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In 7 Schritten zur Angebotserstellung - Die ultimative Anleitung

Erfahre, wie deine Angebotserstellung Kunden ĂŒberzeugt und wie du peinliche Fehler vermeidest, die den Verkaufabschluss verhindern.

Inhaltsverzeichnis

Die Angebotserstellung gehört zu den Grundkenntnissen von Unternehmern und SelbststÀndigen.

Viele glauben, dass ein Angebot keine große Rolle mehr spielt und nur noch eine FormalitĂ€t ist. Das ist Unsinn!

Egal, wie erfolgreich dein GesprÀch mit dem Kunden war. Wenn dein Angebot schlecht erstellt ist, kann dein Kunde immer noch abspringen.

Ein gutes Angebot enthÀlt alle wichtigen Vereinbarungen aus dem vorherigen GesprÀch sowie rechtliche Pflichtangaben. Dazu gehört auch, dass du dich nach der Angebotserstellung richtig verhÀltst.

Ich zeige dir in diesem Artikel, wie du das perfekte Angebot erstellst.

Angebotserstellung in 7 Schritten

Falls du ein Angebot erstellen willst, musst du unbedingt einige Fehler vermeiden und korrekt vorgehen.

Wenn du verkaufstechnisch und rechtlich einwandfrei handelst, steht einem erfolgreichen Verkaufsabschluss nichts im Weg. Beachte folgende Schritte:

1. FĂŒhre zuerst ein GesprĂ€ch

KundengesprĂ€ch fĂŒhren

Angenommen, du kannst erfolgreich Leads generieren und bekommst regelmĂ€ĂŸig Anfragen von Kunden ĂŒber E-Mail.

Der Kunde fragt, ob du ihm ein Angebot senden kannst. Was tust du?

Viele AnfÀnger machen genau das, was der Kunde verlangt. Sie erstellen ein Angebot und senden es dem Kunden per E-Mail oder per Post, ohne auch nur einmal mit ihm gesprochen zu haben.

Das ist ein Riesenfehler!


Der Kunde will nĂ€mlich verschiedene Preise miteinander vergleichen und sich dann am Ende fĂŒr den gĂŒnstigsten Anbieter entscheiden.

Wenn du ihm ohne VorgesprĂ€ch ein Angebot schreibst, kannst du nur ĂŒber den niedrigsten Preis den Auftrag erhalten. Willst du das?

Nein.

Du willst dich von der Konkurrenz unterscheiden – aber dich nicht unter Wert verkaufen.

Wenn du lukrative AuftrĂ€ge gewinnen willst, musst du die WĂŒnsche und Herausforderungen deines Kunden verstehen.

Anschließend musst du ihm zeigen, warum dein Angebot genau die Antwort darauf ist.

Das kannst du am effektivsten ĂŒber ein GesprĂ€ch am Telefon oder persönlich.

Was ist nĂ€mlich noch wichtig, außer deinem Alleinstellungsmerkmal oder dein Verkaufsargument?

Antwort: Sympathie herstellen.

Kunden treffen Kaufentscheidungen immer emotional. SpĂ€ter begrĂŒnden sie sie rational.

Wenn du dem Kunden auf eine E-Mail ein Angebot erstellst, bist du nur eine weitere E-Mail-Adresse in seinen Augen.

Du brauchst aber die menschliche Ebene. 

Beispiel:

Angenommen, du hast eine Hausverwaltung. Nun bekommst du eine Anfrage von einem Kunden, der innerhalb von 30 Minuten ca. 20 verschiedenen Hausverwaltern in seiner Region folgende, identische Textnachricht sendet:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
Wir sind eine EigentĂŒmergemeinschaft, die aus 60 Einheiten besteht. Bitte senden Sie uns ein entsprechendes Angebot.“

Wenn du nun ein Angebot sendest, hast du schon verloren.

Denn falls du nicht den gĂŒnstigsten Preis anbietest, wirst du vom Kunden nicht in Betracht gezogen.

Wenn du der gĂŒnstigste Anbieter bist, verkaufst du dich unter Wert. 

Dann solltest du die SelbststÀndigkeit aufgeben und dir stattdessen eine gut bezahlte Stelle als Angestellter suchen.

Außerdem tust du deinem Kunden keinen Gefallen. Er hat nĂ€mlich als Nichtexperte keine ausreichende Ahnung von deinem Produkt oder deiner Dienstleistung.

Wenn er seine Entscheidung nur aufgrund des Preises trifft, bekommt er möglicherweise eine miserable QualitÀt.

Das musst du ihm vermitteln. Und das geht nur in einem GesprÀch am Telefon oder persönlich.

