Effizienz: 7 Tipps um erfolgreicher und besser zu arbeiten

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Beitragsbild Effizienz

Natürlich gehörst du zu den Menschen, die Aufgaben möglichst effektiv erledigen – oder meinst du vielleicht doch eher effizient? Wenn es dir auch schwer fällt beide Begriffe auseinander zu halten, solltest du jetzt unbedingt weiterleisen. Übrigens auch dann, wenn du wissen möchtest, wie du effizienter arbeiten und damit mehr Erfolg mit weniger Aufwand erzielen kannst…

Was versteht man unter Effizienz?

Zunächst einmal muss ich vorweg schicken, dass sowohl Effizienz als auch Effektivität dazu benutzt werden, bestimmte betriebswirtschaftliche Zusammenhänge zu beschreiben.

Man kann Effizienz aber auch dazu nutzen, die Leistungsfähigkeit einzelner Mitarbeiter zu definieren oder dazu, um zu beschreiben, wie gut eine Maßnahme geeignet ist, um dein eigentliches Ziel zu erreichen. 

Puh, jetzt bist du vielleicht noch verwirrter als zu Beginn des Artikels. Nutzen wir daher ein Beispiel, um uns vor Augen zu führen, was mit Effizienz und Effektivität gemeint ist.

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz: Ein paar Beispiele

Nehmen wir an, du willst von München nach Hamburg zu einem Termin mit einem wichtigen Kunden fahren. Wie gehst du vor? Zunächst einmal könntest du eine ziemlich umständliche Variante wählen und über Österreich, die Schweiz und Frankreich mit Station in möglichst vielen Bundesländern fahren. Wenn du am Ende in Hamburg ankommst, war das effektiv, denn das, was du erreichen wolltest, hast du erreicht.

Besonders effizient dagegen war es nicht. Denn der direkte Weg mit dem Auto oder der Bahn hätte dich viel schneller zu deinem Kunden gebracht.

Wir sehen also, sowohl Effektivität als auch Effizienz haben etwas damit zu tun, ein Ziel zu erreichen. Der Ökonom Peter Drucker fasst diesen Zusammenhang in folgendem passenden Merksatz zusammen:

„Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.“

Zusatzgrafik Effizienz

Effektivität oder Effizienz?

Weiteres Beispiel gefällig? Du entdeckst auf deinem Dach einen Vogel, sagen wir einen Spatzen, den du von dort vertreiben willst. Was machst du? Zum Beispiel kannst du dir eine Kanone besorgen und damit auf den Spatzen schießen. Wenn du ihn damit verjagst, war das effektiv. Denn du hast das erreicht, was du erreichen wolltest.

Allerdings sagt uns schon ein Sprichwort, dass mit Kanonen auf Spatzen zu schießen, nicht unbedingt die beste aller Möglichkeiten ist. Probieren wir daher einen anderen Ansatz:

Du sammelst ein paar Steine und wirst damit auf den Spatzen auf dem Dach. Mit ziemlicher Sicherheit wirst du ihn damit aufschrecken und er wird seinen Platz räumen. Dieses Vorgehen war nicht nur effektiv, denn der Spatz ist jetzt weg, es war auch effizient. Du hast dein Ziel nämlich mit vergleichsweise kleinen Mitteln erreicht. 

Effizienz und Effektivität: Eine Definition

Anhand der beiden Beispiele sollte deutlich geworden sein, wo die Unterschiede zwischen Effizienz und Effektivität liegen. 

Fassen wir also noch einmal zusammen: 

  1. Effizienz (im Englischen übrigens efficiency) bedeutet, dass eine Maßnahme dazu geeignet ist, dein Ziel zu erreichen und dabei auf Wirtschaftlichkeit zu achten.
  2. Effektivität (im Englischen effectiveness genannt) meint dagegen, ob die Maßnahme überhaupt dazu geeignet ist, dein Ziel zu erreichen. Wie gut oder schlecht sie sich eignet, spielt dabei keine Rolle. 

Häufig werden diese beiden Sachverhalte auch anhand einer Formel dargestellt:

Ergebnis/Ziel = Effektivität

Ergebnis/Aufwand = Effizienz 

  

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Effizienz im täglichen Umfeld

Die oben genannte Formel macht auch deutlich, warum viele gut gemeinte Ratschläge häufig in die falsche Richtung gehen: Wenn Vorgesetzte ihren Mitarbeitern empfehlen, einfach ein bisschen mehr zur arbeiten, um die Effizienz zu steigern, ist das nämlich schlichtweg falsch. 

