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Feedback geben: So nutzt du die Rückmeldung richtig

Feedback geben: So nutzt du die Rückmeldung richtig

Feedback zu geben, häufig auch als Rückmeldung bezeichnet, gehört zu den Kernaufgaben von Führungskräften. Denn Feedback ist wichtig für Mitarbeiter, damit sie ihre Selbsteinschätzung und Selbstwahrnehmung abgleichen können. Das ist aber noch nicht alles. Wer die Feedback-Regeln beherrscht, kann auch die Motivation und Produktivität im Team steigern…

Feedback Definition: Was versteht man überhaupt darunter?

Feedback – auch losgelöst von dem beruflichen Kontext – bedeutet einfach, dass du deinem Gegenüber Rückmeldung zu einem bestimmen Verhalten oder der Art und Weise der Kommunikation gibst. Rückmeldung besteht daher immer aus zwei Teilen: Einer Person, die Feedback gibt und auf der anderen Seite einer Person, an die das Feedback gerichtet ist. Und die es im günstigsten Fall auch annimmt. 

Feedback geben darf keinesfalls mit unterschwelliger Kritik verwechselt werden, die einfach nur nett verpackt wird. Das würde dem gesamten Prinzip grundlegend widersprechen. Denn mit der Rückmeldung verfolgt man einen ganz anderen Ansatz: Die zwischenmenschliche Beziehung soll verbessert und Vertrauen aufgebaut werden. 

In diesem Sinne ist Feedback zu geben besonders für Führungskräfte wichtig, denn du kannst dieses Instrument dazu nutzen, deine Mitarbeiter zu führen und weiterzuentwickeln. Das ist aber noch nicht alles: Feedback, das so gegeben wird, dass es die Mitarbeiter auch annehmen können, steigert die Motivation und Produktivität im Team. Darauf deuten auch einige Studien hin. Wie groß die Motivationssteigerung im konkreten Fall aussieht, hängt von deinen Feedbackkünsten ab. In einer Studie der Yale University ist von beachtlichen 17 Prozent Steigerung die Rede. 

Rückmeldung geben: Das kannst du erwarten

Klingt gar nicht mal schlecht, ist aber tatsächlich noch nicht alles, was du dir erwarten kannst, wenn du deinen Mitarbeitern konstruktives Feedback gibst. Auch diese Vorteile hat Feedback für dich: 

  • Das Betriebsklima wird verbessert: Feedback sorgt dafür, dass die Kommunikation im Unternehmen transparent abläuft. Und genau das wissen die Mitarbeiter zu schätzen und belohnen konstruktive Rückmeldung mit einer besseren Einstellung zum Unternehmen und zur Arbeit.
  • Missverständnisse werden schnell geklärt: Wenn es zum regelmäßigen Ablauf im Unternehmen gehört, dass du deinen Mitarbeitern Feedback gibst, lassen sich auch kleinere und größere Missverständnisse schneller klären. Das trägt nicht nur dazu bei, dass die Stimmung schnell wieder besser wird, sondern hat noch einen weiteren Vorteil: Es kommt nicht so schnell zu handfesten Konflikten im Team, für die du echte Konfliktmanagement-Skills benötigt. 
  • Mitarbeiter schieben weniger Frust: Auch das ein echter Pluspunkt, den es mit sich bringt, wenn du dich dazu entschließt, regelmäßig Feedback zu geben. Bei konstruktiver Kritik kommt es zu einem Austausch auf Augenhöhe zwischen dir und deinen Mitarbeitern. Das wiederum trägt dazu bei, dass deine Mitarbeiter das Gefühl haben, in dieser Situation das loswerden zu können, was sie bedrückt. So vermeidest du nicht nur, dass deine Mitarbeiter immer frustrierter werden, du kannst auch wertvolle Tipps und Verbesserungsvorschläge für interne Abläufe bekommen – und das alles kostenlos. 
Feedback Regeln

Feedback Regeln: Darauf solltest du achten

Wenn du fortan Feedback-Runden in deinem Unternehmen oder Team implementieren möchtest, helfen dir vielleicht folgende Regeln dabei weiter. Denn tatsächlich ist es gar nicht so einfach, konstruktive Rückmeldungen zu geben, das von dem Gegenüber auch als solches erkannt wird. Formulierst du dein Feedback nämlich zu schroff, kann es sogar sein, dass du damit genau das Gegenteil auslöst.