Merken
: Eine Angebotserstellung sollte niemals ohne VorgesprÀch stattfinden. Denn sonst hast du schon von vornherein verloren.

2. Sammle Informationen im GesprÀch

Informationen sammeln

Im VerkaufsgesprĂ€ch musst du deinen Kunden ĂŒberzeugen. Dabei sammelst du wichtige Informationen, die du fĂŒr die Bedarfsanalyse brauchst.

Das ist aus mehreren GrĂŒnden wichtig. Zuerst musst du herausfinden, ob dein Kunde ĂŒberhaupt in deine Zielgruppe passt und ob du ihm helfen kannst.

Angenommen, du verkaufst Treppenlifte. Dein Kunde sendet dir eine Anfrage und du bist mit ihm im VerkaufsgesprÀch.

In der Bedarfsermittlung stellt sich heraus, dass dein Kunde gar keine Treppen hat. Er ging davon aus, dass dein Unternehmen auch Treppen baut, bevor es die Treppenlifte montiert.

Nun hast du herausgefunden, dass er (noch) gar nicht der richtige Kunde fĂŒr dich ist.

Außerdem musst du herausfinden, ob er ĂŒberhaupt das Potenzial hat und deine Leistung bezahlen kann.

Möglicherweise hat er gar nicht das Budget, um von dir kaufen zu können.

Du musst also folgende Informationen herausfinden und sie spÀter in dein Angebot integrieren:

  • Wie umfangreich stellt sich der Kunde die Leistungen vor?
  • In welchem Zeitrahmen könntest du liefern?
  • Welche Art Leistung will der Kunde?
  • Passt das Timing zu deiner aktuellen Auftragslage?
  • Hat der Kunde besondere WĂŒnsche, auf die ihr euch einigen könnt?

Du solltest exakt klĂ€ren, welche BedĂŒrfnisse dein Kunde hat und was genau er zu welchem Zeitpunkt bekommen soll.

So verhinderst du unnötige Nachverhandlungen und mögliche negative Bewertungen im Internet.

Mithilfe dieser Informationen wirst du ein solides Angebot erstellen können.

Merken
: Du solltest eine ausfĂŒhrliche Bedarfsermittlung machen und die richtigen Fragen stellen, damit du spĂ€ter alle nötigen Informationen fĂŒr dein Angebot hast.

3. Erstelle dein Angebot

Wenn du ein korrektes und ansprechendes Angebot schreiben willst, musst du unbedingt einige Angaben mit aufnehmen.

So bist du rechtlich auf der sicheren Seite und kannst gleichzeitig auch deine Kunden ĂŒberzeugen.

Dein Angebot sollte in jedem Fall so prÀzise wie möglich sein und der Kunde sollte idealerweise keinerlei Fragen mehr haben.

Folgende Angaben gehören in die Angebotserstellung:

  • Angebotsnummer: Ähnlich wie bei einer Rechnung sollte dein Angebot auch eine entsprechende Nummer haben. So behĂ€ltst du den Überblick, wenn verschiedene Kunden dir etwa Fragen zum Angebot stellen.
  • Ansprache: Sprich deinen Kunden immer direkt mit Namen an. Lass unpersönliche Ansprachen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ unbedingt weg. 
  • Einleitung: In der Einleitung machst du deinen Kunden noch einmal auf dein VorgesprĂ€ch aufmerksam, damit er es sich in Erinnerung ruft. Du kannst eine Formulierung verwenden wie „Bezugnehmend auf unser GesprĂ€ch vom 12.8.21 biete ich Ihnen folgende Dienstleistungen an 
“
  • Leistungsbezeichnung: Auf welche Leistungen hast du dich mit deinem Kunden im GesprĂ€ch geeinigt? Die Bezeichnung deiner Leistung sollte keinerlei Fragen offenlassen.
  • Umfang und Menge: Wie viele Einheiten deiner Leistung wirst du deinem Kunden in welchem Zeitraum liefern?
  • Dauer: Du musst deinen Kunden unbedingt mitteilen, wie viel Zeit du fĂŒr die DurchfĂŒhrung oder Lieferung deiner Leistung benötigst.
  • Preis: Was kosten deine einzelnen Leistungen und welche Gesamtsumme ergibt sich daraus inklusive Steuern?
  • Zusatzkosten: Hierzu gehören etwa Kosten durch Versand, Spesen usw.
  • Rabatt: Möglicherweise hast du einen Rabatt fĂŒr Neukunden oder fĂŒr einen grĂ¶ĂŸeren Lieferumfang gewĂ€hrt, den du an dieser Stelle erwĂ€hnen musst.
  • Angebotsdatum: Wann hast du das Angebot erstellt?
  • GĂŒltigkeitsdauer: Bis wann ist dein Angebot gĂŒltig?
  • Lieferdatum: Bis zu welchem Zeitpunkt wirst du das Produkt garantiert liefern bzw. deine Dienstleistung abschließen?
  • Abschließende Grußformel: Du kannst eine Grußformel wie „Ich freue mich auf Ihre RĂŒckmeldung und stehe zur VerfĂŒgung, falls Sie Fragen haben. Mit freundlichen GrĂŒĂŸen Max Mustermann“ verwenden.
  • AGB: Wenn vorhanden solltest du deine AGBs an dein Angebot dranhĂ€ngen oder auf sie verweisen.
  • Zahlungsbedingungen: Bis wann soll der Kunde gezahlt haben? Beispielsweise könntest du einen Satz verwenden wie: „7 Tage nach ErfĂŒllung der Leistung.“
  • Eigentumsvorbehalt: Je nach Branche musst du unbedingt festhalten, dass das Produkt bis zum Versand dein Eigentum bleibt.

