Als Führungskraft musst du wissen, wie du mit Mitarbeitern ein produktives Kritikgespräch führst. Denn du willst sie an das Unternehmen binden und sicherstellen, dass sie produktiv und zuverlässig arbeiten.

Beim Dialog kommt es nicht nur auf den Inhalt an. Ein Großteil macht die Art und Weise aus, wie du etwas sagst und rüberbringst.

Wenn du souverän auftrittst und richtig vorgehst, werden deine Mitarbeiter sogar nach der schärfsten Kritik optimistisch in die Zukunft blicken und sich auf ihre Arbeit freuen.

Das gelingt dir, wenn du die größten typischen Fehler vermeidest, die ich dir im folgenden Text zeige.

Fehler #1: Schlechte Vorbereitung

Wichtige Gespräche wie ein Kritikgespräch kannst du nicht unvorbereitet angehen. Denn es kann darüber entscheiden, ob dein Mitarbeiter engagiert und produktiv arbeitet oder letztlich das Unternehmen verlässt, weil er deine Kritik nicht nachvollziehen kann.

Dazu gehört, dass du deine Hausaufgaben machst und im Vorfeld alle Fakten zum Gespräch sammelst.

Schließlich willst du deinem Gegenüber verständlich erklären, was du meinst. Dazu brauchst du konkrete Beispiele, die deine Kritik untermauern.

Wenn du etwa einfach nur sagst: „Du bist nicht produktiv genug.“, dann kann der Mitarbeiter nichts damit anfangen.

Sammle deswegen alle nötigen Unterlagen und Kennzahlen zu der Leistung deines Mitarbeiters. Welche Ziele habt ihr zuletzt vereinbart?

Wie genau wurden diese Ziele verfehlt?

„In deiner Vereinbarung steht, dass du 100 Bruttocalls pro Tag schaffen musst. Du hast aber durchschnittlich 85 geschafft.“

Vielleicht willst du auch das Verhalten am Arbeitsplatz kritisieren. Auch dafür brauchst du konkrete Beispiele.

In welcher genauen Situation hat der Mitarbeiter was getan oder nicht getan?

Wenn du zum Beispiel seine Unpünktlichkeit kritisierst, musst du konkrete Tage und Uhrzeiten nennen.

„Am 3. März bist du 20 Minuten zu spät gekommen. Am 14. März waren es sogar 35 Minuten.“

Ziele und Werte kommunizieren

Natürlich brauchst du dafür Ziele und klare Regeln, die du vorher vereinbart haben musst.

Deinem Mitarbeiter muss schon vor dem Gespräch klar sein, welche Aufgaben er hat und an welche Regeln er sich in deinem Unternehmen halten muss.

Du musst außerdem deine Werte klar vermitteln. Manchmal wissen deine Mitarbeiter nämlich gar nicht, was du willst, weil du es nicht kommuniziert hast.

Beispiel:

Es gibt Werte, die sich manchmal gegenseitig im Weg stehen, wie Gründlichkeit und Pünktlichkeit.

Du legst besonderen Wert auf Pünktlichkeit. Der Mitarbeiter hat eine E-Mail an einen Kunden verzögert herausgeschickt, weil sie Rechtschreib- und Formfehler hatte.

Er ist davon ausgegangen, dass du lieber gründlich als pünktlich bist. Dir wäre aber lieber gewesen, die E-Mail wäre trotz kleiner Fehler zeitig herausgegangen.

Was ist passiert?

Du hast deine Werte und Regeln nicht klar kommuniziert.

Merken: Die Vorbereitung auf ein kritisches Gespräch ist das A und O. Du brauchst diese Grundlage, damit du überzeugend argumentieren kannst.

Fehler #2: Kritikgespräch aufschieben

Niemand mag Konflikte. Manchmal musst du als Unternehmer und Führungskraft aber in einen Konflikt gehen.

Du musst deinen Standpunkt vertreten und auch unangenehme Wahrheiten aussprechen.

Kennst du den Film „Up in the Air” mit George Clooney? 

Er spielt einen Unternehmensberater, der von Führungskräften gebucht wird, um Mitarbeiter zu kündigen.

Die Vorgesetzten haben Angst vor dem Kündigungsgespräch und schieben es ewig auf. Das geht natürlich nicht gut aus.

Deshalb stellen sie jemanden ein, damit sie nicht aus ihrer Komfortzone müssen. Viele Führungskräfte hätten in Wahrheit gerne so eine Person.

Das ist schwach!

Als Leader darfst du solche Situationen nicht meiden. Natürlich beinhaltet ein Kritikgespräch auch immer Punkte, die deinen Mitarbeitern nicht gefallen.

