Maximalen Umsatz erzielst du im Vertrieb nie ohne CRM-Strategie. Wenn du kein CRM-Programm nutzt, lässt du buchstäblich Zehntausende Euro liegen, damit es ein anderer nimmt. 

Das ist wie Autofahren ohne Rück-, Außen- und Innenspiegel, Tank- und Geschwindigkeitsanzeige und Navi.

Ohne CRM fährst du nur, indem du durch die Frontscheibe blickst. Ein Unfall ist somit vorprogrammiert und eine Frage der Zeit. 

Wie viele Kunden hast du aktuell?

Wenn es nur 3, 5 oder 10 sind, kannst du deinen Vertrieb auf Karteikarten organisieren oder eine Excel-Tabelle nutzen. Ja, das geht.

Sobald du aber mehr als 20 Kunden hast und langfristig mit ihnen zusammenarbeiten willst, brauchst du die richtige CRM-Software und die passende Strategie.

In diesem Artikel erfährst du, warum eine CRM-Strategie überlebenswichtig ist. Du siehst, wie du die optimale Software trotz möglicher Widerstände im Team einführst und dazu die passende Strategie erstellst. 

Ohne CRM-Strategie geht es nicht

Warum brauchst du eine CRM-Strategie? Angenommen, du möchtest dir jeden Morgen einen wunderschönen Sonnenaufgang ansehen und blickst immer Richtung Westen.

Du kannst noch so motiviert sein und noch so früh aufstehen. Letztlich wirst du den Sonnenaufgang nicht erleben, weil die Sonne nun mal im Osten aufgeht.

Du verfolgst also die falsche Strategie und bekommst dadurch nicht, was du willst. Im Vertrieb ist das genauso.

Wenn du maximale Abschlüsse erzielen und Umsatz generieren willst, musst du die richtigen Vertriebskanäle haben und Folgendes wissen:

• Welches Produkt oder welche Dienstleistung sollte ich welchem Kunden anbieten?
• Wann ist der beste Zeitpunkt, um den Kunden zu kontaktieren oder nachzufassen?
• Um welchen Kundentyp handelt es sich? Ist es ein A-, B- oder C-Kunde?
• Wie bereite ich mich am besten auf das jeweilige Gespräch vor?

All diese notwendigen Informationen musst du jederzeit gut sortiert und übersichtlich abrufen können. Beispielsweise musst du dir die Historie des Kunden anschauen, bevor du ihn kontaktierst.

Du musst wissen, ob er Potenzial hat und was du mit ihm in der Vergangenheit besprochen hast.

Ohne diese Daten kannst du noch so motiviert sein und es wollen. Ohne CRM-Strategie bringst du – wie bei einem Auto – deine PS einfach nicht auf die Straße.

Deshalb arbeite ich seit 30 Jahren mit einem CRM-Programm und schaue regelmäßig in meinen Computer.

Meinen Erfolg habe ich auch der richtigen CRM-Software zu verdanken. Denn ohne so ein System hätte ich niemals mein Unternehmen skalieren und wachsen können.

Brauche ich auch als Anfänger ein CRM-System?

Wenn Unternehmer am Anfang stehen, sagen sie oft:

„Ich habe noch gar keine Kunden. Mir reichen Karteikarten.“

Ich empfehle trotzdem, mit einem CRM-System zu starten. Warum?

Jeder ernsthafte Unternehmer denkt an Wachstum. Früher oder später wirst du mehr Kunden haben.

Dann hast du von Anfang an ein funktionierendes System, das dir das Leben massiv erleichtert.

Wenn du eine Handvoll Kunden hast, kannst du mit Karteikarten oder Excel arbeiten. 

Als ich in den Neunzigerjahren im Vertrieb angefangen habe, hatte ich einen Karteikartenkasten auf meinem Beifahrersitz liegen.

Ich habe mir alle Daten zu meinen Kunden dort notiert. Das funktioniert bis zu einem gewissen Grad.

Sobald du mehr Kunden bekommst, musst du aber ohnehin zu einem Computerprogramm wechseln.