Nach § 145 BGB ist dein Angebot immer rechtlich bindend. Das gilt fĂŒr Leistungen, Preise sowie fĂŒr alle anderen Angaben.

Erst wenn der Kunde dein Angebot abgelehnt hat oder die GĂŒltigkeitsdauer ĂŒberschritten ist, erlischt dein Angebot.

Wenn du kein verbindliches Angebot abgeben möchtest, kannst du stattdessen einen Kostenvoranschlag unterbreiten. Gesetzlich darfst du dann von deinen festgesetzten Preisen um 20 % abweichen.

4. Sende dein Angebot ab

Nach der Angebotserstellung kommt der Versand. Du kannst dein Angebot entweder per E-Mail oder postalisch versenden.

Im ersten Fall solltest du eine PDF-Datei verwenden. Nutze niemals eine Word-Datei. Das ist unprofessionell.

Wenn du den Postweg nutzt, solltest du unbedingt hochwertiges Papier verwenden. So macht dein Angebot einen besseren Eindruck.

NatĂŒrlich kannst du dir eine Vorlage zurechtlegen, die du als Word-Datei immer wieder anpasst und verwendest, bevor du sie in eine PDF-Datei umwandelst und absendest.

Alternativ kannst du auch eine entsprechend bezahlte Angebotssoftware fĂŒr eine automatische Angebotserstellung verwenden. Das lohnt sich besonders, wenn du viele Rechnungen schreiben musst.

Das spart dir eine Menge Zeit.

5. Nachhaken / nachfassen

Ruf deinen Kunden an, nachdem du ihm dein Angebot gesendet hast. Frag nach, ob er noch Fragen dazu hat.

Sag zum Beispiel:

„Hallo Herr Kunde, welche Fragen haben Sie zum Angebot? Wie hat es Ihnen gefallen?“

Warum solltest du das machen?

Erstens musst du sichergehen, dass dein Kunde das Angebot wirklich bekommen hat. Es könnte im Spam-Ordner gelandet sein.

Oder vielleicht hat er es einfach zwischen vielen anderen E-Mails und Briefen ĂŒbersehen.

Möglicherweise hat er die Rechnung beiseite gelegt und spÀter vergessen, sie sich anzusehen.

Vielleicht hat er mehrere Angebote vor sich liegen und ihm sind Zweifel gekommen. Dann kannst du sie in einem weiteren GesprÀch beseitigen, indem du eine weitere Einwandbehandlung machst.

Oft kann es sogar Sinn ergeben, ein persönliches Treffen zu vereinbaren.

Außerdem zeigst du ihm durch dein Nachhaken, dass er bei dir in guten HĂ€nden ist.

Angenommen, du rufst aber deinen Kunden an und er geht nicht ans Telefon. Was machst du?

SelbstverstÀndlich versuchst du es spÀter noch einmal.

Wie oft solltest du das tun?

So oft, bis du den Verkaufsabschluss generiert hast. FrĂŒhere Studien haben gezeigt, dass die meisten AbschlĂŒsse zwischen dem fĂŒnften und dem zwölften Nachfassversuch stattfinden.

Es lohnt sich also, dranzubleiben, bis der Kunde den Vertrag unterschrieben hat.

Wenn es zu einer Absage kommt, lohnt es sich ebenfalls nachzufragen. Schließlich kannst du so erfahren, warum er dein Angebot letztlich nicht angenommen hat.

