Die Angebotserstellung gehört zu den Grundkenntnissen von Unternehmern und Selbstständigen.

Viele glauben, dass ein Angebot keine große Rolle mehr spielt und nur noch eine Formalität ist. Das ist Unsinn!

Egal, wie erfolgreich dein Gespräch mit dem Kunden war. Wenn dein Angebot schlecht erstellt ist, kann dein Kunde immer noch abspringen.

Ein gutes Angebot enthält alle wichtigen Vereinbarungen aus dem vorherigen Gespräch sowie rechtliche Pflichtangaben. Dazu gehört auch, dass du dich nach der Angebotserstellung richtig verhältst.

Ich zeige dir in diesem Artikel, wie du das perfekte Angebot erstellst.

Angebotserstellung in 7 Schritten

Falls du ein Angebot erstellen willst, musst du unbedingt einige Fehler vermeiden und korrekt vorgehen.

Wenn du verkaufstechnisch und rechtlich einwandfrei handelst, steht einem erfolgreichen Verkaufsabschluss nichts im Weg. Beachte folgende Schritte:

1. Führe zuerst ein Gespräch

Angenommen, du kannst erfolgreich Leads generieren und bekommst regelmäßig Anfragen von Kunden über E-Mail.

Der Kunde fragt, ob du ihm ein Angebot senden kannst. Was tust du?

Viele Anfänger machen genau das, was der Kunde verlangt. Sie erstellen ein Angebot und senden es dem Kunden per E-Mail oder per Post, ohne auch nur einmal mit ihm gesprochen zu haben.

Das ist ein Riesenfehler!

Der Kunde will nämlich verschiedene Preise miteinander vergleichen und sich dann am Ende für den günstigsten Anbieter entscheiden.

Wenn du ihm ohne Vorgespräch ein Angebot schreibst, kannst du nur über den niedrigsten Preis den Auftrag erhalten. Willst du das?

Nein.

Du willst dich von der Konkurrenz unterscheiden – aber dich nicht unter Wert verkaufen.

Wenn du lukrative Aufträge gewinnen willst, musst du die Wünsche und Herausforderungen deines Kunden verstehen.

Anschließend musst du ihm zeigen, warum dein Angebot genau die Antwort darauf ist.

Das kannst du am effektivsten über ein Gespräch am Telefon oder persönlich.

Was ist nämlich noch wichtig, außer deinem Alleinstellungsmerkmal oder dein Verkaufsargument?

Antwort: Sympathie herstellen.

Kunden treffen Kaufentscheidungen immer emotional. Später begründen sie sie rational.

Wenn du dem Kunden auf eine E-Mail ein Angebot erstellst, bist du nur eine weitere E-Mail-Adresse in seinen Augen.

Du brauchst aber die menschliche Ebene. 

Beispiel:

Angenommen, du hast eine Hausverwaltung. Nun bekommst du eine Anfrage von einem Kunden, der innerhalb von 30 Minuten ca. 20 verschiedenen Hausverwaltern in seiner Region folgende, identische Textnachricht sendet:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Wir sind eine Eigentümergemeinschaft, die aus 60 Einheiten besteht. Bitte senden Sie uns ein entsprechendes Angebot.“

Wenn du nun ein Angebot sendest, hast du schon verloren.

Denn falls du nicht den günstigsten Preis anbietest, wirst du vom Kunden nicht in Betracht gezogen.

Wenn du der günstigste Anbieter bist, verkaufst du dich unter Wert. 

Dann solltest du die Selbstständigkeit aufgeben und dir stattdessen eine gut bezahlte Stelle als Angestellter suchen.

Außerdem tust du deinem Kunden keinen Gefallen. Er hat nämlich als Nichtexperte keine ausreichende Ahnung von deinem Produkt oder deiner Dienstleistung.

Wenn er seine Entscheidung nur aufgrund des Preises trifft, bekommt er möglicherweise eine miserable Qualität.

