Solltest du ein echtes Büro oder eine virtuelle Geschäftsadresse mieten? Und was sind die Vor- und Nachteile?

In diesem Artikel zeige ich dir, welche Möglichkeiten du hast. Wenn du ein Start-up hast, musst du clever mit deinem Startkapital umgehen.

Fast ein Drittel der Neuunternehmen scheitern nämlich am Geldmangel. Deshalb musst du deine Kosten so gering wie möglich halten und dich auf die Kundenakquise konzentrieren.

Gleichzeitig benötigst du eine Geschäftsadresse. Ein reguläres Büro kann je nach Lage teuer werden. Es gibt Büros auf Zeit und nach Bedarf.

So kannst du etwa virtuelle Adressen mieten. Falls du im Homeoffice nicht vernünftig arbeiten kannst, brauchst du möglicherweise ein klassisches Büro (eine ladungsfähige Adresse).

Dorthin kannst du auch deine Kunden einladen und einen professionellen Eindruck machen. Wie du dich letztlich entscheidest, kommt auf deine Situation und dein Budget an.

Ich zeige dir, welche Möglichkeiten du hast und was für mich in der Anfangsphase funktioniert hat und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Solltest du eine virtuelle Geschäftsadresse mieten?

Eine virtuelle Adresse (oder Virtual Office) ist eine gemietete Geschäftsadresse, in der du nicht dauerhaft arbeitest.

Meistens handelt es sich um eine Adresse in einem angesehenen Unternehmensviertel. Oft hast du nur sehr kleine Räumlichkeiten, die eher für repräsentative Zwecke da sind.

Die Idee dahinter ist: Du machst einen professionellen und etablierten Eindruck auf deine Kunden, auch wenn du noch am Anfang stehst und nicht die Mittel für ein klassisches Büro hast.

Das Konzept der virtuellen Adressen ist in den Neunzigerjahren entstanden. Dabei handelt es sich keineswegs um die dubiosen Briefkastenfirmen oder Scheinadressen.

Oft stecken seriöse Unternehmen hinter diesem Konzept und haben ihre eigenen vorzeigbare Immobilien.

Meistens kannst du auch Arbeiten an den Anbieter outsourcen, wie die Bürokommunikation.

Vorteile einer virtuellen Adresse

Je nach Anbieter hast du unterschiedliche Optionen, die du zu deiner virtuellen Firmenadresse dazubuchen kannst.

Repräsentativer Auftritt

Du bekommst zu deinem Firmensitz ein eigenes Firmenschild, das an deiner eigenen Firmenadresse hängt. Das kann sich positiv auf dein Image auswirken.

Du kannst da etwa deine Post verwalten lassen und Mitarbeiter für den Empfang reinstellen, die deine Briefe und Pakete annehmen.

Unter Umständen informieren dich virtuelle Assistenten, wenn du bestimmte Sendungen bekommst. Das erleichtert zum Beispiel das Dokumentenmanagement.

Für deine Kunden ist dein Unternehmen immer auf dem Postweg, per Telefon oder persönlich erreichbar - ohne, dass du unbedingt eigene, festangestellte Mitarbeiter haben musst.

Jemand leitet dir nach Wunsch digital die Post weiter, macht dein Sekretariat und nimmt Telefonanrufe entgegen.

Professionelle Telefonnummer

Wenn du eine virtuelle Geschäftsadresse mieten willst, kannst du oft eine eigene Telefonnummer bekommen. Die hast du wahlweise mit oder ohne Telefonservice.

Falls du diese Option dazubuchst, nimmt ein Mitarbeiter deine Anrufe entgegen und bearbeitet sie nach deinen Wünschen. Er leitet dir dann die Informationen aus dem Gespräch weiter.

So sparst du natürlich eine Menge Zeit.

Besprechungen in echten Räumen

Bei einigen Anbietern bekommst du sogenannte Business-Lounges oder Sprechzimmer. Du kannst sie dann für Treffen mit deinen Kunden nutzen.

Wichtig: Du hast im virtuellen Büro nicht dauerhaft Zugriff auf diese Räume und musst die Nutzung mit dem Anbieter absprechen und entsprechend reservieren.