Achte daher auf folgende Dinge:

1. Klares Ziel kommunizieren

Das hört sich wahrscheinlich einfacher an, als es ist. Tatsächlich musst du dir beim Feedback geben aber immer folgendes merken: Was du sagst und in einer bestimmen Art und Weise meinst, muss nicht zwingend bei deinem Gesprächspartner auch so ankommen. 

Das hängt eben damit zusammen, dass Menschen ganz unterschiedlich sind und häufig auch eine ganz verschiedene Wahrnehmung bestimmter Dinge haben. Was du zum Beispiel als Hilfsangebot gemeint hast, kommt bei deinem Mitarbeiter als versteckte Kritik an. Er denkt vielleicht, dass du ihm nicht zutraust, die Arbeitsaufgabe allein zu bewältigen und du deshalb deine Hilfe anbietest. Du hast das aber gar nicht so gemeint.

Damit das Feedback also so ankommt, wie du es auch tatsächlich geben möchtest, solltest du ein klares Ziel formulieren, das du damit erreichen möchtest. Im oben genannten Fall könnte das zum Beispiel sein, dass du deinem Mitarbeiter ein neues Tool erklären möchtest, mit dem die Arbeit noch einfacher und effizienter klappt. 

2. Richtigen Zeitpunkt finden

Wann es in deinem Unternehmen Zeit ist, Feedback zu geben, hängt von den individuellen Vorlieben ab. In einigen Unternehmen gibt es mittlerweile Feedback-Apps, mit denen Mitarbeiter andere Kollegen und Vorgesetzte relativ zeitnah bewerten können.

Ob sich eine App oder ein vergleichbares Tool für jedes Unternehmen gleichermaßen eignet, lässt sich nicht pauschal sagen. Andere Firmen und Teams kommen eben besser damit zurecht, wenn es einen zeitlichen Abstand zum Ereignis gibt. Vor allem dann, wenn du zu einem Vorfall Feedback geben möchtest, der nicht gerade gut gelaufen ist. Ist der Fehler gerade passiert, könnte es dem Mitarbeiter nämlich viel zu unangenehm sein, um zuzuhören und das Feedback anzunehmen.

Kurzum, du musst ausprobieren, wie viel zeitlichen Abstand dein Team braucht, um Feedback annehmen zu können. Denn nur so stellst du auch sicher, dass dein Feedback die gewünschte Wirkung entfalten kann. 

Konkret werden

Pauschale Aussagen oder zu unbestimmte Kritik muss ihr Ziel verfehlen. Denn wer kann mit Äußerungen wie: „Sie sollten sich Kunden gegenüber freundlicher verhalten“ schon etwas anfangen? Eben. Feedback-Geber sollten daher darauf achten, ihr Feedback anhand konkreter Beispiele zu benennen. 

Das hat noch einen weiteren Vorteil: Der Mitarbeiter weiß nicht nur, was an seinem Verhalten verbesserungswürdig ist, du kannst auch gleich einen Vorschlag mitliefern. Der allerdings sollte als Ich-Botschaft formuliert sein. 

3. Feedback richtig verpacken

Untersuchungen zeigen, dass Feedback dann am besten angenommen wird, wenn es als Ich-Botschaft formuliert wurde. Das gibt dem Gegenüber etwas mehr Spielraum, das Feedback nicht sofort und ausschließlich als Kritik aufzufassen. Um das zu erreichen, kannst du folgende Schritte unternehmen:

