Pareto-Prinzip: So nutzt du es richtig!

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Beitragsbild Pareto

Pareto-Prinzip: So nutzt du die 80-20-Regel für deinen Erfolg

Mit möglichst kleinem Aufwand den größtmöglichen Ertrag erzielen – das ist die Idee hinter dem Pareto-Prinzip, das auch Pareto-Effekt oder 80-20-Regel genannt wird. Klingt fast zu gut, um wahr zu sein. Ist aber tatsächlich eine gute Methode, um dein Zeitmanagement zu optimieren und deine täglichen Abläufe zu straffen. Wie es funktioniert, wann du es anwenden kannst und vor welchem Trugschluss du dich hüten solltest, erfährst du hier…

Definition: Was versteht man unter dem Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip geht auf eine Erkenntnis des Italieners Vilfredo Pareto zurück, dem Anfang des 20. Jahrhunderts bei einer Untersuchung auffiel, dass die Vermögen in Italien mehr als ungleich verteilt sind. 

Er kam zu dem Ergebnis, dass 80 Prozent des gesamten Vermögens in der Hand von nur 20 Prozent der Einwohner waren. Aus diesem Grund wird das Pareto-Prinzip nicht nur auch Pareto-Effekt, sondern auch 80-20-Regel genannt. 

Die Schlussfolgerung, die er aus seinen Beobachtungen zog, brachte ihm allerdings nicht nur Applaus ein. Seine Untersuchungen zur Verteilung des Privatvermögens im Staat stellte er nämlich im Auftrag einiger italienischer Banken an. Sein Rat an sie: Statt sich auf alle Kunden gleichermaßen zu konzentrieren und alle gleich zu behandeln, sollten sie ein wenig aussieben. Nämlich sich hautsächlich um die gut betuchten 20 Prozent der Bevölkerung kümmern.

Denn diese Minderheit hielt die Mehrzahl des Vermögens und war damit der aussichtsreichste Kandidat, mit möglichst wenig Aufwand den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. 

Kurze Definition der 80-20-Regel

Kurz gesagt ist die Idee hinter dem Pareto-Prinzip, dass sich mit 20 Prozent des Einsatzes 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erzielen lassen. Klingt zunächst nach einer erfreulichen Sache. Vorausgesetzt man gibt sich grundsätzlich mit 80 Prozent zufrieden.

Wer jedoch erfolgreich sein möchte, dem werden 80 Prozent nicht ausreichen. Im Gegenteil, erfolgreiche Menschen geben sich mit 100 Prozent gerade einmal halbwegs zufrieden.

Und hier zeigt sich, warum nur so wenige Menschen wirklich und nachhaltig erfolgreich sind. Das Pareto-Prinzip besagt nämlich auch, dass man sich für die restlichen 20 Prozent gewaltig anstrengen muss. Denn um die zu erreichen, benötigt man 80 Prozent des gesamten Aufwands  – auch in dieser Richtung eine gewaltige Ungleichverteilung. 

Zusatzgrafik Pareto

80-20-Regel im Vertrieb nutzen

Diese von Pareto entdeckte Ungleichgewicht zeigt sich übrigens nicht nur im Hinblick auf das Privatvermögen und natürlich auch nicht nur in Italien. Sondern lässt sich auf viele weitere Länder und vor allem verschiedene Zusammenhänge übertragen.

So kannst du das Pareto-Prinzip zum Beispiel auch nutzen, um deine Vertriebsaktivitäten zu planen. Denn glaubt man der 80-20-Formel, musst du dich dabei nur auf ganz bestimmte Kunden konzentrieren.

Laut Pareto-Prinzip kommt es relativ häufig vor, dass 80 Prozent des Umsatzes mit nur 20 Prozent der Kunden erwirtschaftet werden. Wenn du effizient und erfolgreich arbeiten möchtest, musst du diese 20 Prozent deiner Kunden identifizieren. 

Aber nicht nur das, du musst diese Kunden als die Premium-Kunden behandeln, die sie sind und im nächsten Schritt versuchen, noch mehr solcher Kunden zu finden, die für einen Großteil deiner Umsätze verantwortlich sind.