Wenn du aber wenige persönliche Gespräche mit Kunden hast, kann dieser Service eine günstige Alternative zum durchgängig gemieteten Büro sein.

Zum Beispiel kannst du einen Tagungsraum, ein Meetingzimmer oder einen Besprechungsraum bekommen.

So bekommst du für wenig Geld ein professionelles Geschäftsumfeld in einem gut erreichbaren Unternehmensviertel.

Welche Aufgaben kannst du auslagern?

Bei manchen Anbietern kannst du einen kompletten Büroservice und alle notwendigen Räumlichkeiten bekommen.

Sekretariat

Die Aufgaben einer Sekretärin sind meistens ein Vollzeitjob. Wenn du diesen Job selbst übernimmst, kannst du dich weniger auf andere wichtige Dinge fokussieren.

Deshalb empfehle ich, so schnell wie möglich eine Assistentin einzustellen. In virtuellen Büros kannst du diesen Service auslagern.

Ob es sich finanziell lohnt, kommt auf den Umfang der Aufgaben an. Am Anfang könnte dir dieser Service helfen. Später würde ich eine eigene Assistentin fest einstellen.

Call Center

Wenn du viele Anfragen bekommst, hast du ein Luxusproblem. Manche Anbieter haben für diesen Zweck aber auch einen Callcenter-Service, bei der mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Anrufe annehmen.

Kundenbetreuung

Solche Anbieter können die eine einfache Kundenbetreuung anbieten. Die Kundenakquise solltest du allerdings besonders am Anfang selbst übernehmen.

Das Verkaufen ist nämlich viel zu wichtig, als dass du diesen Job in einer kritischen Phase auslagern solltest.

Postservice

Der externe Dienstleister bekommt deine Unternehmenspost. Anschließend kennt er sie ein und legt sie auf einen Server hoch. Die dort hast du Zugriff auf die Dokumente.

Alternativ kannst du dir die Post auf dem klassischen Weg zusenden lassen.

Lohnt sich für dich ein virtuelles Büro?

Du kannst einfache Büroaufgaben auslagern und dadurch Geld sparen. Das ist besonders am Anfang wichtig, bis du reichlich Kunden gewonnen und Umsatz generiert hast.

Wie wichtig ist aber die professionelle Adresse?

Natürlich ist es immer ein Vorteil, wenn du groß wirkst. Du sagst den Kunden dadurch indirekt:

„Schau mal lieber Kunde. Uns gibt es schon lange und wir sind. Das bedeutet, dass du uns vertrauen und bei uns kaufen kannst.“

Es geht also in erster Linie um Vertrauen. Die Firmenadresse ist dabei aber trotzdem nicht so wichtig, wie du vielleicht denkst.

Du kannst Vertrauen auf verschiedene Arten aufbauen, auch wenn du gerade mal am Anfang steht.

Zum Beispiel kannst du mit positiven Kundenstimmen überzeugen, selbst wenn du noch am Anfang stehst. Wie das geht, erfährst du in diesem Beitrag von mir.

Ich rate dir davon ab, dich auf weniger wichtige Dinge wie Adressen, Unternehmenslogos oder Büromöbel zu fokussieren.

Die meisten Start-ups scheitern nämlich, weil sie den falschen Fokus haben (habe ich in diesem Artikel erklärt). Sie stecken ihre Energie zu sehr in einen professionellen Auftritt.

Dabei vergessen sie etwas viel Wichtigeres: Kundenakquise, Verkaufsgespräche und Cashflow.

In vielen Branchen brauchst du kein Büro oder ein tolles Logo, um Kunden zu gewinnen.

Wie ich mit einem professionellen Büro scheiterte

Anfang der Neunziger war ich Handelsvertreter und habe zusammen mit Freunden ein Unternehmen gegründet.

Wir wollten groß und erfolgreich werden. Noch mehr wollten wir aber den Startup-Lifestyle leben.

Also mieteten wir ein Büro, kauften uns Möbel und ließen uns ein Logo anfertigen. Dann stellten wir eine Assistentin ein und saßen den ganzen Tag im Büro.