Bei aller Liebe … Karteikarten und Excel-Tabellen gehören im Jahr 2022 der Steinzeit an.

Deshalb mein Tipp: Starte von Anfang an mit zeitgemäßen Methoden und gehe deine Prozesse im Unternehmen gleich zu Beginn wie ein Profi an.

5 Fehler, die du bei der Einführung eines CRMs vermeiden musst

Die meisten Führungskräfte, Selbstständige und Unternehmer wissen, dass eine CRM-Strategie ihnen massive Vorteile bringen würde. Sie arbeiten aber trotzdem mit improvisierten Systemen und Excel-Tabellen weiter.

Warum?

Sie fürchten Widerstände im Team. Und das ist berechtigt. Denn meine Erfahrung als langjähriger Verkaufstrainer ist:

• Ein Drittel der Verkäufer im Team freuen sich über die Einführung eines CRM-Programms und sagen: „Endlich! Das wurde aber auch Zeit.“ Sie freuen sich, weil sie dadurch effizienter arbeiten können und besser werden.
• Ein weiteres Drittel findet die Einführung in Ordnung. Das sind die mittelmäßigen Verkäufer, die sich überraschen lassen wollen und sagen: „Schauen wir mal. Es könnte praktisch sein.“
• Das untere Drittel der schlechten Verkäufer leistet Widerstand. Der wichtigste Grund dafür: Schlechte Verkäufer werden transparent und haben Angst, dass sie überwacht werden. Sie lehnen die Einführung ab und gehen auf die Barrikaden. Sowohl ihre Schlagzahl als auch die Schlagkraft wird offengelegt.

Man kann die Einführung eines strategischen CRMs immer aus zwei Blickwinkeln sehen:

• „Das Werkzeug ist ein Segen, weil ich damit viel produktiver werde.“

Oder …

• „Das Werkzeug ist ein Fluch, weil ich damit als durchschnittlicher oder unterdurchschnittlicher Verkäufer überführt werde.“

Als Führungskraft darfst du dich also nicht von den schlechten Verkäufern von der Einführung abhalten lassen.

Weiterhin solltest du folgende Fehler vermeiden, wenn du dir eine CRM-Strategie überlegst:

1. Auf Softwarefunktionen, statt auf die Vertriebsstrategie schauen

Viele Führungskräfte kaufen ein teures CRM-Programm, ohne vorher über ihre Vertriebsstrategie nachzudenken.

Hinterher wundern sie sich, warum die Funktionen nicht zur eigenen Strategie passen.

Stell dir vor, du willst eine Wohnung neu renovieren. Dabei überlegst du, ein paar Löcher für den Elektriker vorzubohren, der nächste Woche kommt.

Du merkst, dass du mit deinem Akkubohrer nicht weiterkommst, weil die Wände aus massivem Beton bestehen.

Also recherchierst du im Internet und findest heraus, welche Bohrmaschine geeignet ist. Dann gehst du zum Baumarkt und sprichst mit dem Verkäufer.

Er empfiehlt dir einen teuren Bohrhammer der Marke Hilti, der tolle Funktionen hat und extrem leistungsstark ist. 

Daraufhin kaufst du das Gerät natürlich. Endlich kannst du jetzt die Löcher bohren und legst gleich los.

Eine Woche später sprichst du mit dem Elektriker und merkst, dass du besser vor dem Kauf des Bohrhammers mit ihm gesprochen hättest.

Denn erstens hätte es nach Meinung des Elektrikers ein viel günstigeres Werkzeug getan. Zweitens hast du auch noch an völlig falscher Stelle gebohrt.

Der Kauf des besten Bohrhammers auf dem Markt war letztlich völlig unnütz.

Du musst dir also überlegen, was dein Ziel und deine Strategie ist, bevor du nach dem passenden Werkzeug schaust.

Die Funktionen folgen deiner Strategie und nicht umgekehrt.

Merken: Schau nicht, welche Software die angeblich besten Funktionen hat, sondern habe eine konkrete Vertriebsstrategie und wähle die Funktionen danach aus.