So kannst du wertvolle Informationen fĂŒr deine nĂ€chsten VerkaufsgesprĂ€che mit anderen Kunden gewinnen.

6. Liefere wie versprochen

Viele Unternehmer und SelbststĂ€ndige in Deutschland konzentrieren sich ausschließlich auf die QualitĂ€t des Produkts.

Ja, die QualitÀt entscheidet langfristig, wer sich am Markt durchsetzt. Noch wichtiger ist aber das Verkaufen.

Denn ohne VerkaufsabschlĂŒsse wird niemand von der QualitĂ€t deiner Produkte erfahren.

Wenn du dann aber einen Abschluss generiert hast, musst du wie versprochen liefern.

Das gilt nicht nur fĂŒr die ProduktqualitĂ€t oder die QualitĂ€t deiner Leistung.

Halte auch alle Rahmenbedingungen ein, die du in deinem Angebot festgelegt hast, wie Lieferumfang, Menge und Zeitpunkt der Lieferung.

Das Kauferlebnis wirkt sich betrÀchtlich auf den Eindruck deines Angebots aus.

Bleibe im Idealfall mit deinem Kunden in Kontakt, um nach seiner Zufriedenheit mit dem Produkt zu fragen und mögliche Zweifel zu klÀren.

Das ist besonders wichtig, weil Bestandskunden dein wichtigstes Kapital sind. 

Es ist statistisch siebenmal leichter, einem bestehenden Kunden erneut etwas zu verkaufen, als einen Neukunden zu gewinnen.

Deshalb lohnt sich deine MĂŒhe an dieser Stelle. 

Heutzutage können Unternehmen nicht bestehen, wenn sie einen Neukunden nach dem anderen verbrennen, ohne FolgegeschÀfte zu generieren. 

Nutze dazu zum Beispiel Up- und Crosselling und versuche, im weiteren Verlauf noch mehr Einheiten deines Produkts zu verkaufen.

Merken
: Der wichtigste Aspekt deines Unternehmens ist der Verkaufsprozess und die Neukundengewinnung. Langfristig kannst du aber nur bestehen, wenn du auch exakt lieferst wie versprochen und deinen Kunden zufriedenstellst.

7. Sorge fĂŒr eine ordentliche Buchhaltung

Ordentliche Buchhaltung fĂŒhren

Jetzt hast du ein VerkaufsgesprĂ€ch gefĂŒhrt, dein Angebot aufgegeben und den Auftrag bekommen oder dein Produkt verkauft.

Du hast sogar mega geil abgeliefert und deinen Kunden beeindruckt. Ein paar Monate verstreichen und du merkst:

„Scheiße, ich habe gar keine Rechnung geschrieben.“

Peinlich, oder?

Das darf einfach nicht sein.

Und es kommt gar nicht selten vor, wenn Unternehmer und SelbststĂ€ndige keinen Überblick ĂŒber Ihre Rechnungen und Buchhaltungen haben. Das Gleiche gilt, wenn deine Rechnungen fehlerhaft sind und sich die Kunden bei dir melden, weil etwas nicht stimmt.

Wenn du keine Rechnung sendest oder vergisst, etwa Reisekosten oder Nebenkosten zu berechnen, werden sich die meisten Kunden nicht melden.

Denn es ist ja zu ihrem Vorteil.

Wenn du dann noch drei Monate spÀter Reisekosten berechnen willst, wird es vor dem Kunden peinlich.

Gleiches gilt, wenn du deine Rechnung zwar schreibst und versendest, aber dein Kunde nicht zahlt. Dann musst du natĂŒrlich nachhaken und unter UmstĂ€nden eine Mahnung schreiben.

Deshalb solltest du eine Systematik haben, mit der du deine Belege und Rechnungen in den Griff bekommst.

Mittlerweile gibt es hervorragende Software wie Lexoffice, mit der du deine Belege selbst bearbeiten kannst, ohne einen Haufen Geld zahlen zu mĂŒssen.

Damit kannst du dir unter UmstÀnden einen Steuerberater sparen und verhindern, dass du deine Rechnungen hÀndisch erstellen musst.

Du kannst natĂŒrlich auch einen Buchhalter einstellen, der das ganze Thema fĂŒr dich regelt.

In jedem Fall solltest du den Überblick ĂŒber deine Buchhaltung behalten. Denn letztlich zĂ€hlt nicht, wie viel Umsatz du machst, sondern was tatsĂ€chlich auf deinem Konto landet.

Merken
: Das beste VerkaufsgesprĂ€ch, ein tolles Angebot und viele VerkaufsabschlĂŒsse bekommen einen faden Beigeschmack, wenn dein Prozess danach chaotisch ist und nicht stimmt. Sorge deshalb fĂŒr eine ordentliche Buchhaltung.