Das musst du ihm vermitteln. Und das geht nur in einem Gespräch am Telefon oder persönlich.

Merken: Eine Angebotserstellung sollte niemals ohne Vorgespräch stattfinden. Denn sonst hast du schon von vornherein verloren.

2. Sammle Informationen im Gespräch

Im Verkaufsgespräch musst du deinen Kunden überzeugen. Dabei sammelst du wichtige Informationen, die du für die Bedarfsanalyse brauchst.

Das ist aus mehreren Gründen wichtig. Zuerst musst du herausfinden, ob dein Kunde überhaupt in deine Zielgruppe passt und ob du ihm helfen kannst.

Angenommen, du verkaufst Treppenlifte. Dein Kunde sendet dir eine Anfrage und du bist mit ihm im Verkaufsgespräch.

In der Bedarfsermittlung stellt sich heraus, dass dein Kunde gar keine Treppen hat. Er ging davon aus, dass dein Unternehmen auch Treppen baut, bevor es die Treppenlifte montiert.

Nun hast du herausgefunden, dass er (noch) gar nicht der richtige Kunde für dich ist.

Außerdem musst du herausfinden, ob er überhaupt das Potenzial hat und deine Leistung bezahlen kann.

Möglicherweise hat er gar nicht das Budget, um von dir kaufen zu können.

Du musst also folgende Informationen herausfinden und sie später in dein Angebot integrieren:

• Wie umfangreich stellt sich der Kunde die Leistungen vor?
• In welchem Zeitrahmen könntest du liefern?
• Welche Art Leistung will der Kunde?
• Passt das Timing zu deiner aktuellen Auftragslage?
• Hat der Kunde besondere Wünsche, auf die ihr euch einigen könnt?

Du solltest exakt klären, welche Bedürfnisse dein Kunde hat und was genau er zu welchem Zeitpunkt bekommen soll.

So verhinderst du unnötige Nachverhandlungen und mögliche negative Bewertungen im Internet.

Mithilfe dieser Informationen wirst du ein solides Angebot erstellen können.

Merken: Du solltest eine ausführliche Bedarfsermittlung machen und die richtigen Fragen stellen, damit du später alle nötigen Informationen für dein Angebot hast.

3. Erstelle dein Angebot

Wenn du ein korrektes und ansprechendes Angebot schreiben willst, musst du unbedingt einige Angaben mit aufnehmen.

So bist du rechtlich auf der sicheren Seite und kannst gleichzeitig auch deine Kunden überzeugen.

Dein Angebot sollte in jedem Fall so präzise wie möglich sein und der Kunde sollte idealerweise keinerlei Fragen mehr haben.

Folgende Angaben gehören in die Angebotserstellung:

• Angebotsnummer: Ähnlich wie bei einer Rechnung sollte dein Angebot auch eine entsprechende Nummer haben. So behältst du den Überblick, wenn verschiedene Kunden dir etwa Fragen zum Angebot stellen.
• Ansprache: Sprich deinen Kunden immer direkt mit Namen an. Lass unpersönliche Ansprachen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ unbedingt weg. 
• Einleitung: In der Einleitung machst du deinen Kunden noch einmal auf dein Vorgespräch aufmerksam, damit er es sich in Erinnerung ruft. Du kannst eine Formulierung verwenden wie „Bezugnehmend auf unser Gespräch vom 12.8.21 biete ich Ihnen folgende Dienstleistungen an …“
• Leistungsbezeichnung: Auf welche Leistungen hast du dich mit deinem Kunden im Gespräch geeinigt? Die Bezeichnung deiner Leistung sollte keinerlei Fragen offenlassen.
• Umfang und Menge: Wie viele Einheiten deiner Leistung wirst du deinem Kunden in welchem Zeitraum liefern?
• Dauer: Du musst deinen Kunden unbedingt mitteilen, wie viel Zeit du für die Durchführung oder Lieferung deiner Leistung benötigst.
• Preis: Was kosten deine einzelnen Leistungen und welche Gesamtsumme ergibt sich daraus inklusive Steuern?
• Zusatzkosten: Hierzu gehören etwa Kosten durch Versand, Spesen usw.
• Rabatt: Möglicherweise hast du einen Rabatt für Neukunden oder für einen größeren Lieferumfang gewährt, den du an dieser Stelle erwähnen musst.
• Angebotsdatum: Wann hast du das Angebot erstellt?
• Gültigkeitsdauer: Bis wann ist dein Angebot gültig?
• Lieferdatum: Bis zu welchem Zeitpunkt wirst du das Produkt garantiert liefern bzw. deine Dienstleistung abschließen?
• Abschließende Grußformel: Du kannst eine Grußformel wie „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe zur Verfügung, falls Sie Fragen haben. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“ verwenden.
• AGB: Wenn vorhanden solltest du deine AGBs an dein Angebot dranhängen oder auf sie verweisen.
• Zahlungsbedingungen: Bis wann soll der Kunde gezahlt haben? Beispielsweise könntest du einen Satz verwenden wie: „7 Tage nach Erfüllung der Leistung.“
• Eigentumsvorbehalt: Je nach Branche musst du unbedingt festhalten, dass das Produkt bis zum Versand dein Eigentum bleibt.

