Als Unternehmer und Führungskraft musst du regelmäßig Feedbackgespräche mit deinen Mitarbeitern führen, damit sie an sich arbeiten und maximal produktiv sein können.

Dabei sprichst du über Leistungen, Erfolge, Wachstumschancen und Verbesserungsmöglichkeiten. 

Wenn du es falsch angehst, schadest du eurer Beziehung und vertreibst die Mitarbeiter aus deinem Unternehmen.

Führst du Feedbackgespräch hingegen richtig, spornst du deine Mitarbeiter zu Höchstleistungen an und stärkst euer Vertrauensverhältnis.

Ich zeige dir im folgenden Text 11 wertvolle Tipps, die dir genau das ermöglichen werden. 

Das Führen von Mitarbeitergesprächen ist eine Fähigkeit, die du als Führungskraft unbedingt beherrschen musst.

Was ist ein Feedbackgespräch?

Ein Feedbackgespräch ist auch als Leistungsbewertung oder Mitarbeiterbeurteilung bekannt. Es ist ein Instrument in der Personalführung.

Vorgesetzte setzen sich mit ihren Mitarbeitern zusammen und besprechen Erfolge, Leistungen und kritische Punkte.

Der Sinn dabei: du forderst und förderst einen Mitarbeiter durch deine Rückmeldung.

Damit dein Gespräch erfolgreich wird, solltest du folgende Tipps beachten:

1. Gib regelmäßig Feedback

In den meisten Unternehmen gibt es ein- bis zweimal im Jahr Leistungsbeurteilungen. Das ist besser als gar nichts, aber dennoch viel zu wenig.

Wenn du deinem Mitarbeiter einmal im Jahr eine Riesenliste mit Kritikpunkten zeigst, überforderst du ihn.

Er kann kurzfristig vieles davon nicht verbessern und ist frustriert. Außerdem ist er überrascht davon, dass du immerzu geschwiegen und alles für das Feedbackgespräch aufgespart hast.

Wenn du ein Jahresgespräch führst, sollte es nicht das erste Mal sein, dass dein Mitarbeiter dein Feedback hört.

Führe deshalb regelmäßige Feedbackgespräche und verfolge, wie deine Rückmeldung konkret umgesetzt wird.

Dann hast du deinen Mitarbeitern etwas Handfestes vorgelegt und muss nicht auf Wischi-Waschi-Gerede ausweichen.

Deine Angestellten verdienen eine solide Bewertung ihrer Arbeit. Die meisten Vorgesetzten schauen sich vor dem Jahresgespräch die letzten Wochen an und fällen dann ein Urteil.

So eine Bewertung gehört in die Tonne!

Regelmäßige Feedbacks sind zusätzlich wichtig, damit du dich bei deinen Leistungsträgern bedanken kannst.

Sie brauchen zwar nicht so viel Führung wie andere. Trotzdem solltest du ihre Leidenschaft und Motivation stärken, indem du die Leistung gelegentlich anerkennst.

Die meisten Unternehmen vernachlässigen ihre Spitzenkräfte und konzentrieren sich bei Gesprächen auf die schwächsten Glieder. Das ist ein Fehler.

Merken: Mit regelmäßigen Feedbackgesprächen verhinderst du, dass dein Mitarbeiter im Jahresgespräch überrascht dasteht und nicht weiß, wovon du redest.

2. Sei ehrlich

Kein Mensch ist perfekt und es gibt immer Raum für Verbesserungen. Als Führungskraft musst du entscheiden, welche Probleme wirklich wichtig sind und was du ansprechen willst.

Kleine Macken musst du nicht unbedingt im Gespräch einbringen. Wenn sich ein Problem aber auf das Team auswirkt, darfst du nicht um den heißen Brei reden.

Kennst du den Film „Up in the air“ mit George Clooney? Er spielt einen Berater, den Unternehmen engagieren, wenn sie ihre Mitarbeiter kündigen wollen.

Denn die Führungskräfte trauen sich selbst nicht. Der Film ist super. Aber das Verhalten der Führungspersonen ist feige. Besonders in der Probezeit musst du ehrlich sein (warum habe ich hier erklärt).

Du musst als Leader in der Lage sein, klare Worte zu finden. Ehrlichkeit heißt nicht, dass du deinen Mitarbeiter persönlich beleidigst. Der Ton macht immer die Musik, wie ich weiter unten genau erkläre.