Abends bestellten wir Pizza. Es war eine tolle Zeit.

Dann aber kam das böse Erwachen.

Während dieser Arbeitszeit machten wir viele Dinge. Keiner kümmerte sich aber um die Kundenakquise. Was passierte also?

Natürlich mussten wir Insolvenz anmelden.

Heute sehe ich, wie viele Start-ups den gleichen Fehler machen. Sie fokussieren sich zu sehr auf zweitrangige Erfolgsfaktoren und vergessen dabei das Wesentliche.

Ein virtuelles Büro kann eine günstigere Alternative sein, wenn du nicht die nötigen Mittel hast. Du solltest dein Hauptaugenmerk aber immer auf das Verkaufen und auf die Generierung von Leads legen.

Wie viel kostet ein virtuelles Büro?

Je nach Stadt und Anbieter können die Preise stark variieren. Wenn du nur eine Geschäftsadresse mieten willst, kannst du schon etwas im zweistelligen Eurobereich bekommen.

Falls du zusätzliche Optionen buchst oder das volle Büroservice-Programm nimmst, kommst du in einen höheren dreistelligen Bereich.

Worauf musst du achten, wenn du ein virtuelles Office mietest?

Schau dir die einzelnen Anbieter am Markt an und vergleiche sie miteinander. Achte etwa darauf, dass der Serviceanbieter flexibel ist.

Am Anfang kann sich dein Bedarf ändern. Deshalb solltest du etwa deine Vertragslaufzeit selbst wählen können.

Schließlich weißt du nicht, wie sich dein Unternehmen in den nächsten Monaten weiter entwickeln wird.

Grundsätzlich gilt: komplette Pakete sind meistens günstiger als variable Optionen. Nimm aber trotzdem nur das Nötigste, wenn du nicht unbedingt mehr brauchst.

Natürlich musst du auch schauen, ob es diesen Service in deiner Stadt gibt. Virtuelle Geschäftsadressen kannst du nur in Großstädten bekommen.

Die Alternative: Ein klassisches Büro mieten

Heutzutage sind viele Menschen große Fans vom Homeoffice. Persönlich bin ich aber immer für ein klassisches Büro.

Ich selbst habe damals als Handelsvertreter zuerst im Homeoffice gearbeitet. Das klappte zunächst gut.

Dann kam aber meine Tochter auf die Welt. Mit einem schreienden Baby beim Telefonieren wirkte das aber unprofessionell.

Deswegen habe ich dann ein externes Büro gemietet, das rund 20 Minuten mit dem Auto von zu Hause weg war.

Es war damals die beste Entscheidung. Ich konnte viel effizienter arbeiten.

Das ist auch eine Möglichkeit für dich. Denn bei einem klassischen Büro hast du zwei Möglichkeiten. Entweder hast du interne oder externe Räumlichkeiten.

Letztere Möglichkeit ist meist günstiger, weil dir andere Unternehmen oder Vereine ihre zusätzlichen Räumlichkeiten anbieten.

Darauf musst du bei einem klassischen Büro achten

Die Art des Büros hängt auch immer von deiner Branche und deinem Unternehmen ab. Es muss ausreichend groß sein und die nötige Gebäudetechnik haben.

Wenn du zum Beispiel aus der IT- oder Telekommunikationsbranche kommst, brauchst du die entsprechende Verkabelung.

Außerdem muss es optisch ansprechend aussehen, wenn du regelmäßig Kunden empfangen willst. Weitere wichtige Punkte:

• Sanitärinstallation
• Duschoption: Z. B., wenn Mitarbeiter mit dem Fahrrad kommen
• Elektroinstallation
• Anschlüsse für EDV und Telefon
• Aufenthalts- und Pausenräume
• Meetingräume
• Konzepte für Teamarbeit
• Parkplatzsituation
• Stauräume
• Spezielle Räume wie Küche

Arten von Büroimmobilien

Je nach Branche und Unternehmen gibt es unterschiedliche Büros. Wichtig ist auch, wie hoch die Anzahl der Beschäftigten ist:

• Ateliers und Lofts
• Etagenbüros
• Großraumbüros
• Bürokomplexe
• Einzelbüros
• Großraumbüros

Größe des Büros

Haben deine Mitarbeiter ausreichend Platz an ihren Schreibtischen? Sind die Räume zu klein oder zu groß?