Nach § 145 BGB ist dein Angebot immer rechtlich bindend. Das gilt für Leistungen, Preise sowie für alle anderen Angaben.

Erst wenn der Kunde dein Angebot abgelehnt hat oder die Gültigkeitsdauer überschritten ist, erlischt dein Angebot.

Wenn du kein verbindliches Angebot abgeben möchtest, kannst du stattdessen einen Kostenvoranschlag unterbreiten. Gesetzlich darfst du dann von deinen festgesetzten Preisen um 20 % abweichen.

4. Sende dein Angebot ab

Nach der Angebotserstellung kommt der Versand. Du kannst dein Angebot entweder per E-Mail oder postalisch versenden.

Im ersten Fall solltest du eine PDF-Datei verwenden. Nutze niemals eine Word-Datei. Das ist unprofessionell.

Wenn du den Postweg nutzt, solltest du unbedingt hochwertiges Papier verwenden. So macht dein Angebot einen besseren Eindruck.

Natürlich kannst du dir eine Vorlage zurechtlegen, die du als Word-Datei immer wieder anpasst und verwendest, bevor du sie in eine PDF-Datei umwandelst und absendest.

Alternativ kannst du auch eine entsprechend bezahlte Angebotssoftware für eine automatische Angebotserstellung verwenden. Das lohnt sich besonders, wenn du viele Rechnungen schreiben musst.

Das spart dir eine Menge Zeit.

5. Nachhaken / nachfassen

Ruf deinen Kunden an, nachdem du ihm dein Angebot gesendet hast. Frag nach, ob er noch Fragen dazu hat.

Sag zum Beispiel:

„Hallo Herr Kunde, welche Fragen haben Sie zum Angebot? Wie hat es Ihnen gefallen?“

Warum solltest du das machen?

Erstens musst du sichergehen, dass dein Kunde das Angebot wirklich bekommen hat. Es könnte im Spam-Ordner gelandet sein.

Oder vielleicht hat er es einfach zwischen vielen anderen E-Mails und Briefen übersehen.

Möglicherweise hat er die Rechnung beiseite gelegt und später vergessen, sie sich anzusehen.

Vielleicht hat er mehrere Angebote vor sich liegen und ihm sind Zweifel gekommen. Dann kannst du sie in einem weiteren Gespräch beseitigen, indem du eine weitere Einwandbehandlung machst.

Oft kann es sogar Sinn ergeben, ein persönliches Treffen zu vereinbaren.

Außerdem zeigst du ihm durch dein Nachhaken, dass er bei dir in guten Händen ist.

Angenommen, du rufst aber deinen Kunden an und er geht nicht ans Telefon. Was machst du?