Hier findet sich die 80-20-Regel

Vielleicht bist du noch nicht vollends überzeugt von der statistischen Ungleichverteilung, die sich in so vielen Zusammenhängen zeigen soll. Dann schau dir doch einfach folgende Phänomene an, die sich ebenfalls nach dem Pareto-Prinzip verteilen:

  • 80 Prozent der Gewinne von Unternehmen werden von 20 Prozent der Branchen erzielt. Die restlichen Branchen müssen sich mit den übrig gebliebenen 20 Prozent zufrieden geben – und das weltweit.
  • Die meisten Unternehmen erwirtschaften mit 20 Prozent ihrer Produkte satte 80 Prozent des Umsatzes.
  • 80 Prozent des Schadens, der durch kriminelle Handlungen entsteht, wird von gerade einmal 20 Prozent der Kriminellen verursacht.
  • 80 Prozent der Projektarbeit wird nur von einem kleinen Teil des Teams erledigt, nämlich von den fleißigen 20 Prozent. 
  • Apropos Fleiß: 80 Prozent der Fehlzeiten der gesamten Belegschaft teilen sich auf nur 20 Prozent der Beschäftigten auf.
  • 80 Prozent der Fehler lassen sich im Qualitätsmanagement auf die gleichen Ursachen zurückführen – und die machen 20 Prozent aller Fehler aus, die überhaupt gemacht werden.
  • 20 Prozent der Seiten, die sich im world wide web finden, freuen sich über 80 Prozent des gesamten traffic.

Man könnte noch viele weitere Beispiele anführen, in denen sich die ungleiche Verteilung nach dem Pareto-Prinzip zeigt. Wichtig ist bei allen Zahlen und Beispielen aber auch folgendes: Das Pareto-Prinzip ist keine mathematische oder statistische Konstante. Es kann auftreten, muss aber nicht in allen Zusammenhängen zu finden sein. Das Prinzip zeigt dir lediglich, dass es ein beträchtliches Potenzial für Optimierungen gibt, das es zu entdecken gilt. 

Pareto-Prinzip nicht falsch verstehen

Hüte dich dabei unbedingt vor dem falschen Umkehrschluss, denn der könnte dich teuer zu stehen kommen. Du musst bei all deinen Bemühungen immer dein Ziel im Auge behalten und deine Aktivitäten danach planen.

Das Pareto-Prinzip kann dir natürlich gute Anhaltspunkte liefern, wo es Möglichkeiten gibt, Abläufe zu verbessern. Natürlich solltest du dich auf die vielversprechenden 20 Prozent konzentrieren, um zum Beispiel deine Produktivität zu steigern. Das heißt aber nicht, dass die übrigen 80 Prozent vernachlässigt werden dürften.

Im Gegenteil, im Job wie im Privatleben gibt es viele Aufgaben, die nun einmal abgearbeitet werden müssen. Auch dann, wenn sie auf den ersten Blick nicht extrem viel Ertrag bringen. Trotzdem darfst du diese Aufgaben nicht einfach links liegen lassen. 

Ein Beispiel: Bei der Anwendung des Pareto-Prinzip bist du zu dem Ergebnis gekommen, dass sich in deiner Kartei tatsächlich ungefähr 80 Prozent Kunden befinden, die nur in unregelmäßigen Abständen bei dir anfragen.

Wendest du das Pareto-Prinzip nun zu radikal an, kommst du vielleicht auf die Idee, dass du diese Kunden nur hin und wieder in deine Aktivitäten mit einbeziehst, Schließlich bringen sie dir nur wenig Umsatz.

Aber auch wenig Umsatz ist Umsatz und daher darfst du auch diese Kunden nicht ignorieren. Du musst dir nur ein besseres System überlegen, wie dein Zeitmanagement optimieren kannst, um nicht zu viel Energie für die weniger umsatzstarken Kunden aufzubringen.

Du ahnst es vielleicht schon: Auch hier hilft dir das Pareto-Prinzip.

Grafik Pareto

80-20-Regel: So nutzt du es für dein Selbstmanagement

Das Pareto-Prinzip hilft dir dabei, deinen Arbeitseinsatz effizienter zu gestalten und deine Prioritäten nach klaren Anhaltspunkten zu strukturieren  – ein solches Vorgehen kann nie schaden, wenn du erfolgreich sein willst.