Wenn du nicht ehrlich handeln kannst, wirkt sich das nicht nur auf die Qualität des jeweiligen Mitarbeiters aus. Teamkollegen bemerken genauso, dass der Mitarbeiter eine schlechte Leistung hat.

Und sie halten dich dann für feige oder schwach, weil du die Situation nicht ansprichst. Das wiederum wirkt sich negativ auf das Arbeitsklima aus.

Auf beiden Seiten muss Klarheit herrschen. Der Mitarbeiter muss wissen, was du von ihm erwartest. Und du musst erfahren, was der Mitarbeiter von dir als Führungskraft benötigt. 

Merken: Als Führungskraft musst du die Fähigkeit haben, ehrlich mit deinen Mitarbeitern zu reden, wenn ein Verhalten sich negativ auf das Team auswirkt.

3. Führe das Feedbackgespräch unter vier Augen

Schriftliches Feedback geben? Auf keinen Fall!

Eine Leistungsbeurteilung oder ein Kritikgespräch muss immer von Angesicht zu Angesicht stattfinden.

Das kann im Büro sein. Wenn dein Mitarbeiter weiter weg wohnt oder im Homeoffice arbeitet, kannst du auch einen Video-Chat planen.

Aber ihr müsst euch beide sehen können und ein Live-Gespräch führen. Warum?

Im Feedbackgespräch kommt es sehr wohl darauf an, was du sagst. Noch mehr zählt aber, wie du etwas sagst.

Mindestens über 50 % der Kommunikation läuft nonverbal ab. Wenn du etwas schreibst, kann es schnell zu Missverständnissen kommen.

Plane außerdem ausreichend Zeit ein, damit du das Gespräch nicht zwischen Tür und Angel führst.

Was passiert noch, wenn du Feedback über E-Mail oder im Telefongespräch gibst?

Du signalisierst, dass dir das Thema nicht wichtig genug ist, um dir überhaupt Zeit für ein echtes Treffen zu nehmen.

Merken: Kritische Mitarbeitergespräche darfst du nur von Angesicht zu Angesicht führen, weil du sonst das falsche Signal gibst.

4. Zeige greifbare Beispiele auf

Wenn du Verbesserungsvorschläge gibst und deine Kritik äußerst, solltest du klare Beispiele anführen.

Deshalb musst du die Leistung deiner Mitarbeiter langfristig beobachten und im Idealfall konkrete Kennzahlen vorlegen können.

Deine Aussagen müssen einen konkreten Bezug haben. Sonst schaut sich dein Mitarbeiter verwirrt an und weiß nicht, wovon du redest.

Vielleicht hat er eine ganz andere Meinung zu seiner Arbeit. Wenn du aber konkrete Zahlen hast, gibt es keine zwei Meinungen.

Falls du klar und verständlich kommunizieren willst, brauchst du deshalb konkrete Beispiele.

In welchen Bereichen bleibt er hinter seinen Möglichkeiten? Und welche 2–3 konkreten Beispiele könntest du anführen, um das zu beweisen?

Wenn du Beispiele hast, zeigst du deinem Mitarbeiter auch: Ich beschäftige mich konkret mit deiner Arbeit, weil sie mir wichtig ist.

Merken: Wenn du Leistungen beurteilst, musst du konkrete Beispiele anführen, damit deine Mitarbeiter deine Rückmeldung ganz klar nachvollziehen können.

5. Beende das Gespräch positiv

„Herr Müller, ich fasse zusammen: Ihre Zahlen lassen zu wünschen übrig. Denken Sie mal darüber nach. Bis zum nächsten Mal.“

Was passiert, wenn du das Gespräch so beendest? Dein Mitarbeiter tappt im Dunkeln und denkt, dass du kein Verständnis für ihn hast.

Es wird in ihm die ganze Zeit arbeiten. Stattdessen solltest du das Gespräch mit einer positiven Note beenden.

Er sollte das Gefühl haben, dass er trotz seiner Mängel respektiert wird und du ihm Verständnis entgegenbringst.

Nichts ist für ihn schlimmer, als nicht zu wissen, was er tun soll. Nutze das Feedbackgespräch deshalb, um erreichbare Ziele zu setzen.

Mit welchem Ziel kann er seine Performance verbessern? Wann sollte er welche Meilensteine erreicht haben?

Gib ihm einen klaren und nachvollziehbaren Handlungsplan, der ihn auf den richtigen Weg bringen kann.

So kann er optimistisch in die Zukunft blicken und wird ein positives Gefühl haben, wenn er hinterher an dich und das Gespräch zurückdenkt.

