist „Pomodoro“ italienisch und heißt in der deutschen Übersetzung „Tomate“. 

Klingt zunächst vielleicht komisch, wird aber gleich verständlich. Erfunden hat diese Technik nämlich ein Italiener namens Francesco Cirillo und der benutzte eine Eieruhr, um diese Zeitmanagement-Methode zu verfeinern.

Da diese Eieruhr die Form und das Aussehen einer Tomate hatte, nannte er seine neu entwickelte Technik kurzerhand Pomodoro-Technik – und genau unter diesem Namen ist sie bis heute bekannt, obwohl sie mit Tomaten nicht allzu viel zu tun hat

So funktioniert die Technik

Der Pomodoro-Technik liegt folgende Überlegung zugrunde: Wir können deutlich effizienter und effektiver arbeiten, wenn wir die Arbeit in kurze Intervalle aufteilen. Aus diesem Grund stellte besagter Francesco Cirillo seine Eieruhr auf 25 Minuten und versuchte während dieser Zeitspanne möglichst konzentriert und ohne Ablenkung zu arbeiten.

Wenn die Eieruhr nach 25 Minuten klingelt, ist es Zeit für eine kleine Pause, bevor die nächste Zeiteinheit beginnt und wiederum konzentriertes Arbeiten angesagt ist. Nach vier Durchlaufen hast du dir eine längere Pause redlich verdient. Nun darfst du für 30 Minuten das tun, was du gerne tust, um dich zu entspannen und zu sammeln. Denn danach geht das Ganze wieder von vorne los.

Etwas Vorarbeit ist jedoch nötig, wenn du in Zukunft deine Aufgaben in 25-minütige Tasks unterteilen und damit zukünftig die Pomodoro-Technik nutzen möchtest: Notier dir vorab möglichst kurz, was in dem jeweiligen Pomodoro-Durchgang erledigt werden muss. So stellst du sicher, dass du nicht versehentlich auf den falschen Pfad gelenkt und am Ende an der falschen Aufgabe gearbeitet hast.

 

Welche Aufgaben lassen sich mit der Pomodoro-Technik erledigen?

Hoffentlich kommst du jetzt nicht auf die Idee, dass sich diese Zeitmanagement-Methode nur für Aufgaben eignet, die genau 25 Minuten dauern. Dem ist nämlich nicht so. Im Gegenteil, die Pomodoro-Technik kann für fast alle Aufgaben genutzt werden. Es kommt eben nur darauf an, wie du die Aufgaben gliederst.

Folgende Beispiele verdeutlichen dir, was damit gemeint ist:

Kleinere, unterschiedliche Aufgaben: Du kannst die Pomodoro-Technik nutzen, um kleinere Aufgaben zusammen abzuarbeiten. Diese Aufgaben müssen auch gar nicht thematisch zusammenhängen, dürfen es aber natürlich. So kannst du den Besuch beim letzten Kunden im CRM-System nachhalten, Mails beantworten und Telefonate vorbereiten.

Aufgaben, die genau 25 Minuten lang dauern:

Solltest du Aufgaben zu erledigen haben, die genau 25 Minuten deiner Zeit beanspruchen, ist das natürlich optimal. Die Lektüre der neuesten Entwicklungen am Markt oder die neuste Folge deines Lieblingspodcasts passen mit etwas Glück genau in diese 25 Minuten.

Größere Aufgaben unterteilen:

Denkbar ist aber auch, dass du eine große und wirklich zeitaufwändige Aufgabe in mehrere kleine Einheiten unterteilst, die jeweils 25 Minuten dauern. Das hat noch einen weiteren Vorteil: Dadurch, dass die riesige Aufgabe nun aus vielen kleinen Teilen besteht, kommt sie dir nicht mehr so groß und unüberwindbar vor – was dich wiederum anspornt, die Aufgabe endlich vom Tisch zu schaffen. 

Grafik Pomodoro-Technik

Welche Vorteile hat die Pomodoro-Technik?

Auf den ersten Blick wird vielleicht nicht sofort klar, wo das große Potenzial dieser Zeitmanagement-Methode liegt, denn 25 Minuten arbeiten klingen zunächst nicht nach viel. Wer allerdings etwas in sich geht, wird schnell zu der gegenteiligen Auffassung gelangen.

Tatsächlich ist es nämlich so, dass wir Probleme haben, uns schon einige Minuten am Stück ohne Ablenkung voll und ganz auf eine Sache zu konzentrieren. Häufig gibt man dem Smartphone die Schuld dafür, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer wird.

Glaubt du nicht? Dann beobachte dich doch einfach mal selbst, während du einfache Routineaufgaben, wie beispielsweise Mails checken – erledigst. Du wirst sicherlich schnell feststellen, dass es eben keine 25 Minuten dauert, bis du zum ersten Mal zum Smartphone greifst oder auf einen anderen Tab klickst, um nachzuschauen, was es Neues in den Sozialen Medien – oder sonst irgendwo im Netz – gibt. 

Aber nicht nur das. Auch der Kollege aus dem Nachbarbüro, mit dem man sich gerne mal länger als nötig austauscht i

Genau hier setzt die Pomodoro-Technik an, indem sie dafür sorgt, dass für mindestens 25 Minuten jegliche Ablenkungen verboten sind und du dich mit vollem Elan deiner Aufgabe widmen kannst. 

Und das ist tatsächlich schwieriger, als man zunächst denken würde. Die Pomodoro-Technik hilft uns allen dabei, ein ganz neues und besseres Zeitgefühl zu bekommen und vor allem zu lernen, uns von Zeitfressern fernzuhalten – jedenfalls für einen begrenzten Zeitraum. 