Denn an der Formel sehen wir, dass die aufgewendete Arbeitszeit nichts mit Effizienz zu tun hat. Es geht vielmehr darum, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so zu nutzen, dass das bestmögliche Ergebnis dabei heraus kommt. Wie lange das letztlich dauert, sagt nichts über die Effizienz aus. 

Trotzdem schadet es natürlich überhaupt nicht, ein paar Tipps und Kniffe zu kennen, wie du deine Effizienz steigern kannst. Denn wenn du weniger Aufwand betreiben musst, um das gewünschte Ergebnis zu erlagen, ist das doch auch nicht übel.

Der Vorteil: Meist geht geringerer Aufwand mit weniger Zeit Hand in Hand. Wenn du beispielsweise einen effizienten Weg gefunden hat, deine Kundentermine nachzuhalten, wird dir das vermutlich auf lange Sicht Zeit sparen. 

Grafik Effizienz

Effizienz im Job: So steigerst du sie

So, nun aber genug der Vorrede und zum Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität. Nun soll es darum gehen, dir ein paar ganz simple, dafür aber äußerst praktische Ratschläge an die Hand zu geben, mit denen du deine Effizienz im beruflichen Alltag steigern kannst:

1. Den Überblick behalten

Tatsächlich lenkt ein unaufgeräumter Schreibtisch unglaublich vom eigentlichen Geschehen ab. Statt dich auf die Arbeit zu konzentrieren, schweift der Blick ab – es gibt schließlich auf nahezu jedem Quadratzentimeter des Schreibtisches etwas zu entdecken.

Hier ein paar Fotos der Liebsten, dort mehrere benutzte Kaffeetassen und zahllose Post-it-Zettel oder andere Schmierblätter, die sich auf dem Schreibtisch stapeln. Da verliert man leicht den Überblick. Kein Wunder, dass einige Firmen mittlerweile zur sogenannten Clean-Desk-Policy übergehen. Mitarbeiter werden dabei angehalten, nur das Nötigste auf dem Schreibtisch zu haben. Also PC, ein Stift und einen Block – das reicht für die meisten Jobs aus.

2. Eine Struktur schaffen

Nicht nur deinen analogen, auch deinen digitalen Schreibtisch solltest du aufräumen. Sortiere die Dokumente und Dateien auf deinem PC so, dass du das was du suchst, möglichst sofort findest.

Eine übersichtliche Struktur mit Ober- und Unterordnern wirkt meist schon wahre Wunder, wenn du statt lang zu suchen, effizient arbeiten möchtest. 

3. Prioritäten setzen

Ein vernünftiges Zeitmanagement hängt natürlich ebenfalls damit zusammen, wie effizient du arbeitest. Wenn du sofort und unverzüglich auf jede Anfrage reagieren möchtest, bringt dich das jedes Mal aus deinem Ablauf. Und das kostet Zeit.

Untersuchungen zeigen nämlich, dass jede Unterbrechung der Arbeit mehrere Minuten kostet. Das ist nämlich die Zeit, die du benötigst, um wieder in den Arbeitsablauf zu finden.

Lässt du dich also mehrmals pro Arbeitstag aus deinem Rhythmus bringen, kommt ganz schön was zusammen. Der Ausweg: Du versuchst es mal mit Zeitmanagement-Methoden. Zum Beispiel die Pomodoro-Technik kann dir dabei helfen, fokussiert und damit letztlich auch effizient zu arbeiten. 

4. Micromanagement vermeiden

Deine Mitarbeiter sind dazu da, dass sie dir Arbeit abnehmen. Du musst also gar nicht alles selbst machen. Leider neigen einige Führungskräfte dazu, die Leitung permanent an sich zu reißen. 

Langfristig bringt das aber keine gute Ergebnisse, denn deine Mitarbeiter werden durch dieses Verhalten entmutigt. Denn dann dürfen sie selbst keine Verantwortung übernehmen und das löst Frust aus.