Er fühlt sich selbstbewusst und wird seine Performance mit viel größerer Wahrscheinlichkeit verbessern.

Das ist der Unterschied zwischen einer negativen und konstruktiven Feedbackkultur.

Merken: Beende deine Mitarbeitergespräche immer mit einer positiven Note, indem du deinen Angestellten konstruktives Feedback gibst.

6. Setze messbare Ziele

Wie du Ziele formulierst, wirkt sich unheimlich auf die Ergebnisse deiner Mitarbeiter aus. Sie müssen messbar sein.

„Das Ziel ist eine produktivere Arbeit.“

Das ist kein Ziel! 

Ein Ziel muss immer folgende Kriterien haben:

Echte Ziele sind SMART – also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert:

• S – Spezifisch: Du musst klar definieren, was das Ziel ist. Nicht „produktiver arbeiten“, sondern „Mindestens 100 Bruttocalls pro Tag schaffen“.
• M – Messbar: Das Ziel muss objektiv messbar sein. Welche Kennzahlen müssen sich konkret ändern?
• A – Attraktiv: Das Ziel muss motivieren. Kläre deshalb das „Warum“. Wie wirkt sich das Ziel auf die großen Unternehmensziele aus? Welche Vorteile entstehen für den Mitarbeiter?
• R – Realistisch: Kann der Mitarbeiter das Ziel innerhalb der gesetzten Frist erreichen? Ist das allgemein möglich und ist das in Bezug auf seine Fähigkeiten realistisch?
• T – Terminiert: Zu welchem Datum wird dein Mitarbeiter seine Ziele erreichen? „Am 18.05.2023 haben sich die Kennzahlen wie folgt verändert: …“

Wenn die Ziele des Mitarbeiters nicht konkret sind, tappt er im Dunkeln. Außerdem kannst du beim nächsten Gespräch nicht nachweisen, was verbessert wurde und wo es noch Luft nach oben gibt.

Arten von Zielen

Je nach Abteilung und Mitarbeiter wirst du andere Ziele formulieren. Beispiele:

• Umsatzziele
• Prozessziele
• Leistungsziele
• Strategieziele
• Verhaltensziele
• Innovationsziele
• Persönlichkeitsziele
• Problemlösungsziele

Merken: Die effektivsten Ziele für deine Mitarbeiter setzt du nach der SMART-Formel, damit das Ziel für beide Seiten klar und nachvollziehbar ist.

7. Nutze die Sandwich-Methode

Im Verkaufsgespräch mit Kunden gibt es die sogenannte Sandwich-Methode, bei der du einen negativen Punkt in zwei positive packst.

Du schaffst dadurch eine positive Gesprächsatmosphäre. Der negative Punkt fällt dann nicht zu sehr ins Gewicht.

Bevor du den Preis nennst, zeigst du einen Vorteil des Produkts auf. Dann verrätst du den Preis, um anschließend zum nächsten Nutzen überzuleiten.

Diese Methode funktioniert auch im Mitarbeitergespräch. Schließlich ist das gesamte Leben ein Sales-Pitch.

Du verkaufst deinem Mitarbeiter deine Überzeugung, dass er eine bessere Performance abliefern sollte und kann.

Wie genau solltest du also vorgehen?

Beispielsweise sagst du ihm, was er in welchem Zeitraum gut gemacht hat. Anschließend nennst du deinen Kritikpunkt.

Zum Schluss erklärst du ihm etwa, welche Fähigkeiten er hat, die andere nicht haben. 

Achtung: Die Sandwich-Methode hilft dir nur, wenn du milde Kritik äußern willst. 

Falls dein Mitarbeiter großen Mist gebaut hat, solltest du ihn ohne Umwege darauf ansprechen. Du musst deine Kritik dann nicht in Watte packen.

Manchmal muss es auch wehtun.

Merken: Nutze die Sandwich-Methode, um konstruktives Feedback zu äußern und kleine Kritikpunkte positiv zu verpacken.

8. Wähle Worte mit Bedacht

Worte haben eine unheimliche Macht auf uns. Ein einfaches Beispiel:

Du möchtest deinen Kunden mitteilen, dass deine Preise aufgrund der Inflation massiv steigen werden. Jetzt solltest du natürlich nicht von einer „massiven Preissteigerung“ oder von einer „Preiserhöhung“ sprechen.