Auf der anderen Seite bewahrt sie uns aber auch davor, es mit der Arbeit zu übertreiben und sorgt für einen gesunden Ausgleich zwischen beiden Phasen. Die kleinen Pausen geben uns nämlich die Möglichkeit, kurz zu verschnaufen und neue Kraft für den nächsten Durchgang zu schöpfen.

Warum ist die Pomodoro-Technik erfolgreich?

Die Pomodoro-Technik ist nicht nur ein nützliches Tool, wenn du bestimmte Arbeitsschritte effektiver gestalten möchtest. Du kannst sie darüber hinaus auch als „Coach“ betrachten, indem sie dir dabei hilft, bestimmte Abläufe bewusster zu machen:

  1. Zeitaufwand wird offensichtlicher: Dank der Pomodoro-Technik wird dir klar, wieviel Zeit du für einzelne Aufgaben benötigst. Vor allem aber auch, wie viel wertvolle Arbeitszeit du täglich mit Dingen verschwendest, die dich deinem Ziel keinen Schritt näher bringen.
  2. Planung wird einfacher: Wenn du die Pomodoro-Technik ein paar Wochen angewandt hast, lernst du, den Zeitaufwand für Aufgaben viel besser abzuschätzen. So passiert es dir nicht mehr so häufig, dass du „mal schnell nebenbei“ Aufgaben übernimmst, die sich später als echte Zeitfresser herausstellen. Wer Zeitaufwände besser einschätzen kann, kann effektiver und effizienter arbeiten. 
  3. Konzentration wird gesteigert: Dank der Pomodoro-Technik lernst du nach und nach, dich besser und intensiver auf Dinge zu konzentrieren. Schließlich trainierst du das täglich immer mal wieder für 25 Minuten. Diese Fähigkeit wird dir auch in anderen Situationen helfen, bei denen du voll fokussiert und konzentriert bei der Sache sein musst – bei Mitarbeitergesprächen oder wichtigen Kundenterminen zum Beispiel. 
  4. Wohlbefinden wird verbessert: Last but not least profitiert auch deine Gesundheit davon, wenn du dir die Pomodoro-Technik aneignest. So kannst du dir zum Beispiel angewöhnen, nach 25 Minuten vom Schreibtisch aufzustehen und ein paar Übungen für deinen Rücken zu machen. Aber auch der Stress im Allgemeinen wird weniger. Schließlich lernst du mit der Pomodoro-Technik, wie du schneller und konzentrierter arbeitest.

Kritik an der Pomodoro-Technik

Hin und wieder wird angeführt, die Pomodoro-Technik eigne sich nur für ganz bestimmte Aufgaben und sei insgesamt viel zu unflexibel. Das stimmt natürlich so nicht ganz. Unflexibel ist die Technik nur, wenn du sie unflexibel anwendest. 

Es spricht schließlich nichts dagegen, den „Pomodoro-Zeitraum“ von 25 Minuten nach deinen eigenen Bedürfnissen abzuändern. Du arbeitest besser und effektiver, wenn du dir 35 Minuten Zeit nehmen kann, um dich auf das Projekt zu konzentrieren? Dann stell den Timer doch einfach auf diese Zeitspanne ein und das Problem ist gelöst.

Ähnlich verhält es sich mit der Pausenlänge: Wenn du mehr als fünf Minuten brauchst, um dich zu erholen und zu regenerieren, gönn dir diese Auszeit. 

Kurzum, die Pomodoro-Technik ist das, was du aus ihr machst, denn sie bietet dir die Möglichkeit, die einzelnen Intervalle nach deinen Wünschen anzupassen. 

 

Pomodoro-Technik: Diese Tools kannst du nutzen

Überzeugt? Dann probier die Pomodoro-Technik doch einfach mal für dich aus. Du musst dir auch nicht unbedingt eine Eieruhr auf den Schreibtisch stellen, um die Methode zu meistern. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe anderer nützlicher Tools, mit denen du dein Zeitmanagement verbessern kannst:

  1. Smartphone: Das ist die wohl einfachste Möglichkeit, die Pomodoro-Technik zu nutzen. Denn das Smartphone haben wir ohnehin fast immer dabei. Wenn du also ohne großen Aufwand ausprobieren möchtest, in Intervallen zu arbeiten, stell dir einfach den Timer auf deinem Smartphone. Denk aber auch daran, den Timer für die Pause zu setzen – du sollst schließlich nach einer kurzen Verschnaufpause schnell wieder zurück an die Arbeit.
  2. Apps: Möchtest du dagegen nicht den Timer, sondern lieber eine App für dein Smartphone nutzen, kannst du folgende Tools ausprobieren. Für Nutzer eines iPhone zum Beispiel Focus Keeper, für Android Nutzer Focus To-Do.
  3. Browser: Selbstverständlich gibt es mittlerweile auch viele Anwendungen, die du direkt über den Browser nutzen kannst. Das hat den Vorteil, dass du dazu nicht dein Smartphone bedienen, sondern lediglich den Computer benötigst, um das Intervall zu starten und zu beenden. Wenn du dich gerne ablenken lässt, könnte die Browser-Version daher eher geeignet für dich sein. Folgende Tools kannst du zum Beispiel nutzen: TomatoTimer, Tomighty oder Tomatoes. 

 

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Über Dirk Kreuter

Dirk Kreuter ist einer der einflussreichsten Vordenker zu den Themen Vertrieb, Verkauf und Akquise, sowohl online wie offline. Er hält schon seit 1990 begeisternde Vorträge und ist Autor von über 50 Büchern & Hörbüchern.

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