Du musst dann auch mit Gegenwind umgehen können.

„Was wenn er aus dem Unternehmen austritt und eine negative Bewertung im Internet hinterlässt?“

Das kann passieren. Als Führungskraft musst du das aushalten können.

Nur weil jemand öffentlich schlecht über dich reden könnte, kannst du das Kritikgespräch nicht meiden.

Natürlich musst du nicht gleich persönlich beleidigend werden. Du kannst aber Fakten aussprechen und ehrlich mit deinen Mitarbeitern umgehen.

Die meisten schätzen es. 

Umgekehrt machst du dich bei Mitarbeitern unbeliebt, wenn du kritische Gespräche ständig aufschiebst.

Das führt zu einem schlechten Arbeitsklima. Beiß also in den sauren Apfel und geh so schnell wie möglich in den Dialog mit deinem Mitarbeiter.

Außerdem kannst du selbst die schärfste Kritik sachlich rüberbringen. Wie das geht, erfährst du weiter unten.

Manchmal musst du aber auch einen einfachen Satz aussprechen können, wie: „Ich sehe keine Zukunft für dich in diesem Unternehmen.“

Denn wenn es ohnehin nichts mehr zu retten gibt, brauchst du nicht um den heißen Brei herumzureden. 

Merken: Wenn du kritische Gespräche aufschiebst, findest du nicht nur keine Lösung, sondern sorgst auch für eine schlechte Arbeitsatmosphäre.

Fehler #3: Ungenaue Kritik

Gibst du gute Beispiele für deine Argumente und Punkte im Gespräch? Weiß der Mitarbeiter genau, was er falsch gemacht hat?

Ungenaue Kritik ist einer der größten Fehler im Gespräch.

Eine Aussage wie „Du machst das nicht richtig.“ ist keine vernünftige Kritik. Das ist so, als würdest du in den Supermarkt gehen und dem Verkäufer sagen, dass du auf der Suche nach Lebensmitteln bist.

Er würde dich verwundert anschauen und dich fragen, was du überhaupt willst. Du musst schon sagen, was genau du haben willst.

Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter an einer Webseite arbeitet und dir das Design nicht gefällt, könntest du sagen:

„Das Ganze gefällt mir überhaupt nicht.“

Ist wirklich alles schlecht? Oder gefällt dir nur ein bestimmter Aspekt nicht, wie die Farbwahl der Webseite?

Relevanter Artikel: 6 Tipps, wie du die richtigen Mitarbeiter akquirieren kannst

Ansonsten machst du mit so einer Verallgemeinerung die gesamte Arbeit deines Mitarbeiters schlecht.

Stattdessen solltest du so genau wie möglich kritisieren. Was hat dir an dem Design nicht gefallen? Was ist die Ursache dafür, dass dir ein bestimmter Teil des Designs nicht gefällt?

Je genauer du bist, desto besser kann dein Mitarbeiter etwas mit deiner Kritik anfangen.

Merken: Ungenaue Kritik führt zu Missverständnissen und dein Mitarbeiter weiß nicht, was er falsch gemacht hat.

Fehler #4: Negative Sicht auf kritische Gespräche

Warum scheuen sich viele Führungskräfte davor, ein Kritikgespräch mit ihren Mitarbeitern zu führen?

Weil sie eine negative Sicht auf Kritik haben. Bei einem Mitarbeitergespräch geht es nicht darum, jemanden fertig zu machen.

Du willst Fakten ansprechen und Prozesse optimieren, damit die Arbeit im Unternehmen besser gelingt.

Deshalb kannst du auch von Feedback, statt Kritik sprechen. Was ist der Unterschied?

Bei einem Feedback geht es in erster Linie um das Lernen. Bei Kritik geht es um das, was falsch gelaufen ist, oder um die Person. 

Wir bewerten die Dinge nie wie sie sind, sondern filtern sie immer durch unsere Bewertung.

Kennst du zum Beispiel meinen Lieblingsspruch?

Eine schöne Frau ist für einen Mönch eine Ablenkung. Für einen Wolf ist sie eine willkommene Mahlzeit. Und für einen Playboy ist sie ein Abenteuer.

Wie du etwas bewertest, wirkt sich unheimlich auf deine Wahrnehmung aus. Wenn du denkst:

„Ich muss jetzt ein Kritikgespräch führen und meinen Mitarbeiter fertig machen“, hast du keine Lust auf das Gespräch und willst es lieber verschieben.

Wenn du stattdessen an ein Feedbackgespräch denkst, hast du automatisch eine andere Wahrnehmung.