Das richtige Wort dafür ist „Preisanpassung“. Merkst du, wie viel weniger emotional dieses Wort klingt? 

Beim ersten Wort bekommt dein Kunde Panik und schlägt um sich. Bei der Preisanpassung bekommt er eher das Gefühl, dass er die Situation in den Griff bekommen kann.

Im Mitarbeitergespräch ist es genauso.

Sprich zum Beispiel von „Verbesserungspotenzial“, statt von „Kritikpunkt“. 

„Und gleichzeitig …“ statt „aber“

Ein weiteres negatives Wort ist „aber …“. 

• „Sie sind gut, aber …“
• „Letztes Jahr haben Sie viel geleistet, aber …“
• „Ich verstehe Ihre Einwände, aber …“

Wenn du deine Sätze mit „aber“ relativierst, vergisst dein Mitarbeiter, was du vorher Positives gesagt hast.

Das Wort „aber“ vernichtet alles Positive und hinterlässt einen faden Beigeschmack. Stattdessen solltest du „und gleichzeitig“ sagen.

• „Sie sind gut und gleichzeitig würde ich mir wünschen …“
• „Letztes Jahr haben Sie viel geleistet und gleichzeitig …“
• „Ich verstehe Ihre Einwände und gleichzeitig …“

Merken: Deine Wortwahl entscheidet, ob dein Mitarbeiter deine Kritikpunkte positiv aufnimmt oder in die Abwehrhaltung geht und dein Feedback ablehnt.

9. Nutze die Ich-Form

Ein weiterer wichtiger Trick ist, in der Ich-Form zu sprechen, wenn du kritisierst. Warum?

Wenn du deinen Mitarbeiter in der Du-Form Feedback gibst, fühlt er sich angegriffen und in die Ecke gedrängt.

In der Ich-Form steht er erst einmal außen vor. Du gibst deine Sicht der Dinge wieder, die er teilen oder ablehnen kann.

Du schaffst also viel mehr Freiraum, damit er dein Feedback annehmen kann. 

In einem anderen Beitrag habe ich bereits darüber geschrieben, wie wichtig es ist, direkte Angriffe auf andere Menschen zu vermeiden.

Denn dann geht dein Gegenüber sofort in die Abwehrhaltung und es kommt zum Schlagabtausch oder er blockt komplett ab und akzeptiert nichts mehr, was du sagst – gerade dann, wenn du offensichtlich recht hast.

Natürlich sprechen wir hier nicht von Situationen, in denen deine Mitarbeiter wirklich Mist bauen und du sie direkt darauf ansprechen solltest.

Beispiele für Du- und Ich-Formen beim Kritisieren

Normalerweise richten die meisten Menschen ihre Aufmerksamkeit auf ihr Gegenüber, wenn sie kritisieren:

• „Du bist rücksichtslos gegenüber deinem Team, wenn du zu spät kommst.“
• „Du solltest dein Verhalten ändern.“
• „Du musst deine Kennzahlen verbessern.“

Stattdessen kannst du denselben Inhalt in der Ich-Form transportieren:

• „Ich empfinde das Zuspätkommen als rücksichtslos gegenüber dem Team.“
• „Ich fühle mich bei diesem Verhalten unwohl.“
• „Ich würde gerne bessere Kennzahlen sehen.“

Schau dir mein Interview mit Isabella Garcia an, die darin viele Beispiele für diese Technik gibt:

Merken: Wähle beim Kritisieren die Ich-Form, damit deine Botschaft positiver bei deinem Mitarbeiter ankommt und den gewünschten Effekt erzielt.

10. Dokumentiere die Leistung ganzjährig

Wie kannst du ein geiles Feedback geben, wenn du dir die Leistung deiner Mitarbeiter nur einmal im Jahr anschaust?

Du weißt nicht, was in den jeweiligen Etappen passiert ist und kennst die Zusammenhänge nicht. Wenn du dann Feedback gibst, kannst du auf begrenzte Informationen zurückgreifen.

So merkt der Mitarbeiter: Mein Vorgesetzter weiß nicht, wovon er da gerade redet.

Auf diese Weise hättest du dein Feedback besser sein lassen sollen. Das wird nicht funktionieren. Vergiss es.

Als Führungsperson musst du regelmäßig die Fortschritte und Herausforderungen deiner Mitarbeiter im Blick behalten.

Wie fühlen sie sich auf der Arbeit? Ist alles in Ordnung mit dem Arbeitsklima? Welche Probleme hindern sie an ihren Zielen?