Selbstverständlich versuchst du es später noch einmal.

Wie oft solltest du das tun?

So oft, bis du den Verkaufsabschluss generiert hast. Frühere Studien haben gezeigt, dass die meisten Abschlüsse zwischen dem fünften und dem zwölften Nachfassversuch stattfinden.

Es lohnt sich also, dranzubleiben, bis der Kunde den Vertrag unterschrieben hat.

Wenn es zu einer Absage kommt, lohnt es sich ebenfalls nachzufragen. Schließlich kannst du so erfahren, warum er dein Angebot letztlich nicht angenommen hat.

So kannst du wertvolle Informationen für deine nächsten Verkaufsgespräche mit anderen Kunden gewinnen.

6. Liefere wie versprochen

Viele Unternehmer und Selbstständige in Deutschland konzentrieren sich ausschließlich auf die Qualität des Produkts.

Ja, die Qualität entscheidet langfristig, wer sich am Markt durchsetzt. Noch wichtiger ist aber das Verkaufen.

Denn ohne Verkaufsabschlüsse wird niemand von der Qualität deiner Produkte erfahren.

Wenn du dann aber einen Abschluss generiert hast, musst du wie versprochen liefern.

Das gilt nicht nur für die Produktqualität oder die Qualität deiner Leistung.

Halte auch alle Rahmenbedingungen ein, die du in deinem Angebot festgelegt hast, wie Lieferumfang, Menge und Zeitpunkt der Lieferung.

Das Kauferlebnis wirkt sich beträchtlich auf den Eindruck deines Angebots aus.

Bleibe im Idealfall mit deinem Kunden in Kontakt, um nach seiner Zufriedenheit mit dem Produkt zu fragen und mögliche Zweifel zu klären.

Das ist besonders wichtig, weil Bestandskunden dein wichtigstes Kapital sind. 

Es ist statistisch siebenmal leichter, einem bestehenden Kunden erneut etwas zu verkaufen, als einen Neukunden zu gewinnen.

Deshalb lohnt sich deine Mühe an dieser Stelle. 

Heutzutage können Unternehmen nicht bestehen, wenn sie einen Neukunden nach dem anderen verbrennen, ohne Folgegeschäfte zu generieren. 

Nutze dazu zum Beispiel Up- und Crosselling und versuche, im weiteren Verlauf noch mehr Einheiten deines Produkts zu verkaufen.

Merken: Der wichtigste Aspekt deines Unternehmens ist der Verkaufsprozess und die Neukundengewinnung. Langfristig kannst du aber nur bestehen, wenn du auch exakt lieferst wie versprochen und deinen Kunden zufriedenstellst.

7. Sorge für eine ordentliche Buchhaltung

Jetzt hast du ein Verkaufsgespräch geführt, dein Angebot aufgegeben und den Auftrag bekommen oder dein Produkt verkauft.

Du hast sogar mega geil abgeliefert und deinen Kunden beeindruckt. Ein paar Monate verstreichen und du merkst:

„Scheiße, ich habe gar keine Rechnung geschrieben.“

Peinlich, oder?

Das darf einfach nicht sein.

Und es kommt gar nicht selten vor, wenn Unternehmer und Selbstständige keinen Überblick über Ihre Rechnungen und Buchhaltungen haben. Das Gleiche gilt, wenn deine Rechnungen fehlerhaft sind und sich die Kunden bei dir melden, weil etwas nicht stimmt.

Wenn du keine Rechnung sendest oder vergisst, etwa Reisekosten oder Nebenkosten zu berechnen, werden sich die meisten Kunden nicht melden.

Denn es ist ja zu ihrem Vorteil.

Wenn du dann noch drei Monate später Reisekosten berechnen willst, wird es vor dem Kunden peinlich.

Gleiches gilt, wenn du deine Rechnung zwar schreibst und versendest, aber dein Kunde nicht zahlt. Dann musst du natürlich nachhaken und unter Umständen eine Mahnung schreiben.