Das ist wie die Definition von Misserfolg. Der Erfinder der Glühbirne - Thomas Edison - erklärte, dass er über 10.000 Versuche brauchte, um die Glühbirne zu erfinden.

Als man ihn fragte, wie er es aushielt, so oft zu scheitern, sagte er: „Ich bin nicht gescheitert. Ich habe nur 10.000 Wege gefunden, die nicht funktionierten.“

Ein Kritikgespräch ist eine Chance, zu wachsen und ein noch stärkeres Vertrauensverhältnis zu deinem Mitarbeiter aufzubauen.

Du kannst dich deshalb darauf freuen. Diese Energie strahlst du dann nach außen. Damit steckst du deine Mitarbeiter mit positiver Energie an.

Merken: Bewerte kritische Gespräche positiv und sieh sie als Chance, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern.

Fehler #5: Zu seltene Kritikgespräche

Studien haben eindeutig gezeigt, dass öftere und längere Mitarbeitergespräche sich lohnen. Sie führen zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und mehr Engagement.

Viele Führungskräfte meiden Gespräche mit Mitarbeitern. Am liebsten würden sie nicht einmal das Jahresgespräch führen.

Wenn sie Fehler mitbekommen, spielen sie sie herunter und hoffen, dass sich alles von selbst regelt. Was passiert dann?

Natürlich stauen sich Probleme auf. Das ist wie in einer Partnerschaft.

Die Frau regt sich auf, weil der Mann sein Geschirr nicht in die Spülmaschine einräumt. Ihm wiederum gefällt nicht, dass sie immer so angespannt ist und das Haar in der Suppe sucht.

Wenn nicht darüber geredet wird, stauen sich viele kleine Probleme auf und explodieren in einem Riesenstreit.

In der Arbeitswelt enden viele kleine Unzufriedenheiten möglicherweise mit einer Kündigung.

Dabei hättest du diese Probleme mit regelmäßigen Gesprächen fast mühelos aus der Welt schaffen können.

Wenn dein Mitarbeiter sich nicht richtig verhält, schadet das auch der Arbeitsatmosphäre. Kollegen werden mit der Zeit immer unzufriedener. Also…

Falls du etwas zu kritisieren hast, dann sprich es aus. Halte es nicht ewig zurück. Denn sonst kommt es früher oder später zu Problemen.

Merken: Führe regelmäßige Mitarbeitergespräche und baue ein Vertrauensverhältnis auf, damit kleine Unzufriedenheiten nicht in einer Kündigung enden.

Fehler #6: Du-Botschaften

In meinem Interview mit Kommunikationsexpertin Isabell Garcia habe ich sie gefragt, wie man seinen Mitarbeitern als Führungskraft unangenehme Wahrheiten vermitteln sollte.

Schließlich macht der Ton die Musik. Ein wertvoller Tipp: Sende Ich-Botschaften.

Das volle Interview siehst du hier:

Du kannst und solltest deine Kritik nicht in Watte packen. Du musst sagen, was dich stört und wie der Mitarbeiter sein Verhalten verbessern kann.

Besonders Führungskräfte müssen das aushalten können. Punkt.

Dabei macht es laut Isabell Garcia dennoch einen Riesenunterschied, ob du Du- oder Ich-Botschaften sendest. Beispiele:

• Du-Botschaft: „Du bist immer zu spät.“
• Ich-Botschaft: „Mir ist aufgefallen, dass du zu spät gekommen bist.“
• Du-Botschaft: „Du bist wieder unpünktlich.“

Ein weiterer Tipp: Ruhig und sachlich bleiben und Verallgemeinerungen vermeiden.

Vermeide deshalb Wörter wie „nie“, „immer“ oder „ständig“. Negative Beispiele:

• „Du kommst immer zu spät.“
• „Ständig vergisst du, …“
• „Du nimmst nie Anrufe entgegen.“

Merken: Nutze Ich-Botschaften und bleibe sachlich, um das Gespräch nicht unnötig mit Emotionen aufzuladen.

Fehler #7: Kritisieren, aber nicht zuhören

Aktives Zuhören ist nicht nur im Kundengespräch wichtig. Mit deinen Mitarbeitern musst du genauso umgehen.

Wenn du kritisierst, wird dein Mitarbeiter darauf reagieren. Unterbrich ihn nicht und höre aufmerksam zu, was er zu sagen hat.

Du bist dir sicher, dass du weißt, warum es zu einem Fehlverhalten kam. Es kann aber sein, dass du dich irrst.

Was passiert, wenn du aktiv zuhörst?

Es kommt zu weniger Missverständnissen und ihr redet nicht aneinander vorbei. Versetze dich in die Lage deines Mitarbeiters und konzentriere dich auf das, was er sagt.