  • Beschreibe, was du siehst: Dieser Tipp ist äußerst wertvoll und in der Praxis tatsächlich gar nicht so leicht umsetzen. Gelingt es dir aber, dein Feedback nur beschreibend zu formulieren, hast du eine bessere Chance, dass es angenommen werden kann. Denn dabei formulierst du nur, was du wahrgenommen hast und was dir in der jeweiligen Situation aufgenommen hast. Das alles ganz ohne Bewertung. Probier es mal aus! Du wirst vermutlich schnell merken, dass es gar nicht so einfach ist, Vorgänge und Situationen komplett objektiv zu beschreiben. Das ist also ein erster Schritt, den du üben kannst. Das gelingt zum Beispiel so: „Mir ist aufgefallen, dass Sie einige Nachfragen in der Präsentation nicht beantworten konnten…“ oder „Ich habe beobachtet, dass Sie in letzter Zeit häufiger kurz angebunden waren…“
  • Schildere, was das Verhalten auslöst: Damit der Angesprochene etwas mit dem Feedback anfangen kann, kannst du ihm noch weiter helfen. Erläutere ihm dazu, was das Verhalten bei dir oder bei anderen auslöst. Beispiel: „Wenn Sie konkreten Nachfragen in der Präsentation nicht beantworten können, wirkt das auf mich wenig wertschätzend. Ich bekomme dann den Eindruck, dass Ihnen die Präsentation nicht so wichtig ist.“
  • Bleib sachlich: Feedback sollte immer so formuliert sein, dass es problemlos nachvollzogen werden kann. Das gilt nicht nur für die Person, der du Feedback geben möchtest. Sachliches Feedback ist solches, dass auch von einem Außenstehenden ohne großes Nachdenken oder Nachfragen nachvollzogen werden kann. 
  • Verbesserungsvorschlag machen: Zum Abschluss kannst du noch einmal sagen, was du dir stattdessen wünschen würdest. Beispielsweise so: Ich würde es begrüßen, wenn Sie sich zukünftig ausreichend auf die Präsentation vorbereiten würden. Auch Ihre Kollegen wissen das mit Sicherheit zu schätzen.“
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Feedback empfangen: Auch das gehört dazu

Es ist übrigens nicht damit getan, Feedback nach allen Regeln der Kunst zu geben. Auch Feedback zu empfangen ist eine wichtige Qualität, die Führungskräfte haben sollten. Der Grund: Nur wer auf Feedback angemessen reagiert, kann sich verbessern. Und das gilt eben nicht nur für deine Mitarbeiter, sondern auch für dich. Folgende Dinge kannst du daher trainieren, damit du nicht nur gut Feedback geben, sondern umgekehrt auch Feedback annehmen kannst. Du wirst vermutlich ebenso schnell merken, dass auch das gar nicht so einfach ist. Umso wichtiger, dass du genau das trainierst. Denn deine Mitarbeiter werden es als Zeichen von Wertschätzung empfinden, wenn du nicht nur austeilst, sondern umgekehrt auch bereit bist, Feedback anzunehmen.

Noch dazu gibt es zahlreiche Studien, die zeigen, dass wertvolle Anregungen zur Verbesserung bestimmter Prozesse aus der Belegschaft kommen. Diese Vorschläge wirst du aber nur dann erhalten, wenn du offen für Feedback und konstruktive Kommunikation bist. 

Davon abgesehen verschafft dir eine offene Unternehmenskultur auch einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Denn auf der Suche nach neuen Mitarbeitern reicht es heute nicht mehr, mit Gehalt zu locken. Auch das Drumherum im Unternehmen muss stimmen. Eine etablierte Feedback-Kultur kann genau dazu beitragen.

Mehr als genug Gründe, ausführlich zu üben, wie du nicht nur Feedback geben, sondern Feedback auch annehmen kannst. Das machst du so:

1. Feedback akzeptieren

Wenn du zum ersten Mal in der Situation bist, dass du eine Rückmeldung auf Abläufe im Unternehmen bekommst, wirst du vielleicht merken, dass das nicht immer angenehm sein muss. Das kannst du aber auch positiv sehen: Denn jetzt kannst du dich besser in deine Mitarbeiter hineinversetzen, denen du Feedback gibst. 

Denk immer daran: Feedback ist kein Angriff auf deine Person. Es geht lediglich darum, dass dein Gegenüber dir seine Wahrnehmung schildert.

2. Rückfragen stellen

Solltest du dir unsicher sein, ob du das Feedback richtig verstanden hast, musst du nachfragen. Denn unklares Feedback und Verbesserungsvorschläge müssen ihr Ziel verfehlen. 

3. Gehörtes zusammenfassen

Zum Abschluss der Rückmeldung bietet sich eine Zusammenfassung an. So kannst du die Bestätigung darüber erhalten, ob du die Dinge so verstanden hast, wie sie gemeint waren. Wenn nicht, hat der Feedback-Geber sofort die Chance, das Missverständnis aus der Welt zu schaffen. 

Mit Feedback richtig umgehen
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