Für dich hat Micromanagement aber auch mehr Nachteile als Vorteile. Zum einen bezahlst du deine Mitarbeiter dafür, dass sie dich entlasten und Aufgaben selbstständig übernehmen. Machst du es selbst, zahlt das ihr Gehalt genau betrachtet umsonst.

Micromanagement stresst sich außerdem zusätzlich. Wenn du jeden kleinen Arbeitsschritt vorgibst und jede Handlung deiner Mitarbeiter überwachst, kostet dich das eine Menge Zeit, die du weitaus besser an anderer Stelle einbringen könntest. Kurzum, um die Effizienz zu steigern, solltest du wo es nur geht, Micromanagement vermeiden und die Eigenverantwortung deiner Mitarbeiter stärken.

5. Multitasking vermeiden

Auch Multitasking ist einer der Klassiker, die mehr Effizienz versprechen, in Wirklichkeit aber das Gegenteil leisten. Denn auch Multitasking führt dazu, dass du dich nicht mit vollem Eifer einer Aufgabe widmen kannst.

Das Ergebnis ist daher meist nicht ganz so erfreulich, wie es sein könnte. Denn ohne Multitasking arbeiten viele Menschen effektiver und produktiver. Aber nicht nur das: Untersuchungen zeigen, dass beim Multitasking die Wahrscheinlichkeit für Fehler steigt. Denkbar ungünstig – und das nicht nur dann, wenn du neue Angebotspreise kalkulierst.

Kann natürlich trotzdem sein, dass du zu der Gruppe von Menschen gehörst, bei denen Multitasking funktioniert. Wenn du deine Effizienz dadurch steigern kannst – perfekt! Wenn nicht, solltest du so schnell wie möglich damit aufhören. 

6. Ziele definieren

Effizienz hat etwas mit dem angestrebten Ergebnis zu tun. Um daher im Nachhinein zu überprüfen, ob deine Maßnahme tatsächlich erfolgreich war, solltest du schon vorher wissen, was du damit erreichen möchtest.

Daher musst du vor jedem neuen Projekt oder jeder neuen Vertriebsaktivität ganz klare Ziele definieren. Doch damit ist noch nicht Schluss. Du kannst auch deinen täglichen Arbeitsablauf auf diese Weise überprüfbar machen. 

Zum Beispiel kannst du dir morgens bestimmte Ziele setzen, die du am Abend erreicht haben möchtest. Gelingt es dir nicht, diese in die Tat umzusetzen, solltest du etwas an deinem Workflow ändern und ihn auf mehr Effizienz hin optimieren.

Tages- oder gar Wochenziele haben noch einen weiteren Vorteil: Sie spornen dich an, das zu erreichen, was du dir vorgenommen hast. Wenn du dir dein Ziel notierst und es damit plastisch vor Augen geführt wird, ist das tatsächlich eine andere Motivation, als sich etwas nur im Kopf vorzunehmen. 

7. Pausen machen 

Einige Manager sehen Pausen immer noch als Zeitverschwendung. Sie sind es aber gar nicht. Denn wie wir schon gesehen haben, hat die eigentliche Arbeitszeit mit Effizienz überhaupt nichts zu tun. Es geht also gar nicht darum, möglichst lange zu arbeiten. Sondern darum, zu dem Ergebnis zu kommen, das du dir vorgenommen hast.

Und genau das gelingt meist besser und einfacher, wenn du dir hin und wieder eine Pause gönnst. Wenn du dich kurz ablenkst und dir eine kurze Auszeit erlaubst, kannst du danach umso effizienter weiterarbeiten.

Der Mensch ist nämlich gar nicht dafür gemacht, sich mehrere Stunden ununterbrochen einer Sache voll konzentriert zu widmen. Dazu reicht unsere Aufmerksamkeitsspanne überhaupt nicht aus. 

Denn wie sagte Kurt Tucholsky einmal so schön: „Man kann über alles reden, aber nicht über 40 Minuten.“ Das gilt eben nicht nur fürs Reden…

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Über Dirk Kreuter

Dirk Kreuter ist einer der einflussreichsten Vordenker zu den Themen Vertrieb, Verkauf und Akquise, sowohl online wie offline. Er hält schon seit 1990 begeisternde Vorträge und ist Autor von über 50 Büchern & Hörbüchern.

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