Die meisten Menschen nicht wirklich zu. Nach den ersten Worten schalten sie ab, weil ihnen einfällt, was sie als Nächstes sagen könnten.

So verpasst du das meiste, was dein Gegenüber sagt.

Wie geht aktives Zuhören?

• Blickkontakt halten: Schaue deinem Mitarbeiter immer in die Augen, wenn er redet. Konzentriere dich uneingeschränkt auf ihn. 
• Zustimmung zeigen: Du musst die Meinung nicht teilen, um Zustimmung zu zeigen. Mit einem Nicken zeigst du zum Beispiel, dass du dem Gespräch folgst und aufmerksam zuhörst.
• Paraphrasieren: Du bist vielleicht überzeugt, dass du alles zu 100 % verstanden hast. Wiederhole das Gesagte in eigenen Worten, um dich zu vergewissern. Wie genau das geht, habe ich in diesem Beitrag erklärt.
• Rückfragen stellen: Du kannst auch zusätzlich Rückfragen stellen, um dich zu vergewissern, dass du alles verstanden hast. Auch dadurch zeigst du, dass du dich für dein Gegenüber interessierst und wirklich wissen willst, was in ihm vorgeht.

Merken: Zuhören gehört zu den wichtigsten Gesprächstechniken, um deinen Gegenüber überzeugen zu können. Nutze deshalb die Technik des aktiven Zuhörens bewusst.

Fehler #8: Persönlich werden

„Es ist nicht persönlich, es ist nur geschäftlich“- Zitat aus dem Film „Der Pate“

Der Mitarbeiter hat einen Riesenfehler gemacht und du willst ihm am liebsten an die Gurgel?

Ja, sag, was du denkst. Vergiss dabei aber nicht: Es geht letztlich um das Unternehmen und um die Arbeit - nicht um Persönliches.

Wenn du weiterhin mit ihm zusammenarbeiten willst, solltest du deshalb nicht persönlich werden. Beispiel:

Ein Mitarbeiter kommt mehrmals zu spät und du sagst:

„Ich habe noch nie so einen unzuverlässigen Menschen erlebt!“

Du hast ihn mit dieser Aussage komplett abgestempelt und ihn persönlich angegriffen. Er ist jetzt in einer Schublade, aus der er nicht mehr rauskommen kann.

Wie soll sich jemand verbessern, der von Grund auf in allen Situationen unzuverlässig ist?

Das ist fast nicht möglich. Genauso gut könntest du einem Hund sagen, dass er nicht mehr mit dem Schwanz wedeln soll.

Stattdessen solltest du deshalb das Verhalten kritisieren - und nicht die Person als Ganzes. Beispiel:

„Ich finde es inakzeptabel, dass du in diesem Monat zweimal zu spät gekommen bist.“

Jetzt hast du sein Verhalten kritisiert und ihn nicht persönlich angegriffen. Er kann dagegen etwas tun: Nämlich darauf achten, dass er von nun an pünktlich bei der Arbeit erscheint.

Damit kommen wir auch zum nächsten Punkt…

Merken: Bleib sachlich und vermeide persönliche Angriffe und Verallgemeinerungen.

Fehler #9: Nicht umsetzbare Kritik geben

Warum führst du ein Kritikgespräch? Natürlich, weil dich etwas stört und du eine Verbesserung sehen willst.

Du hast die Hoffnung, dass der Mitarbeiter sich ändern kann. Ansonsten kannst du einen anderen Weg gehen und die Beziehung kurz und schmerzlos mit einer Kündigung beenden.

Wenn du also willst, dass der Mitarbeiter sich verbessert, musst du ihm umsetzbare Kritik geben. Was heißt das?

Erstens musst du klar sagen, was dich stört. Sei dabei so genau wie möglich. Ist ein Mitarbeiter oft zu spät gekommen?

Dann nenne konkrete Beispiele und Daten, die deine Aussagen belegen. Hat er zu wenige Kunden angerufen?

Dann nenne die konkreten Zahlen, die das beweisen.

Relevanter Artikel: Mitarbeiter motivieren: 13 unfassbar effektive Tipps

Nach deiner Kritik musst du ein konkretes Ziel definieren. Was genau soll der Mitarbeiter verändern? Und in welchem Zeitraum sollte das Ziel erreicht werden?

Gib ihm konkrete Schritte an die Hand, damit er keine Zweifel daran hat, was zu tun ist. So verlässt er das Gespräch völlig klar und hat das Gefühl, dass er etwas tun kann.