2. Die IT-Abteilung oder Praktikanten beauftragen

Führungskräfte delegieren gerne Aufgaben an ihre Mitarbeiter. Wenn es um die Wahl und Einrichtung einer Software geht, bekommt meistens die IT-Abteilung den Job.

Manchmal sind es auch Praktikanten. Bei der Einführung eines CRMs ist das aber eine fatale Strategie.

Denn diese Mitarbeiter haben noch nie in ihrem Leben etwas verkauft und wissen nicht, worauf es ankommt.

Die Verkäufer sitzen im Vertrieb. Sie werden aber bei der Erstellung einer CRM-Strategie meistens gar nicht erst gefragt.

So wird am Ende ein Programm genutzt, das mit der Alltagsrealität des eigenen Vertriebs so gut wie nichts zu tun hat.

Der IT-Mitarbeiter oder Praktikant geht nämlich oft folgendermaßen vor: Er googelt nach einer passenden Lösung.

Dort findet er CRM-Beispiele, die sich an komplett unterschiedlichen Branchen, Produkten und Unternehmen orientieren. Letztlich führt das zum Scheitern.

Was ist also die Lösung?

Wenn du ein CRM-Programm einführst, solltest du deine eigenen Verkäufer fragen. Stell ihnen etwa folgende Fragen:

• Was wäre euch wichtig bei einem CRM?
• Welche Probleme und Herausforderungen habt ihr aktuell?
• Welche Arbeiten müssen wir automatisieren?
• Welche Aktivitäten kosten sehr viel Zeit und werden dadurch nicht angegangen?
• Was sind eure Ziele? Wo möchtet ihr hinkommen?

Du brauchst nicht unbedingt die Software mit den meisten und ausgefeiltesten Funktionen. Sonst hast du am Ende ein Programm, das komplett an deinem Thema vorbeigeht.

Stattdessen musst du dich an deine CRM-Ziele und an deinem Bedarf orientieren.

Merken: Arbeite mit deinem Vertriebsteam zusammen, um das passende CRM-System für dein Unternehmen zu finden, weil der Vertrieb den Bedarf seiner Verkäufer kennt.

3. Das Potenzial des Kunden nicht kennen

Im Vertriebsalltag müssen Verkäufer die richtigen Prioritäten setzen, um den maximalen Umsatz zu erzielen.

Beispiel:

• Du hast eine Liste mit 50 Kunden, die in den nächsten sechs Monaten insgesamt 30.000 € einbringen können.
• Du hast eine andere Liste mit 10 Kunden, die dir in den nächsten zwei Wochen 100.000 € einbringen können.

Welche Kunden rufst du zuerst an?

Natürlich die zweite Liste. Du nutzt die Arbeitszeit und deine Energie, um deine A-Kunden zuerst anzurufen.

Und das ist nur ein kleines Beispiel für eine Systematik in deinem Vertrieb.

Dafür musst du aber zuerst wissen, welche Kunden wie viel Potenzial haben und sie entsprechend einordnen.

Ein CRM-System bringt dir nichts, wenn du keine Systematik hinter deiner Vorgehensweise hast. Erst wenn du eine hast, kann dich die Software Schritt für Schritt darin unterstützen.

Ich habe des Öfteren Leihwagen mit integrierten Navigationssystemen. Ein paar Mal habe mich über sie geärgert.

Denn statt auf der Autobahn zu fahren, landete ich an einem Maisfeld und habe meine Fahrt unnötig verlängert. Warum?

Weil das Navi auf „die kürzeste Strecke verwenden“ eingestellt war. Stattdessen hätte ich das Gerät auf „die schnellste Strecke verwenden“ umstellen müssen.

Ich war mir am Anfang nicht über meine Vorgehensweise klar. Deshalb konnte mich das Navi auch nicht optimal unterstützen.

Genauso ist es im Vertrieb. Du musst deine Vorgehensweise kennen und deine Prioritäten setzen, bevor dich ein CRM unterstützen kann.