Gutes Zeitmanagement und Selbstorganisation gehören eben nicht nur dazu, sondern sind eine grundlegende Voraussetzungen für wünschenswerte Resultate.

Und das Pareto-Prinzip nutzt du folgendermaßen, um deine Produktivität anzukurbeln:

  1. Wichtige Aufgaben herausfinden: Zunächst solltest du die Aufgaben, Aktivitäten oder Kunden identifizieren, die dir wirklich dabei helfen, dein Ziel zu erreichen. Halte dich dabei jedoch nicht allzu verbissen an die Pareto-Verteilung. Auch mehr als 20 Prozent der Aufgaben oder Kunden können der Grundstein für deinen Erfolg sein. Wichtig ist bei diesem Schritt aber auch, die Aktivitäten und Aufgaben zu identifizieren, die dir nur wenig dabei helfen, dein Ziel zu erreichen und dir nur wenig nutzen. Denn diese Scheinaufgaben gibt es auch und sie halten dich davon ab, wirklich produktiv zu sein. 
  2. Multitasking vermeiden: Statt drei, vier oder noch mehr Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, solltest du dich auf das Wesentliche konzentrieren – auch das lehrt uns das Pareto-Prinzip. Auch wenn du mehrere Dinge zu erledigen hast, musst du das nicht gleichzeitig tun. Stattdessen sortierst du die Aufgaben oder Aktivitäten nach Wichtigkeit und schreibst eine Prioritätenliste. Vermutlich wirst du auch in diesem Schritt feststellen, dass es nur 20 Prozent der Aktivitäten sind, die wirklich dringend sind und sofort erledigt werden müssen. Die übrigen 80 Prozent (wie gesagt, die Verteilung darf auch ein wenig variieren) hebst du dir für einen späteren Zeitpunkt auf, wenn du mehr Luft hast. 
  3. Prioritäten verfolgen: Die Erfolg versprechenden 20 Prozent verfolgst du mit besonderer Motivation und Elan. Am besten gewöhnst du dir dazu eine Routine an, wie und wann du diese Aufgaben erledigst. Eine gute Routine bedeutet übrigens auch, dass dir die Aufgaben schneller und einfacher von der Hand gehen, was dir wiederum Zeit spart.
  4. Deadlines setzen: Wenn du Probleme damit hast, unwichtige Details oder Scheinarbeiten zu ignorieren, solltest du dir ganz bewusst Deadlines setzen. Dieses Vorgehen zwingt dich nämlich dazu, bei einer begrenzten Zeit nur diejenigen Aufgaben zu erledigen, die dich deinem Ziel ein gutes Stück näher bringen.
  5. Mut zur Lücke: Bei begrenzter Zeit und begrenzten Ressourcen führen übertriebener Perfektionismus und unnötige Detailarbeiten nicht zwingend zum Erfolg. Stattdessen solltest du dir angewöhnen, deine Ziele zu überprüfen. Nur die wenigsten Präsentationen müssen zu 100 Prozent perfekt sein. Oft genügen eben auch 80 Prozent, um den Geschäftsführer oder den Kunden zu überzeugen. Überprüf daher deine Abläufe darauf, ob du hier und da vielleicht zu viel Einsatz bringst, der an anderer Stelle mehr Ertrag bringt. 
  6. Reflexion einbauen: Zu einem erfolgreichen Zeitmanagement und guter Selbstorganisation gehört auch, das Erreichte zu überprüfen. Du solltest daher einen festen Termin im Kalender reservieren, an dem du deine Ergebnisse evaluierst. Hast du den Eindruck, dass du weiterhin Zeit verschwendest oder das einige Dinge zu kurz kommen? Dann pass deine Strategie entsprechend an. Denk immer daran: Das Pareto-Prinzip ist kein Naturgesetz, sondern soll dir einen Weg zeigen, wie du deine Zeit und Ressourcen mit möglichst kleinem Aufwand gewinnbringend einsetzten kannst.

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Über Dirk Kreuter

Dirk Kreuter ist einer der einflussreichsten Vordenker zu den Themen Vertrieb, Verkauf und Akquise, sowohl online wie offline. Er hält schon seit 1990 begeisternde Vorträge und ist Autor von über 50 Büchern & Hörbüchern.

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