Merken: Jeder Verbesserungsvorschlag muss konkret und umsetzbar sein, damit dein Mitarbeiter keine Zweifel am weiteren Vorgehen hat.

Kritikgespräch: 6 Phasen

Bei jedem Kritikgespräch geht es um unterschiedliche Inhalte. Trotzdem sind die Phasen eines guten Mitarbeiterdialogs immer gleich.

Dabei gibt es immer fünf, an denen du dich orientieren kannst, um erfolgreich vorzugehen.

Phase 1: Sachliche Beschreibung deiner Kritik

Als Führungskraft stellst du zuerst das Problem dar. Habe den Mut, die Fakten auf den Tisch zu legen.

Anschließend hörst du aufmerksam zu und erfährst dadurch, wie dein Mitarbeiter die Dinge sieht.

Phase 2: Lösungsvorschläge sammeln und bewerten

Nachdem du das Problem beschrieben hast, geht es um die passende Lösung. Du musst sie nicht unbedingt vorgeben. Frag den Mitarbeiter zum Beispiel, ob er eigene Ideen zur Problemlösung einbringen kann.

Mach ein kleines Brainstorming, wenn die Lösung nicht offensichtlich ist. Verbeiß dich dabei nicht in die erstbeste Idee und schaue, was am besten funktionieren könnte.

Phase 3: Entscheidung treffen

Du hast jetzt also mehrere Lösungsvorschläge auf dem Tisch liegen. Als Führungskraft musst du dich für eine Möglichkeit entscheiden.

Beide Seiten sollten hinter der Lösung stehen. Triff eine klare und eindeutige Vereinbarung mit deinem Mitarbeiter.

Freundliche Absichtserklärungen nach dem Motto: „Ich werde es versuchen“, bringen nichts!

Sag eindeutig, was genau zu welchem Zeitpunkt gemacht werden soll. Die Vereinbarung ist kein gut gemeinter Ratschlag, sondern Gesetz.

Phase 4: Handlungsplan erstellen 

Wie genau soll die Lösung umgesetzt werden? Dein Mitarbeiter braucht einen klaren Handlungsplan.

Was sind die nächsten Schritte? Wer macht was bis zu welchem Zeitpunkt? Und wie soll das Ganze kontrolliert werden?

Leg die Verantwortlichkeiten klar fest und bestimme, was getan werden muss. Das bedeutet:

Schritte festlegen und ein klares Ziel fixieren.

Bis wann erwartest du eine Veränderung? Und wie wirst du das überprüfen?

Nach dieser Phase endet das Kritikgespräch zunächst. Dann folgt nach einer gewissen Zeit ein weiteres Feedbackgespräch, um den Fortschritt zu besprechen.

Phase 5: Fortschritt verfolgen und beurteilen

In der letzten Phase des Kritikgesprächs überprüfst du, ob dein Mitarbeiter Fortschritte gemacht hat. Das kann nach einigen Wochen oder Monaten sein.

Wenn es eine Verbesserung gab, gibst du deinem Mitarbeiter ein positives Feedback.

Falls es keine Fortschritte gab, führst du jetzt möglicherweise ein Kündigungsgespräch. Oder du hast noch einige Punkte zu bemängeln und hast ein weiteres Kritikgespräch.

Phase 6: Konsequenzen ziehen

Im letzten Schritt musst du deinen Mitarbeiter beurteilen und Konsequenzen ziehen. Das kann eine Kündigung, eine Verlegung in eine andere Abteilung oder unter Umständen eine Beförderung sein.

Fazit

Als Führungskraft musst du kritische Gespräche führen können. Bereite dich dafür gut darauf vor, indem du alle nötigen Daten und Unterlagen zur Leistung deines Mitabeiters auf dem Tisch hast.

Schiebe Kritikgespräche auf keinen Fall auf, weil sich dadurch die Probleme aufstauen und zu großer Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen. Deine Kritik sollte dabei so exakt wie möglich sein und konkrete Beispiele haben, um deine Aussagen zu belegen.

Im Idealfall führst du regelmäßig Mitarbeitergespräche. Denn so vermeidestn du, dass kleine Missverständnisse in große Probleme ausarten. Du musst deine Kritik nicht in Watte packen. Gleichzeitig kannst du z. B. Ich-Botschaften nutzen, um das Gespräch nicht unnötig emotional aufzuladen.

Achte auch darauf, dass du Ziele vereinbarst und klar umsetzbare Maßnahmen vereinbarst.

Sorge zusätzlich für einen konstanten Strom an Initiativbewerbungen von A-Mitarbeitern, die mit Kritik gut umgehen können. Wenn du wissen willst wie das geht, dann hol dir jetzt meinen kostenlosen Recruiting-Report!