Wenn du die optimale Strategie für dein Unternehmen finden willst, dann musst du die Methoden des Systemvertriebs kennen.

Merken: Im Vertrieb musst du das Potenzial deiner Kunden kennen und die richtigen Prioritäten setzen, damit dich das Programm optimal bei deinen CRM-Zielen unterstützen kann.

4. Keine Akzeptanz für die Software schaffen

Eingangs habe ich erwähnt, dass vor allem schlechte Verkäufer gegen die Einführung eines CRMs sind. Aber auch die restlichen Mitarbeiter könnten Bedenken haben.

Schließlich sind große Veränderungen immer erst unangenehm, wie ich in meinem Beitrag über Change Management Methoden erklärt habe.

Zum Glück gibt es einen einfachen Trick, wie du die Akzeptanz für das neue Programm steigern kannst.

Beteilige deine Verkäufer an der Einführung der Software, wie ich in Punkt 2 erwähnt habe. Dadurch wählst du nicht nur die richtige Software, sondern sorgst auch für Begeisterung.

Nicht beteiligt werden, macht betroffen

Du musst deine Mitarbeiter beteiligen, sodass sie sich anschließend mit der Lösung identifizieren können.

Sie müssen am Ende denken:

„In diesem CRM-System wurden meine Anforderungen und Wünsche berücksichtigt. Mein Know-how ist mit in die Umsetzung eingeflossen.“

Das Programm wird zum Baby deiner Mitarbeiter, auf das sie stolz sind.

Merken: Du erhöhst die Akzeptanz, indem du deine Mitarbeiter bei der Programmierung der CRM-Software beteiligst und ihre Wünsche und Anforderungen einfließen lässt.

5. All-in-one-Lösungen verwenden

Es gibt ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning), die meistens einen Teilbereich namens „CRM“ beinhalten.

Viele Unternehmer sehen das und denken sich:

„Ich brauche kein CRM, weil es ja schon in unsere ERP-Lösung integriert ist.“

Ein Riesenfehler.

Stell dir vor, du hast gesundheitliche Probleme mit dem Herzen und gehst zum Allgemeinmediziner. Natürlich kann er deinen Blutdruck messen oder ein EKG machen.

Wenn er aber vorschlägt, einen Herzkatheter einzuführen oder gar eine Operation mit dem Skalpell vorzunehmen, würdest du ein schlechtes Gefühl bekommen.

Er ist schließlich kein Spezialist und kann in seiner Arbeit nicht ins Detail gehen und wichtige Aufgaben eines Herzchirurgen übernehmen.

Das ist bei der Einführung einer CRM-Software genauso. Eine Software für das Personalwesen oder eine All-in-one-Lösung kann nicht alle wichtigen Funktionen eines speziellen CRM-Programms haben.

Genauso kann ein spezielles CRM-System nicht die Anforderungen des Personalwesens oder der Fertigung erfüllen.

Merken: Verzichte auf Software, die dir eine Komplettlösung für mehrere Abteilungen bietet und wähle für den Vertrieb nur eine spezielle CRM-Software.

Welches CRM-System solltest du verwenden?

Als ich im Vertrieb als Trainer gestartet bin, wollte ich die erfolgreichste und weltweit am meisten verbreitete Software-Lösung haben. 

Also habe ich mir angeschaut, was meine amerikanischen Kollegen genutzt haben.

Sie alle arbeiteten mit einem einzigen Programm: ACT – die legendäre CRM-Software für den Vertrieb.

Ich habe mir gedacht: „Wenn die das alle nutzen, dann nutze ich das auch.“

Zuerst hatte ich eine Version für mich als Handelsvertreter. Später gab ich ACT meinen Mitarbeitern im Telesales.

25 Jahre lang habe ich diese Software genutzt. Vor zwei Jahren sind wir zum ersten Mal auf eine individuelle CRM-Lösung umgestiegen, die von Softwareentwicklern auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten wurde.