Welche Etappenziele bereiten besondere Schwierigkeiten? Kannst du an deinen Prozessen etwas ändern, damit es deine Mitarbeiter in Zukunft leichter haben?

Natürlich kannst du alle paar Wochen auf deine Mitarbeiter zugehen und all diese Fragen klären. Du kannst diesen Prozess aber auch automatisieren.

Alle erfolgreichen Unternehmen und Führungspersonen haben nämlich Systeme und Automationen, wie ich in diesem Artikel erklärt habe.

Es gibt Software, mit der du regelmäßig Feedback von deinen Mitarbeitern einholen kannst. Eine davon ist z.B. 15five.

Solche Plattformen haben den Vorteil, dass sie die Stimmung, Performance und Wünsche und Herausforderungen dokumentieren und übersichtlich zusammenfassen.

Selbstverständlich kannst du auch deine eigenen Tools und Prozesse entwickeln, um regelmäßig Feedback zu bekommen.

Merken: Wenn du nur einmal im Jahr ein Feedbackgespräch führst, wird dein Gespräch mit großer Wahrscheinlichkeit ins Leere laufen. Führe deshalb regelmäßige Gespräche ein und automatisiere den Prozess.

11. Stell die richtigen Fragen

Du willst, dass deine Mitarbeiter motiviert sind und nach dem Gespräch produktiver arbeiten als vorher?

Dann solltest du die richtigen Fragen stellen. Wie wichtig Fragen für die eigene Motivation oder auch im Verkaufsgespräch sind, habe ich hier und hier erklärt.

Die richtigen Fragen können auch deine Mitarbeiter motivieren. Außerdem helfen sie dir, wichtige Informationen zu bekommen.

Dein Mitarbeiter sollte im Idealfall mehr als die Hälfte der Zeit reden. Du solltest aufmerksam zuhören.

Nutze dabei zum Beispiel folgende Fragen:

• „Was ist Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung für Ihre aktuellen Quartalsziele?“
• „Wie könnte die Abteilung Ihnen helfen, damit Sie Ihre Ziele erreichen können?“
• „Wie glauben Sie, wird sich Ihre Leistung dieses Jahr auf das Unternehmen auswirken?“
• „Wie könnte ich ein besserer Vorgesetzter für Sie werden? Was müsste ich anders machen?“
• „Wie häufig würden Sie gerne Rückmeldung von mir bekommen?“
• „Wie müssen wir den Zeitplan gestalten, damit Sie sich nicht micromanaged fühlen, aber wir trotzdem genug Daten über Ihre Fortschritte bekommen?“

Merken: Nutze die Macht der Fragen, um das Gespräch in eine konstruktive Richtung zu lenken und deinen Mitarbeiter zu motivieren.

Fazit

Damit deine Feedbackgespräche erfolgreich sind, musst du zunächst die richtigen Grundlagen haben. Dazu gehört zum Beispiel, dass du solche wichtigen Gespräche immer von Angesicht zu Angesicht führst.

Du musst auch schon mit den richtigen Informationen ins Gespräch gehen können. Das gelingt nur, wenn du die Leistung deiner Mitarbeiter das ganze Jahr über verfolgst und regelmäßig Feedback gibst.

Wenn du Kennzahlen im Blick hast, kommst du aus der Meinungsebene heraus. Beide Seiten wissen dann, was Sache ist. Schließlich lügen Zahlen nicht.

Konkrete Beispiele helfen dir zusätzlich, wenn du Kritikpunkte nennst. So weiß dein Mitarbeiter eindeutig, was du meinst.

Gleichzeitig kommt es nicht nur auf den Inhalt an. Du kannst ein und dieselbe Kritik positiv oder negativ verpacken. Der Ton macht bekanntlich die Musik.

Nutze zum Beispiel die Sandwich-Methode, um deine Kritik positiv zu verpacken. Achte gleichzeitig auf deine Wortwahl und nutze etwa die Ich-Form und andere Techniken, damit sich der Mitarbeiter nicht angegriffen fühlt.

Dabei helfen dir etwa Fragetechniken. Wenn du das Gespräch positiv beendest, entlässt du deine Mitarbeiter mit positiven Gefühlen über dich und das Feedbackgespräch.

Leider hilft auch das beste Gespräch nicht, wenn du nicht die passenden Mitarbeiter hast. Du willst wissen, wie du sie bekommst?

Dann hol dir jetzt meinen kostenlosen Recruiting-Report.