Allgemeine Tipps fĂŒr die Angebotserstellung

Optisch muss dein Angebot ebenso ĂŒberzeugen wie inhaltlich. Deshalb solltest du die folgenden Tipps beachten, wenn du dein Angebot erstellst:

Verwende ein schlichtes Design

Das Design deines Angebots und die Schriftart des Textes sollten nicht vom Inhalt ablenken. Verwende deshalb maximal ein bis zwei Farben und nutze sie sparsam, um so Akzente zu setzen.

Merk dir auch, dass Kunden ihre Angebote oft in schwarz-weiß ausdrucken, wodurch deine Farben ohnehin nicht zur Geltung kommen.

Nutze Grafiken

Du kannst Grafiken einsetzen, wenn es dein Angebot inhaltlich untermauert. 

Dabei könntest du etwa Diagramme, ÜbersichtsplĂ€ne oder DatenblĂ€tter verwenden, damit der Kunde auf einen Blick sieht, was er bekommt.

Passe deine Wortwahl an

In jeder Branche und in jedem Unternehmen gibt es einen Fachjargon. Lass komplizierte Wörter weg und ersetze sie durch einfache Begriffe, die dein Kunde versteht.

Das Gleiche gilt fĂŒr Fremdwörter, AbkĂŒrzungen und Floskeln. Der Kunde sollte nicht erst ein Lexikon lesen mĂŒssen, bevor er dein Angebot nachvollziehen kann.

Sende dein Angebot innerhalb von 24 Stunden

Sende dein Angebot am besten sofort, nachdem du das GesprĂ€ch mit deinem Kunden gefĂŒhrt hast. Du musst dein Eisen schmieden, solange es noch heiß ist.

Wenn du zu lange mit dem Versand deines Angebots wartest, könnte es sich dein Kunde anders ĂŒberlegen.

Kurz nach dem GesprĂ€ch bist du ihm noch im GedĂ€chtnis und hast gute Chancen, dass er dein Angebot ohne weitere Überlegungen annimmt.

Fazit

Vor der Angebotserstellung solltest du immer ein GesprĂ€ch mit dem Kunden fĂŒhren. 

So holst du ihn emotional ab und unterscheidest dich von deiner Konkurrenz. Er sieht, dass du sympathisch bist und du kannst auf seine EinwÀnde eingehen.

Im GesprÀch selbst sammelst du dann die notwendigen Informationen, die dein Angebot spÀter besonders attraktiv wirken lassen.

Mach auch deine gesetzlichen Pflichtangaben und sende dann dein Angebot innerhalb von 24 Stunden nach dem GesprÀch an deinen Kunden.

Warte nicht darauf, dass er sich selbst meldet. Hake nach und frag ihn, ob er dein Angebot bekommen und möglicherweise noch Fragen hat.

Wenn du den Auftrag erhĂ€ltst, musst du dein Wort halten und exakt liefern, was du in deinem Angebot versprochen hast. So legst du den Grundstein fĂŒr eine langfristige Beziehung.

Vergiss auch nicht, eine korrekte Buchhaltung zu fĂŒhren und deine Rechnungen und Zahlungen genau zu verfolgen.

Willst du wissen, wie du abschlusssicher verkaufen kannst, damit dein Kunde dein Angebot ohne Nachfragen annimmt?

Dann hol dir mein Buch: „Sack zu! Abschlusssicher verkaufen“

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Inhaltsverzeichnis

Über den Autor:

Dirk Kreuter hilft SelbststÀndigen und Unternehmern in den Bereichen Vertrieb, Unternehmertum und Digitalisierung

Fragen und Antworten:

Was gehört zur Angebotserstellung?

Zu einer ordentlichen Angebotserstellung gehört:

  • Angebotsnummer
  • Ansprache
  • Einleitung
  • Leistungsbezeichnung
  • Umfang und Menge
  • Dauer
  • Preis
  • Zusatzkosten
  • Rabatt
  • Angebotsdatum
  • GĂŒltigkeitsdauer
  • Lieferdatum
  • Abschließende Grußformel
  • AGB
  • Zahlungsbedingungen
  • Eigentumsvorbehalt

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Was mache ich vor einer Angebotserstellung?

Bevor du ein Angebot erstellst, musst du die passenden Informationen haben wie Potenzial, Bedarf, Lieferumfang, Lieferzeitraum etc.

Erst dann wird dein Angebot den Kunden ansprechen, sodass er dann letztlich bei dir kauft.

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