Diese Fragen sind bei der Wahl des Büros wichtig. Schließlich willst du nicht, dass deine Mitarbeiter auf engstem Raum aufeinandersitzen.

Das wirkt sich schlecht auf das Betriebsklima aus und hat negative Auswirkungen auf die Produktivität.

Denk dabei nicht nur an deine aktuelle Lage, sondern auch an die Zukunft. Möchtest du bestimmte Abteilungen ausbauen? Brauchst du in Zukunft größere Besprechungszimmer?

Möglicherweise willst du auch eine komplett neue Abteilung einführen.

Mindestmietdauer beachten

Denke auch an die Mindestmietdauer. Vor allem als Start-up kannst du oft schlecht abschätzen, wie lange du an einem Standort bleiben wirst.

Entsprechend sollte die Mindestmietdauer nicht allzu lang sein.

Wichtig: Lage

Die Lage deiner Büroräume davon ab, wo sich deine Mitarbeiter und Kunden befinden. Weitere wichtige Punkte zu Lage:

• Ruf des Stadtteils
• Anbindung zur Autobahn?
• Nähe zum Flughafen
• Parkplätze
• behindertengerechte Zugangsmöglichkeiten?

Umwelteinflüsse

Wie ist die Geräuschkulisse der Büroräume? Wenn du häufig telefonieren musst und vor den Fenstern eine viel befahrene Straße liegt oder rundherum nur Baustellen sind, kann das zum Problem werden.

Wichtig ist auch die Frage: Welche anderen Unternehmen sind im Gebäudekomplex? Kann deine Geräuschkulisse zum Problem für andere werden?

Wenn jeden Tag jemand an die Tür klopft, um sich zu beschweren, stört das auch die Arbeitsatmosphäre deines Unternehmens.

So senkst du die Kosten für dein Büro

Beim Mieten von Büroräumen kannst du einiges falsch machen, wenn du noch keine Erfahrung hast. Deshalb hast du hier einige Tipps:

1. Schau dir den Gewerbemietspiegel an

Zahlst du zu viel für deine Gewerbeimmobilie? Der Preis hängt immer auch von dem Angebot und der Nachfrage an.

In angesehenen Vierteln in Großstädten wie Berlin, Hamburg oder München ist die Nachfrage groß. Deshalb sind die Gewerbemieten hoch.

Für eine grobe Orientierung solltest du dir trotzdem den örtlichen Gewerbemietspiegel ansehen. Du erkennst dann, ob der Mietpreis über den üblichen Mieten liegt und kannst dich unter Umständen umorientieren.

Du findest den Gewerbemietspiegel deines Bundeslandes zum Beispiel bei der IHK.

2. Achte auf die Gesamtkosten

Zu deinen normalen Mietkosten kommen meistens noch weitere Kosten hinzu. Das musst du beachten, wenn du dir die Mietpreise anschaust.

Du musst etwa oft für Garagen und Stellplätze zusätzlich etwas zahlen. Der reguläre Mietpreis macht meist nur rund 60 % der Kosten aus. Hinzu kommen Zusatzkosten.

3. Beachte Maklerprovisionen

Bevor du den Mietvertrag unterzeichnest, solltest du dir die Höhe der Maklerprovisionen anschauen. Die musst du nämlich als zusätzliche Kosten einkalkulieren.

Es ist üblich, dass du bei einer neuen Anmietung eine Maklercourtage entrichten musst. Die Höhe kann variieren.

4. Beachte die Nebenkostenpauschale

Viele lassen sich von der Höhe der Nebenkosten täuschen und können den Gesamtpreis für Büroräume nicht richtig einschätzen.