Deshalb solltest du eine Systematik haben, mit der du deine Belege und Rechnungen in den Griff bekommst.

Mittlerweile gibt es hervorragende Software wie Lexoffice, mit der du deine Belege selbst bearbeiten kannst, ohne einen Haufen Geld zahlen zu müssen.

Damit kannst du dir unter Umständen einen Steuerberater sparen und verhindern, dass du deine Rechnungen händisch erstellen musst.

Du kannst natürlich auch einen Buchhalter einstellen, der das ganze Thema für dich regelt.

In jedem Fall solltest du den Überblick über deine Buchhaltung behalten. Denn letztlich zählt nicht, wie viel Umsatz du machst, sondern was tatsächlich auf deinem Konto landet.

Merken: Das beste Verkaufsgespräch, ein tolles Angebot und viele Verkaufsabschlüsse bekommen einen faden Beigeschmack, wenn dein Prozess danach chaotisch ist und nicht stimmt. Sorge deshalb für eine ordentliche Buchhaltung.

Allgemeine Tipps für die Angebotserstellung

Optisch muss dein Angebot ebenso überzeugen wie inhaltlich. Deshalb solltest du die folgenden Tipps beachten, wenn du dein Angebot erstellst:

Verwende ein schlichtes Design

Das Design deines Angebots und die Schriftart des Textes sollten nicht vom Inhalt ablenken. Verwende deshalb maximal ein bis zwei Farben und nutze sie sparsam, um so Akzente zu setzen.

Merk dir auch, dass Kunden ihre Angebote oft in schwarz-weiß ausdrucken, wodurch deine Farben ohnehin nicht zur Geltung kommen.

Nutze Grafiken

Du kannst Grafiken einsetzen, wenn es dein Angebot inhaltlich untermauert. 

Dabei könntest du etwa Diagramme, Übersichtspläne oder Datenblätter verwenden, damit der Kunde auf einen Blick sieht, was er bekommt.

Passe deine Wortwahl an

In jeder Branche und in jedem Unternehmen gibt es einen Fachjargon. Lass komplizierte Wörter weg und ersetze sie durch einfache Begriffe, die dein Kunde versteht.

Das Gleiche gilt für Fremdwörter, Abkürzungen und Floskeln. Der Kunde sollte nicht erst ein Lexikon lesen müssen, bevor er dein Angebot nachvollziehen kann.

Sende dein Angebot innerhalb von 24 Stunden

Sende dein Angebot am besten sofort, nachdem du das Gespräch mit deinem Kunden geführt hast. Du musst dein Eisen schmieden, solange es noch heiß ist.

Wenn du zu lange mit dem Versand deines Angebots wartest, könnte es sich dein Kunde anders überlegen.

Kurz nach dem Gespräch bist du ihm noch im Gedächtnis und hast gute Chancen, dass er dein Angebot ohne weitere Überlegungen annimmt.

Fazit

Vor der Angebotserstellung solltest du immer ein Gespräch mit dem Kunden führen. 

So holst du ihn emotional ab und unterscheidest dich von deiner Konkurrenz. Er sieht, dass du sympathisch bist und du kannst auf seine Einwände eingehen.

Im Gespräch selbst sammelst du dann die notwendigen Informationen, die dein Angebot später besonders attraktiv wirken lassen.

Mach auch deine gesetzlichen Pflichtangaben und sende dann dein Angebot innerhalb von 24 Stunden nach dem Gespräch an deinen Kunden.

Warte nicht darauf, dass er sich selbst meldet. Hake nach und frag ihn, ob er dein Angebot bekommen und möglicherweise noch Fragen hat.

Wenn du den Auftrag erhältst, musst du dein Wort halten und exakt liefern, was du in deinem Angebot versprochen hast. So legst du den Grundstein für eine langfristige Beziehung.

Vergiss auch nicht, eine korrekte Buchhaltung zu führen und deine Rechnungen und Zahlungen genau zu verfolgen.

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