Wir sind nämlich so enorm gewachsen, dass wir unheimlich viele Schnittstellen brauchten – für unsere Events, Seminare, Online-Verkaufsplattformen wie CopeCart usw.

Pro Monat verschicken wir mittlerweile über 8000 Rechnungen. All diese Schnittstellen müssen Berührungen mit dem CRM-Programm haben.

ACT konnte diese Anforderung nicht mehr erfüllen.

Trotzdem empfehle ich ACT bis heute …

• … allen Einzelkämpfern im Vertrieb.
• … kleinen Vertriebsteams.
• … großen Teams, die nur die üblichen und gängigen Schnittstellen benötigen.

Warum empfehle ich dieses Programm?

Weil ich in den letzten Jahrzehnten gemeinsam mit meinen Verkäufern eine Menge ausprobiert habe, was auf den Markt kam.

Schlussendlich war ACT immer das beste CRM.

Denn man kann es immer hervorragend den Bedürfnissen der jeweiligen Branche und des jeweiligen Unternehmens anpassen.

Ich habe mich außerdem mit den Entwicklern von ACT zusammengesetzt und ihnen erklärt, worauf es im echten Arbeitsalltag des Vertriebs in verschiedenen Branchen und Unternehmen ankommt.

Meine jahrzehntelange Erfahrung mit jährlich über 30.000 Seminarteilnehmern und aus Beratungsgesprächen mit vielen DAX-Unternehmen ist in die Weiterentwicklung von ACT eingeflossen.

Dabei ist das Update des klassischen ACT entstanden. Es heißt „ACT by Dirk Kreuter“.

In den Büros dieses CRM-Unternehmens sitzen Software-Berater, die von mir genauestens eingewiesen wurden.

Sie wissen, wie sie die Software exakt deinen individuellen Bedürfnissen anpassen müssen, damit dein Vertriebsteam damit sofort reibungslos und extrem effektiv Umsatz generieren kann.

Dazu reicht ein kurzes Beratungsgespräch zwischen 1 und 3 Stunden – und die Software ist startklar und auf die Bedürfnisse deines Unternehmens optimal zugeschnitten.

Lass dich jetzt von dem „ACT by Dirk Kreuter“-Team beraten und finde heraus, ob und wie genau das CRM-System dir helfen kann.

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Fazit

Ein CRM-System mit einer individuellen CRM-Strategie ist im Vertrieb unerlässlich. Du musst nämlich wissen, welche Kunden du zu welcher Zeit kontaktieren musst.

Die CRM-Software sagt dir auch, wie viel Potenzial der jeweilige Kunde hat und gibt dir oder deinen Verkäufern zum passenden Zeitpunkt passende Kontaktdaten heraus.

Du weißt so genau, welches Produkt oder welche Dienstleistung du deinem jeweiligen Kunden anbieten musst. 

Eine angepasste CRM-Strategie schöpft das volle Potenzial von Verkäufern aus und sorgt für eine maximale Abschlussquote.

Bei der Einführung sollte dir bewusst sein, dass vor allem schlechte Verkäufer sich dagegen wehren werden, weil ihre Leistung transparent wird.

Deshalb solltest du dein Vertriebsteam bei der Anpassung des CRMs einbeziehen, um die Akzeptanz zu steigern. 

Außerdem solltest du typische Fehler vermeiden. Beispiel: der Kauf einer CRM-Software ausschließlich aufgrund ihrer hochgelobten Funktionen.

Welche Funktionen du täglich brauchst, ist nämlich sehr individuell und hängt von deinen Vertriebszielen ab.

Kenne auch das Potenzial deiner Kunden, damit dir die CRM-Software bei deiner Strategie behilflich sein kann.

Verzichte auf Komplettlösungen, die dir eine CRM-Funktion versprechen. Du brauchst eine spezielle CRM-Software, die im Geschäftsalltag alle Anforderungen erfüllt.

Hol dir jetzt das beste CRM-System, das den Bedürfnissen deines Vertriebsteams perfekt angepasst werden kann: 

ACT by Dirk Kreuter