Normalerweise gibt es einen Pauschalpreis oder eine Abrechnung pro Quadratmeter Bürofläche. Wenn der Vermieter die Nebenkosten zu niedrig kalkuliert, musst du hinterher nachzahlen.

Schau bei niedrigen Nebenkosten deshalb noch einmal genauer nach. Lass dir zum Beispiel vom Vormieter die letzten Nebenkostenabrechnungen zeigen, damit du eine grobe Vorstellung bekommst.

5. Wähle flexible, statt langfristige Mietverträge

Geschäftsräume mietest du normalerweise langfristig auf Zeit. Es handelt sich also um Zeitmietverträge (Erklärung dazu hier).

Das bedeutet: meistens schließt du einen Vertrag über mehrere Jahre ab. Anders als bei der Miete einer Wohnung kannst du nicht so schnell aus dem Vertrag heraus.

Heutzutage gibt es aber viele Anbieter, die dir mehr Flexibilität geben. Du kannst entweder deinen Vertrag upgraden oder dein Büro komplett wechseln. 

So kannst du dich je nach Bedarf umorientieren. Besonders als Start-up ist das wichtig, weil du hohe monatliche Fixkosten auf Dauer nicht gebrauchen kannst.

Am besten bleibst du standortunabhängig, ohne dich langfristig festlegen zu müssen. Ein flexibler Vertrag kann auch bedeuten:

Du arbeitest nur einzelne Stunden im Büro und bist sonst geschäftlich unterwegs oder im Homeoffice. Die meiste Zeit würdest du also für einen leer stehenden Raum bezahlen.

Mit flexiblen Konditionen kannst du das verhindern und nur für die Zeit mieten, in der du wirklich im Büro bist.

6. Ideal: Vorhandene Büroausstattung

Wenn du ein Büro anmietest, musst du normalerweise in deine Büroausstattung investieren. Du kannst diese Kosten vermeiden, wenn das Büro bereits ausgestattet ist.

Achte bei deinem Mietvertrag deshalb auf folgende Punkte:

• Mietest du einen leeren Raum oder sind Büromöbel vorhanden?
• Welche Art von Bürotechnik ist bereits integriert?
• Sind Telefonanschlüsse, Internet und Drucker vorhanden oder musst du alles selbst besorgen?

7. Beachte Zusatzkosten

Manchmal gibt es auch versteckte Zusatzkosten, auf die du bei deinem Vertrag achten solltest. Gibt es etwa Kosten für einen allgemeinen Empfang oder für einen Pförtnerdienst?

Von manchen Zusatzkosten profitierst du auch - zum Beispiel, wenn es einen zusätzlichen Telefonservice gibt, den du flexibel nutzen kannst.

8. Achte auf die Büroinfrastruktur

Kannst du die vorhandene Büroinfrastruktur nutzen? Schau in deinen Mietvertrag. Falls ja, kannst du dadurch viele Kosten sparen.

Was ist damit gemeint?

Zur Infrastruktur gehört etwa die Garderobe, Technik, Lounges, Kaffeevollautomaten oder Weinkühlschränke.

Dadurch musst du in all diese Dinge nicht selbst investieren.

Fazit

Heutzutage hast du bei der Wahl deine Arbeitsräume eine große Auswahl. Du kannst im Homeoffice arbeiten, die ein virtuelles Büromieten oder einen klassischen Gewerbemietvertrag unterschreiben.

Mit einem virtuellen Büro kannst du besonders als Start-up am Anfang Kosten sparen. Denn so bekommst du Services wie eine Telefonassistentin und kannst Räumlichkeiten flexibel nach Bedarf mieten.

Bei einem klassischen Büro musst du aber auch nicht die teuerste Version nehmen, bei der du für die durchgängige Nutzung zahlst.

Du besorgst dir etwa ein externes Büro, wie ich es in meiner Anfangszeit getan habe. Das spart die Kosten.

Oder du handelst flexible Konditionen aus, bei denen du nicht bezahlst, wenn du unterwegs bist oder teilweise im Homeoffice arbeitest.

Achte auch auf versteckte Zusatzkosten und vorhandene Büroausstattung, wenn du beim Mieten Geld sparen willst.

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